Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 25 Hydref 2017.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2017.

Materion yn Codi             

Cofnod rhif 8: Adroddiad Sefydlu – dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod gweithdy i Aelodau ar Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 wedi’i drefnu ar gyfer 8 Chwefror 2018.

Cofnod rhif 10: Rhannu Gwybodaeth yn y Cyngor – rhoddodd y Prif Swyddog adborth cadarnhaol o gyfarfod cyntaf y gweithdy a dywedodd y byddai’r rheolau drafft yn cael eu rhannu â thîm y Prif Swyddog ac y byddai’r cynnydd yn cael ei adrodd yn ôl i’r gr?p. Roedd yn debygol y byddai gweithdy i Aelodau’n cael ei gynnal cyn mis Mawrth.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Pwrpas:        Darparu Rheolau Gweithdrefnau Ariannol wedi’u diweddaru i’r Pwyllgor i’w hargymell i’r Cyngor Sir.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol (RhGA) diwygiedig i’w hystyried, cyn ceisio cymeradwyaeth yn y Cyngor Sir i gyflawni rhwymedigaethau statudol.

Adolygwyd y RhGA yn 2017 i adlewyrchu newidiadau i ddeddfwriaeth a phrosesau. Ni chodwyd unrhyw bryderon pan adroddwyd hwy i’r Pwyllgor Archwilio yn Nhachwedd 2017. Roedd y newidiadau’n cynnwys cynnydd arfaethedig yn y trothwy trosglwyddiadau i ganiatáu mwy o hyblygrwydd i Brif Swyddogion wrth gynnal rheolaeth ariannol.

Dywedodd y Cynghorydd Peers y dylai’r adroddiad nodi y bydd yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir yn ogystal â’r Cabinet. Ar dudalen 13 o’r RhGA, awgrymodd y dylid cysylltu paragraffau (g) a (j). Cytunodd y Rheolwr Cyllid i ymgorffori’r newidiadau a ganlyn:                     

·         Ar dudalen 13, paragraff (g) – i gadarnhau union drothwy ‘gorwariant sylweddol’ (‘significant overspend’).

·         Ar dudalen 17, adran 3.5 - y frawddeg gyntaf i egluro bod lefel gyffredinol y cronfeydd wrth gefn i’w penderfynu gan ‘Y Cyngor’ yn hytrach na’r ‘awdurdod lleol’ i nodi mai swyddogaeth y Cyngor yw hyn ac nid y Cabinet.                       

Mewn ymateb i ymholiadau, eglurwyd bod paragraff (j) ar dudalen 27 yn cyfeirio at y broses geisiadau wedi eu selio gystadleuol (‘competitive sealed bidding proses’) ar gyfer eitemau'r Cyngor sydd dros ben. Cytunwyd y byddai’r geiriad hwn yn cymryd lle’r disgrifiad ‘secret and competitive basis’ a geir ar hyn o bryd yn y RhGA.                 

Yng nghyswllt yr un mater, rhoddodd y Cynghorydd Carver enghreifftiau o stoc, er yn cael eu hystyried yn ‘sgrap’, sydd efallai’n parhau i ddal rhyw werth. Dywedodd y Prif Swyddog y byddai geiriad ychwanegol yn cael ei gynnwys yn y paragraff i nodi y dylai swyddogion barhau i geisio cyflawni’r swm gwerth mwyaf ar gyfer y Cyngor, pa ddull gwerthu bynnag a oedd yn briodol.

Dywedodd y Cynghorydd Woolley bod brawddeg gyntaf yr adran ar gynnal cronfeydd wrth gefn yn adlewyrchu prosesau nad oeddynt yn gyson â’i gilydd. Eglurodd y Rheolwr Cyllid, fel rhan o’r protocol, bod lefelau’r cronfeydd wrth gefn wedi’u gosod ar lefel ddarbodus ac yn cael eu hegluro mewn adroddiadau monitro cyllideb. Cyfeiriodd at her ddiweddar gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu i sefydlu p’un a ellid dod â chronfeydd wrth gefn wedi’u clustnodi nad oeddynt wedi’u defnyddio yn ôl i mewn i’r gyllideb i’w defnyddio.

Cyfeiriodd y Prif Swyddog at gyfrifoldebau’r Swyddog Adran 151 o ran pennu digonolrwydd lefelau cronfeydd wrth gefn a dyletswydd y Cyngor i gymeradwyo’r gyllideb gyffredinol pryd yr oedd manylion cronfeydd wrth gefn wedi bod yn destun craffu eisoes.

Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd Woolley, cytunodd y Rheolwr Cyllid i ddarparu ymateb i’r Pwyllgor ar gyfanswm asedau’r Cyngor a’r dyddiad prisio.                                      

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y diwygiadau a nodwyd, bod y Rheolau Gweithdrefnau Ariannol yn cael eu cadarnhau a’u hargymell i’w cyflwyno i’r Cyngor Sir eu cymeradwyo.

Pwrpas:        Derbyn y Cod Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig i’w gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y Cod Llywodraethu Corfforaethol diwygiedig i’w fabwysiadu fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor, yn dilyn ei gymeradwyo gan y Pwyllgor Archwilio.

Defnyddiwyd egwyddorion diwygiedig y Cod mewn hunanasesiadau a fyddai’n ffurfio sail y Datganiad Llywodraethu Blynyddol i fynd gyda’r Datganiad o Gyfrifon.                 

Dywedodd y Cynghorydd Peers y dylai paragraff 1.01 o’r adroddiad fod wedi nodi’r broses ymgynghori lawn. Tynnodd sylw hefyd at y ffaith nad oedd rhai o’r dolenni yn adran A o’r Cod yn gweithio ac na ellid dod o hyd i fanylion cyswllt Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar wefan y Cyngor. Cytunodd y Prif Swyddog i fynd ar drywydd hyn.           

PENDERFYNWYD:

Mabwysiadu’r Cod Llywodraethu Corfforaethol diweddaredig fel rhan o Gyfansoddiad y Cyngor.

Pwrpas:        I ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yngl?n â’r Broses Gyflwyno a chymryd rhan.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad yn rhoi trosolwg o’r rhaglen gyflwyno ar gyfer Aelodau yn dilyn etholiadau Cyngor Sir Mai 2017.

Adroddwyd bod dros hanner yr Aelodau newydd wedi mynychu’r hyfforddiant ar destunau generig a bod rhai Aelodau a oedd yn dychwelyd wedi mynychu hefyd. Yn ogystal, rhoddwyd ffigyrau mynychu ar gyfer hyfforddiant ar sgiliau penodol, gan gynnwys hyfforddiant gorfodol ar gyfer pwyllgorau penodol.

Roedd y Cynghorydd Shotton yn falch o gael nodi rhan nifer o Aelodau oedd yn dychwelyd yn y sesiynau hyfforddi o ran helpu i roi cyngor a chymorth i’r rheiny a oedd newydd eu hethol.

Roedd y Cynghorydd Hughes yn cymeradwyo’r swyddogion am y rhaglen hyfforddi ardderchog a siaradodd am yr angen am hyfforddiant gorfodol ar gyfer Aelodau newydd. Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd nad oedd hyn yn opsiwn. Mewn cydnabyddiaeth o amryw ymrwymiadau Aelodau, gwnaed gwaith dilynol gyda rhai unigolion nad oeddynt wedi gallu mynychu’r sesiynau.

Fel y gofynnwyd gan y Cynghorydd Healey, byddai nodyn cyfarwyddyd yn cael ei gylchredeg i Aelodau yn rhoi manylion cysylltu ar gyfer cyrff cyhoeddus eraill fel Heddlu Gogledd Cymru, Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr ac ati.

Dywedodd y Cynghorydd Hughes y dylid darparu hyfforddiant ychwanegol i Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio i’w cynorthwyo yn y rôl gymhleth honno. Dywedodd y Cynghorydd Dunbar ei fod yn cytuno. Nodwyd fod y sesiwn hyfforddi ‘Cynllunio ar gyfer Aelodau Nad Ydynt yn Aelodau Cynllunio’ yn helpu Aelodau mewn perthynas â cheisiadau yn eu wardiau.

Dywedodd y Cynghorydd Peers y gallai’r Pwyllgor Cynllunio ymddangos yn frawychus i Aelodau newydd, er eu bod wedi derbyn hyfforddiant. Fel datrysiad posibl, cynigiodd y dylid gofyn i’r Gr?p Strategaeth Cynllunio ystyried p’un a ddylai aelodau newydd o’r Pwyllgor Cynllunio yn y dyfodol fynychu eu cyfarfodydd cyntaf fel sylwedyddion i’w helpu i baratoi i gyfranogi mewn cyfarfodydd pellach.

Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Hughes a awgrymodd y dylid rhoi ystyriaeth hefyd i roi opsiwn i Aelodau newydd fynd gyda Swyddogion Cynllunio wrth ymweld â safleoedd i roi gwell dealltwriaeth iddynt o’r broses gynllunio. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd i fynd ar drywydd hyn.     

