Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 14 Mehefin 2023.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Mehefin 2023.

Materion yn Codi

Roedd gwybodaeth am oedi cyn rhyddhau cleifion o’r ysbyty (cofnod rhif 6) wedi cael ei ddosbarthu i’r Pwyllgor, ynghyd â diweddariad am weithredoedd hwyr am Strwythurau Priffyrdd (cofnod 13).

Fe nodwyd bod sylwadau ac amseroedd ateb galwadau y Cynghorydd Allan Marshall wedi cael eu cynnwys yng nghofnod rhif 8.

Cywirdeb

Cofnod rhif 18: Cadernid Seibr - Cyfeiriodd Sally Ellis at ei sylwadau am fonitro risgiau strategol.   Dywedodd tra bod rôl y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol wedi cael ei nodi, dylai ei sylwadau am bwysigrwydd arweinyddiaeth wleidyddol drwy’r Cabinet gael eu hadlewyrchu hefyd.

Ar sail hynny, cynigwyd ac eiliwyd y cofnodion gan y Cynghorwyr Bernie Attridge ac Andrew Parkhurst.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y newid yng nghofnod rhif 18, bod y cofnodion yn cael eu cymeradwyo fel cofnod cywir.

Cyflwyno Datganiad Cyfrifon drafft 2022/23 er gwybodaeth yr Aelodau yn unig ar hyn o bryd.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol  Ddatganiad Cyfrifon Drafft 2022/23 (yn amodol ar archwiliad) er gwybodaeth yn unig ar hyn o bryd.  Roedd y rhain yn cynnwys y cyfrifon Gr?p, gan gynnwys is-gwmnïau ym mherchnogaeth lwyr y Cyngor, ynghyd â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a adolygwyd yn y cyfarfod blaenorol.  Byddai’r cyfnod ymgynghori agored yn ystod yr haf yn gyfle i Aelodau godi unrhyw agwedd ar y cyfrifon gyda swyddogion cyn i’r Pwyllgor dderbyn y fersiwn wedi’i archwilio terfynol i’w gymeradwyo ym mis Tachwedd.

Roedd cyflwyniad yn trafod y pwyntiau a ganlyn:

·         Pwrpas a Chefndir y Cyfrifon

·         Cynnwys a Throsolwg

·         Cyfrifoldeb am y Cyfrifon

·         Cysylltiadau â Monitro’r Gyllideb

·         Newidiadau i Ddatganiad Cyfrifon 2022/23

·         Materion ac Effeithiau Allweddol

·         Penawdau – Cronfa'r Cyngor (Refeniw), Cronfeydd Refeniw Wrth Gefn, Symudiadau Arwyddocaol, Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai (CRT)

·         Gr?p Llywodraethu Cyfrifon

·         Y Camau Nesaf ac Amserlenni

Cadarnhawyd bod y cyfrifon drafft wedi’u cwblhau a’u cyflwyno o fewn terfyn amser Llywodraeth Cymru a oedd wedi cael ei ymestyn i ystyried cyfrifon priodol o werthusiadau asedau mewn cyfnod o chwyddiant uchel ac effeithiau’r pandemig.  Roedd y terfyn amser ar gyfer cyflwyno’r cyfrifon archwiliedig terfynol wedi’i ymestyn tan 30 Tachwedd 2023.

Roedd y Cadeirydd yn cydnabod yr heriau o ran llunio’r cyfrifon a rhoddodd deyrnged i waith caled y tîm.   O ran yr adroddiad naratif, cyfeiriodd at ddata rhaglen gyfalaf ar dudalennau 3 a 5 ac awgrymodd y byddai cymharu gwariant yn erbyn y gyllideb yn help i’r darllenwr.

Fe eglurodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol er nad oedd cyflwyno’r data wedi newid, byddai’n cynnwys colofn ychwanegol mewn datganiadau yn y dyfodol i ddangos amrywiaethau ar draws portffolios ynghyd â diffiniad clir i eiriad penodol, megis ‘asedau diymwad’.

O ran ôl-ddyledion rhent, cytunodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol i rannu eglurhad am y gwahaniaeth yn y sefyllfa derfynol a ddangosir yn yr adroddiad naratif (nad oedd yn cynnwys gordaliadau, cyn-daliadau ac ati), o’i gymharu â’r swm ar nodyn 13 sy’n adlewyrchu'r swm gwirioneddol ar y fantolen ar gyfer dyledwyr byrdymor.  Er bod lefelau casglu rhent yn Sir y Fflint yn uchel, mae’r cynnydd mewn ôl-ddyledion rhent yn genedlaethol wedi cael ei nodi fel risg coch i gofrestr risgiau corfforaethol y Cyngor ac roedd yn cael ei fonitro’n agos gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymunedau a Thai.   O ran adennill Treth y Cyngor, roedd ymagwedd gadarn y Cyngor i fanteisio ar gasgliadau, ynghyd â chefnogaeth gymesur, wedi helpu i gynnal perfformiad da gan arwain at gyfradd gasglu o 97.4% yn 2022/23, sydd yn llawer uwch na’r cyfartaledd Cymreig.

