Rhaglen a chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgor Delyn, Neuadd y Sir, Yr Wyddgrug CH7 6NA
Cyswllt: Sharon Thomas 01352 702324 E-bost: sharon.b.thomas@flintshire.gov.uk
Rhif | eitem |
---|---|
Datgan Cysylltiad (gan gynnwys Datganiadau Chwipio) Pwrpas: I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny. Cofnodion: Ni dderbyniwyd dim. |
|
Pwrpas: I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 21 Mehefin 2017. Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mehefin 2017.
PENDERFYNWYD:
Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi. |
|
Rhoi gwybod i’r pwyllgor am y cynnydd a wnaed a’r cynigion ar gyfer datblygu aelodau i'r dyfodol. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar ddatblygiad y rhaglen sefydlu Aelodau yn dilyn yr etholiadau.
Yn dilyn adborth cadarnhaol ar y sesiynau sefydlu generig ar gyfer Aelodau newydd a rhai sy’n dychwelyd, roedd rhaglen ddrafft o friffiau Datblygu Aelodau wedi eu paratoi i ddarparu sgiliau a gwybodaeth benodol i Aelodau a oedd eu hangen i gyflawni eu swyddi. Roedd y rhaglen yn destun adolygiad parhaus, er enghraifft, roedd gweithdai ychwanegol ar y Polisi Cludiant a Chytundeb Twf Gogledd Cymru wedi eu trefnu ar gyfer mis Tachwedd mewn ymateb i geisiadau Aelodau. Roedd hefyd cyfle i Aelodau newydd fynd i ddigwyddiad rhanbarthol a gynhaliwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.
Croesawodd y Cynghorydd Chris Bithell yr ymagwedd tuag at y rhaglen sefydlu a oedd yn ceisio cynnwys cymaint o Aelodau a phosibl. Gofynnodd am fanylion ar y nifer a oedd yn bresennol yn y sesiynau sefydlu a sawl unigolyn nad oedd yn bresennol o gwbl, yn arbennig Aelodau newydd. Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod Aelodau newydd wedi bod yn bresennol mewn o leiaf un sesiwn sefydlu. Cytunodd i ddarparu gwybodaeth mewn adroddiad i’r cyfarfod nesaf gan gynnwys manylion fesul slot amser, fel y gofynnwyd gan y Cynghorydd Glyn Banks.
Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Arnold Woolley, eglurwyd fod hyfforddiant Trosolwg a Chraffu wedi ei roi i bob un o’r pwyllgorau unigol hynny ac roedd hefyd wedi’i gynnwys yn y sesiwn gyflwyno Materion Cyfansoddiadol.
Holodd y Cynghorydd Mike Peers a ddylid dwyn ymlaen y sesiynau datblygu ar Ddeddf Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015, gan fod y testun wedi’i godi gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) fel maes i ganolbwyntio’n benodol arno yn ystod grwpiau trafod diweddar. Byddai’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yn gofyn am eglurhad gan nad oedd hyn wedi ei nodi’n flaenoriaeth gan SAC.
Pwysleisiodd y Cynghorydd Bithell bwysigrwydd sicrhau fod pob Aelod a swyddog yn deall eu cyfrifoldebau ar ddiogelu a chyfeiriodd at y sesiynau i’w darparu cyn cyfarfodydd y pwyllgorau Trosolwg a Chraffu ac Archwilio. Eglurwyd fod y sesiynau’n agored i bob Aelod ac y byddai’r rhai nad oedd yn gallu bod yn bresennol yn cael cyfle i gymryd rhan mewn sesiwn ar y diwedd.
PENDERFYNWYD:
a) Bod y Pwyllgor yn nodi’r rhaglen sefydlu Aelodau a gynhaliwyd ar ôl yr etholiadau; a
b) Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r ymagwedd tuag at Ddatblygu Aelodau am weddill blwyddyn y cyngor, fel y nodwyd yn Atodiad A yr adroddiad. |
|
Arolwg Aelodau ar amseroedd cyfarfod PDF 75 KB I ymgynghori â’r pwyllgor ar y ffurflen arolwg a’r dull i’w ddefnyddio. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar ymgynghori ag Aelodau ar amseroedd cyfarfod pwyllgorau, ynghyd â’r ffurflen arolwg arfaethedig. Amlinellodd yr ymagwedd arfaethedig i wahodd Aelodau etholedig ac wedi eu cyfethol i roi eu barn ar amseroedd a dyddiau a ffafriwyd, gan gynnwys y dewis o gyfarfodydd gyda'r nos.
Cyfeiriodd y Cynghorydd Chris Bithell at y goblygiadau posibl o ran cost o gynnal cyfarfodydd gyda’r nos ac awgrymodd y byddai cyfarfodydd gyda'r hwyr rhwng 5-7pm yn ddewis arall mwy cost effeithiol. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd gynnwys y dewis hwn ar yr arolwg gan y gallai helpu osgoi gwrthdaro gyda chyfarfodydd Cynghorau Tref/ Cymuned. Cytunodd hefyd y dylid dangos y slot amser 9am a 10am fel dewisiadau ar wahân, ar gais y Cynghorydd Clive Carver.