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Perfect, eglurwyd bod cylch gwaith yr uwch swyddogion wedi ffurfio rhan o’r sesiwn hyfforddiant ‘Cyflwyniad i’r Cyngor’. Rhoddwyd eglurhad byr o’r newidiadau i gyfrifoldebau Aelodau o’r Cabinet a gadarnhawyd yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r adroddiad cynnydd ar y broses gyflwyno;                    

(b)       Rhoi ystyriaeth i Aelodau newydd yn mynychu’r Pwyllgor Cynllunio fel sylwedyddion yn hytrach na chyfranogwyr a mynd gyda swyddogion ar safleoedd i gael goleuni pellach ar eu gwaith.

Pwrpas:        I alluogi Aelodau’r Pwyllgor i fynegi eu barn ynghylch amser cyfarfodydd.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar ganlyniadau’r arolwg a oedd yn ceisio barnau pwyllgorau ar eu patrwm dewisol ar gyfer cyfarfodydd.

Daeth yr adroddiad i’r casgliad bod pob un o’r chwe phwyllgor Trosolwg a Chraffu, y Pwyllgor Archwilio a’r Pwyllgor Cynllunio (yr ymgynghorwyd ag ef drwy’r Gr?p Strategaeth Cynllunio) yn dymuno cadw eu trefniadau eu hunain fel y maent. Cynhwyswyd sylwadau a godwyd gan Aelodau’r pwyllgorau hynny yn ystod yr ymgynghoriad mewn atodiad i’r adroddiad. Byddai canlyniadau’r arolwg yn helpu i lywio’r model ar gyfer Amserlen Cyfarfodydd 2018/19 a fydd yn cael ei chymeradwyo yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol nesaf.

Gofynnodd y Cynghorydd Peers am gael cynnwys y canlyniad a gytunir ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor Cynllunio yn y traciwr dewis cyfarfodydd.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Phillips at y ffaith fod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Cynllunio’n gallu pennu p’un a ddylid cynnal y cyfarfodydd hynny’n gynt, yn dibynnu ar faint o fusnes sydd i’w ystyried.              

Roedd y Cynghorwyr Dunbar a Wisinger yn cytuno.                

Dywedodd y Cynghorydd Peers mai cyfrifoldeb pob pwyllgor oedd newid amseroedd cyfarfodydd yn gyfatebol.    

PENDERFYNWYD:

(a)       Paratoi’r Amserlen Gyfarfodydd ddrafft ar gyfer 2018/19 yn ôl y patrwm presennol ar gyfer cyfarfodydd; ac

(b)       Yn achos bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Cynllunio’n credu bod maint y busnes sydd i’w drafod yn cyfiawnhau hynny, bod y pwyllgor yn dechrau am hanner dydd yn hytrach nag 1pm.

Pwrpas:        I amlinellu ymgynghoriad y Cyngor ynghylch y gyllideb i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i adolygu’r broses ar gyfer gosod proses y gyllideb flynyddol, fel y cytunwyd yng nghyfarfod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol. Awgrymwyd y dylid adolygu’r broses ar ôl cwblhau gwaith ar gyllideb 2018/19, i ddatblygu protocol ymgynghori ar gyfer y gyllideb. Gellid wedyn diweddaru’r rheolau yn y Cyfansoddiad i adlewyrchu proses y gyllideb yn fanylach.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Heesom ar bwerau penderfynu, eglurodd y Prif Swyddog mai’r Cabinet oedd yn gwneud y mwyafrif o’r Penderfyniadau, fel y nodir yn y ddeddfwriaeth, ond bod penderfyniadau pwysig fel y rheiny yng nghyswllt y gyllideb yn cael eu cadw i’w cymeradwyo gan y Cyngor Sir. Roedd y broses yn cynnwys cyfleoedd i Aelodau nad ydynt yn Aelodau o’r Cabinet gael rhoi mewnbwn, a rhoddwyd amryw enghreifftiau lle roedd cynigion wedi’u herio gan bwyllgorau Trosolwg a Chraffu, a oedd yn arwain at wneud argymhellion i’r Cabinet. Byddid yn ceisio cyfraniadau gan Aelodau mewn perthynas â dylunio proses y gyllideb o fewn amodau’r ddeddfwriaeth.