O ran y cynnydd mewn balansau gwasanaeth, fe eglurodd y Swyddog y broses gadarn i herio ac adrodd, yn cynnwys ceisiadau cario ymlaen, fel y manylir mewn adroddiadau monitro’r gyllideb yn fisol i’r Cabinet a Phwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol.

Gofynnodd Sally Ellis am gynllunio ar gyfer gofynion yn y dyfodol ar werthusiadau asedau, a chafodd wybod y byddai’r broses bresennol yn cael ei chynnal yn flynyddol, er cysondeb.   Gan ymateb i gwestiynau pellach, nid oedd gan y Rheolwr Cyllid  ...  view the full Cofnodion text for item 22.

Darparu gwybodaeth ariannol atodol i’r Aelodau i gyd-fynd â’r datganiad cyfrifon drafft, yn unol â’r Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd yn flaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol y wybodaeth ariannol atodol sy’n cyd-fynd â Datganiad Cyfrifon drafft 2022/23, yn unol â’r cais a wnaed yn y Rhybudd o Gynnig a gymeradwywyd gan y Cyngor yn 2013.  Cytunodd i gynnwys colofn ychwanegol yn Nhablau 1 a 2 ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol er mwyn cymharu gwariant gyda’r flwyddyn flaenorol, yn unol â chais Sally Ellis.

Gan ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd am Dabl 2, siaradodd y Prif Weithredwr am yr heriau recriwtio mewn rhai gwasanaethau a rhoddodd sicrwydd bod proses gadarn ar waith i gymeradwyo ac adolygu apwyntiadau dros dro.

Ymatebodd y Prif Swyddog (Gwasanaethau Cymdeithasol) i sylwadau am benodi Cyfreithiwr Plant a Diogelu a oedd yn swyddog arbenigol medrus i ddelio gydag ystod o faterion cyfreithiol cymhleth.   Cyfeiriodd at nifer o swyddi dros dro yn ei bortffolio a benodwyd drwy ddull cydlynol i helpu i reoli’r galw am wasanaethau, yn benodol yng Ngwasanaethau Plant.   Siaradodd am y camau sy’n cael eu cymryd gan y Cyngor i wella recriwtio a chadw staff a thynnodd sylw at y prinder cenedlaethol mewn swyddi megis Gweithwyr Cymdeithasol.

Mynegodd y Cynghorydd Bernie Attridge bryderon am rai o’r costau oedd wedi cael eu dyfynnu a gofynnodd am y broses gymeradwyo.   Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd am gadernid polisïau a rheolau'r Cyngor ar benodi a chadw gweithwyr asiantaeth.   Dywedodd bod recriwtio Cyfreithiwr i ddelio gyda llwythi achosion oedd yn gynyddol gymhleth yn golygu bod angen sgiliau arbenigol i sicrhau bod y broses gyfreithiol gywir yn cael ei dilyn a lliniaru unrhyw risgiau.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig gan y Cynghorydd Linda Thomas a’u heilio gan y Cynghorydd Bernie Attridge.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

1.    Cyflwyno Adroddiad Blynyddol Rheoli'r Trysorlys 2022/23 drafft i'r Aelodau am sylwadau ac argymhelliad i’w gymeradwyo i’r Cabinet.

2.    Darparu’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor at ddiwedd Mehefin 2023.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli’r Trysorlys yn 2022/23 i’w adolygu a’i argymell i’r Cabinet.  Rhannwyd diweddariad Chwarter 1 ar faterion yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli'r Trysorlys 2023/24 er gwybodaeth, ynghyd â'r cylch adrodd.  Yn unol â’r broses arferol, byddai sesiwn hyfforddi ar gyfer yr holl aelodau’n cael ei gynnal ar 8 Rhagfyr 2023 cyn cymeradwyo Strategaeth Rheoli’r Trysorlys 2024/25.

Rhoddwyd trosolwg o adrannau allweddol yr Adroddiad Blynyddol yn cynnwys effaith materion economaidd a chyfraddau llog yn ystod y cyfnod.  Roedd y diweddariad chwarterol cyntaf ar gyfer 2023/24 yn rhoi diweddariad ar fuddsoddiadau a gweithgaredd benthyca.

Gan ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd am adran 3.02 o’r Adroddiad Blynyddol, cytunodd swyddogion i roi ymateb ar wahân i’r ffigurau gwahanol ar gyfer y ddyled newydd a ddangosir yn y tablau ar weithgarwch benthyca.