O ran y protocol ar gyfer y gyllideb, cyfeiriodd y Cynghorydd Peers at yr egwyddor o rannu gwybodaeth gydag Aelodau. Dywedodd y dylid darparu mwy o fanylion i egluro’r rhesymau dros symudiad ym mwlch y gyllideb yn erbyn cyfanswm yr incwm ac y dylai gwybodaeth am bortffolios fod ar gael. Eglurodd y swyddogion y darparwyd dadansoddiad o’r bwlch yn y gyllideb. Cytunodd y Prif Swyddog y byddai lefel y wybodaeth yn cael ei hadolygu i egluro’r symud o ran y bwlch ym mhob cam er mwyn helpu Aelodau i gymeradwyo’r gyllideb gyffredinol.

Eglurodd y Cynghorydd Healey mai’r rheswm dros ei gais am adolygiad o broses y gyllideb oedd safoni’r broses. Roedd hyn wedi codi o’i bryderon nad oedd rhai o’r materion mwy o fewn opsiynau cyllideb Cam 2 wedi cael eu hystyried gan y pwyllgorau Trosolwg a Chraffu priodol.                                

Roedd y Cynghorydd Hughes yn canmol y gweithdai i Aelodau yn ystod y broses.

Roedd y Cynghorydd Shotton yn croesawu’r ymagwedd raddol tuag at gymeradwyo’r gyllideb ac roedd yn cefnogi’r egwyddorion o ran y protocol a nodwyd yn yr adroddiad.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, oherwydd gwaith parhaus ar broses y gyllideb, mai argymhelliad ychwanegol oedd symud dyddiad cyfarfod nesaf y Pwyllgor.              

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn sicr o’r broses sy’n cael ei defnyddio ar gyfer ymgynghori a chraffu yng nghyswllt Cyllideb y Cyngor ar gyfer 2018/19;

(b)       Bod adroddiad pellach, sy’n adolygu proses y gyllideb ar gyfer 2018/19 ac sy’n cynnwys newidiadau i’r Gyllideb a’r Fframwaith Polisi yn cael ei baratoi ar gyfer cyfarfod o’r Pwyllgor yn y dyfodol;

(c)       Bod yr holl Aelodau ac Aelodau cyfetholedig yn cael eu gwahodd i gyfrannu at y broses adolygu; a

(d)       Bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor yn cael ei symud i fis Ebrill.

Pwrpas:        I ystyried arolwg diweddar o Awdurdodau yng Nghymru yngl?n â darparu ffonau i Aelodau a phenderfyniad Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad i ystyried darparu ffonau i bob Aelod etholedig, er mwyn cydymffurfio â Phenderfyniad 6 Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (PACGA). Roedd y Cyngor yn 2015 wedi penderfynu gwrthwynebu’r penderfyniad oherwydd goblygiadau o ran cost, a chodwyd y mater hwn eto yn ystod ymweliad diweddar gan PACGA. Daeth arolwg o’r 22 awdurdod yng Nghymru i’r casgliad, o’r mwyafrif a oedd wedi ymateb, dim ond traean ohonynt oedd yn cynnig rhyw fath o ddarpariaeth ffonau i’w Haelodau.

Dywedodd y Cynghorydd Shotton nad oedd darparu ffonau yn yr hinsawdd ariannol bresennol yn ddichonadwy. Cafodd ei gynnig y dylai’r Cyngor barhau i beidio â chydymffurfio â Phenderfyniad 6 ei eilio.

Rhannwyd y farn hon gan y Cynghorydd Healey a awgrymodd Hysbysiad Cynnig i ddangos cryfder y teimlad yn erbyn penderfyniad PACGA.        

Rhoddodd y Prif Swyddog wybodaeth gefndirol ar Benderfyniad 6 a oedd yn ceisio sicrhau bod digon o gymorth ar gael i helpu Aelodau etholedig yn eu rôl.  

Gofynnodd y Cynghorydd Peers, a oedd unrhyw oblygiadau i beidio â chydymffurfio a ph’un a ellid eu goresgyn drwy gyflwyno darpariaeth ‘optio allan’. Eglurodd y swyddogion na fyddai unrhyw sancsiwn yn cael ei orfodi ac y gallai’r Pwyllgor ystyried cyflwyno cynllun dewisol, a oedd hefyd yn berthnasol i dreuliau teithio.

Roedd y Cynghorwyr Woolley a Dunbar yn cefnogi cadw’r trefniant presennol.          

Mewn ymateb i gwestiynau, darparodd y Prif Swyddog wybodaeth ar y contract ffonau symudol a threfniadau monitro o fewn bob portffolio.                 

PENDERFYNWYD:

Bod darpariaeth y Cyngor o ran ffonau i Aelodau yn aros fel y mae.