Gofynnodd Sally Ellis am y gofynion benthyca i gefnogi’r Rhaglen Gyfalaf ar gyfer gweddill 2023/24.   Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ar y cyd â chyngor gan Arlingclose, byddai’r strategaeth i ddefnyddio benthyca byrdymor wedi’i gydbwyso gyda chyfraddau llog yn parhau, a byddai’n cael ei adlewyrchu mewn adroddiadau chwarterol i’r Pwyllgor.   Yn dilyn cwestiwn pellach, fe gadarnhaodd bod y gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cynorthwyo â’r gwaith o reoli’r trysorlys.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig a’u heilio gan Sally Ellis a Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

(a)        Nodi Adroddiad Rheoli'r Trysorlys Blynyddol drafft 2022/23, heb unrhyw faterion i’w tynnu i sylw’r Cabinet ym mis Medi; a

(b)       Nodi’r diweddariad chwarter cyntaf yngl?n â Rheoli’r Trysorlys yn 2023/24.

Hysbysu Aelodau o'r ardystiad hawl grant gan Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2022.

Cyflwynodd Simon Monkhouse adroddiad blynyddol Archwilio Cymru am ardystio hawlio grantiau ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2022 lle cafodd tri hawliad eu hardystio i werth £110.4m, roedd dau ohonynt angen diwygiad.  Roedd yr adroddiad yn crynhoi bod y Cyngor wedi dangos trefniadau digonol i baratoi ei grantiau a chefnogi gwaith ardystio, gyda sgôp ar gyfer gwelliant wedi’i ddangos yn yr argymhellion.

Roedd y prif newid oherwydd gwall teipio ar y ffigur trosglwyddo ardrethi annomestig a oedd wedi cael ei godi gan y tîm Refeniw ar ddechrau’r archwiliad.   Roedd angen mân newid i’r hawliau Budd-dal Tai a Chymhorthdal Treth yr Awdurdod oherwydd gwallau celloedd oedd â gwerth isel ac wedi’u priodoli i’r gwerth uchel a chymhlethdod prosesu hawliadau.   Roedd hyn hefyd yn gymwys ar gyfer materion nad oedd modd eu meintoli’n llawn.  Roedd profion gan Archwilio Cymru ar wallau a gafodd eu hadrodd yn flaenorol wedi adnabod gostyngiad sylweddol mewn mathau o wallau.   Gan ymateb i’r argymhellion gan Archwilio Cymru, cytunwyd ar ymatebion rheolwyr ac roedd cynnydd ar waith.   Un o’r argymhellion a awgrymwyd oedd efallai y byddai’r Cyngor yn hoffi edrych ar ddull arall i ddatrys problemau parhaus gyda system Civica.   Fe nodwyd hefyd y byddai dull mwy canolog yn Archwilio Cymru hefyd yn helpu gyda darparu ffurflenni ardrethi annomestig a phensiynau athrawon ar amser.

Gan ymateb i sylwadau gan y Cadeirydd a’r Cynghorydd Bernie Attridge ar amseru’r adroddiad, rhoddwyd eglurhad am y cylch archwilio ar gyfer gwaith grant oedd yn golygu bod yr eitem fel arfer wedi’i threfnu tua mis Mawrth.  Roedd amseru’r adroddiad hwn wedi cael ei effeithio gan broblemau adnoddau a phwysau yn Archwilio Cymru.

Gofynnodd Sally Ellis a oeddynt wedi cysylltu gyda Civica i ddatrys y problemau os oedd yr un system yn cael ei ddefnyddio gan awdurdodau eraill.   Roedd y Prif Weithredwr yn ymwybodol bod swyddogion ar draws y rhanbarth wedi sôn wrth Civica am yr un problemau ac y byddai’n ceisio cael y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor.

Cafodd yr argymhelliad ei gynnig a’i eilio gan y Cynghorydd Attridge a Brian Harvey.

PENDERFYNWYD:

Nodi cynnwys adroddiad Ardystiad Hawl Grant ar gyfer 2021/22.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Allan Marshall at ei bryderon yr oedd wedi'u codi yn y cyfarfod blaenorol yngl?n ag amseroedd ateb galwadau ffôn.   Yn dilyn hynny roedd wedi gofyn am ddata am alwadau i’r Cyngor a achosodd iddo bryderu mwy am y nifer o alwadau nad oedd yn cael eu hateb.   Gofynnodd am rannu ystadegau yn rheolaidd i’r fforwm priodol er mwyn monitro perfformiad.   Aeth y Cynghorydd Marshall ymlaen i awgrymu ffactorau sydd wedi cyfrannu at hyn a gofynnodd am ystadegau ar y nifer o weithwyr oedd yn gweithio o adref.

Awgrymodd y Cynghorydd Bernie Attridge mai’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Dynol allai fod yn fforwm priodol, gyda throsolwg posibl gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod hyn yng nghylch gwaith y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol ond nid oedd yn teimlo fod hyn yn rhan o rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.   Cefnogodd y Cadeirydd hyn.

Dim.