O ran cyfarfodydd gyda’r hwyr, codwyd pwyntiau gan y Cynghorydd Marion Bateman a Neville Phillips ar y goblygiadau o ran trefniadau gwaith staff a’r posibilrwydd o wrthdaro gyda chyfarfodydd Llywodraethwr Ysgol.
Dywedodd y Cynghorydd Mike Peers mai dim ond aelodau pwyllgorau unigol ddylai gael pleidleisio ar amseroedd y cyfarfodydd hynny. Eglurodd y Prif Swyddog y byddai unrhyw drefniadau newydd yn berthnasol i gyfarfodydd drwy gydol tymor cyfan y Cyngor presennol , ond yn ystod y cyfnod hwnnw gallai aelodau newid. Nododd hefyd y gallai Aelod sy’n dymuno bod ar bwyllgor penodol fethu a gwneud hynny oherwydd y trefniadau presennol.
Gan gefnogi’r ymgynghoriad ehangach, nododd y Cynghorydd Bithell fod Aelodau eraill yn aml yn mynd i gyfarfodydd Trosolwg a Chraffu i arsylwi.
Cynigiodd y Cynghorydd Peers y dylid gofyn i Aelodau bleidleisio ar y pwyllgorau roeddynt yn gwasanaethu arnynt yn unig, gan gynnwys dirprwyon lle’r oedd rhai. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Arnold Woolley. O'i roi i bleidlais, cytunwyd ar y gwelliant.
Fel dewis arall yn hytrach na’r arolwg, cynigiodd y Cynghorydd David Williams y dylai Aelodau o bob pwyllgor bleidleisio ar y trefniadau roeddynt yn eu ffafrio ar gyfer y pwyllgor hwnnw ar ddechrau bob blwyddyn. Cafodd wybod fod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gofal Cymdeithasol ac Iechyd wedi defnyddio’r dull hwn o’r blaen drwy gytuno ar gymysgedd o gyfarfodydd bore a phnawn i annog presenoldeb.
Yna rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i gynnig y Cynghorydd Williams i ymgynghori â phwyllgorau unigol ar eu dewisiadau. Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Woolley a chafodd ei gefnogi gan y Pwyllgor.
Rhoddodd y Prif Swyddog eglurhad y byddai eitem yn cael ei threfnu ar gyfer pob pwyllgor i ystyried patrwm cyfarfodydd a holi a oedd yr aelodau (gan gynnwys dirprwyon) yn dymuno pleidleisio ar bapur neu’n electronig. Yn ogystal, byddai pob Aelod yn cymryd rhan mewn arolwg ar batrwm cyfarfod y Cyngor llawn.
Eglurwyd y byddai canlyniadau’r arolwg yn cael eu hadrodd yn ôl i’r Pwyllgor a bod angen amser i ymgorffori unrhyw newidiadau i Amserlen y Cyfarfodydd ar gyfer 2018/19 cyn i'r Cyngor llawn eu hystyried ar 1 Mai 2018.
PENDERFYNWYD:
(a) Dylid gofyn i Aelodau bleidleisio ar y trefniadau ar gyfer y pwyllgorau roeddynt yn gwasanaethu arnynt yn unig, gan gynnwys dirprwyon lle’r oedd rhai; a
|
|
Rhannu gwybodaeth o fewn y Cyngor PDF 79 KB Trafod y cynllun er mwyn datblygu cyfres o reolau clir am yr hyn y mae modd i aelodau wneud cais amdano. Cofnodion: Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar adolygiad arfaethedig o reolau o fewn y Cyfansoddiad ar rannu gwybodaeth. Y nod oedd rhoi eglurhad o ba lefelau o wybodaeth y gellid ei rhannu y tu mewn i’r Cyngor i ddiwallu anghenion Aelodau ac i gydymffurfio â deddfwriaeth.
Yr ymagwedd a argymhellwyd oedd sefydlu gweithgor trawsbleidiol dan arweiniad Is-Gadeirydd y Pwyllgor (yn absenoldeb y Cadeirydd) gyda chynrychiolaeth gan Aelodau’r Cabinet ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol, Tai ac Addysg, sef y deiliaid portffolio sy’n ymdrin â’r data mwyaf sensitif.
Croesawyd yr adolygiad arfaethedig gan Aelodau a oedd yn cydnabod pwysigrwydd diogelu yn erbyn peryglon rhannu gwybodaeth.
Cadarnhaodd y Prif Swyddog y byddai’n mynd i gyfarfodydd i roi cyngor i’r gweithgor, ynghyd â swyddogion perthnasol eraill. Argymhellodd fod y gweithgor yn mabwysiadu ymagwedd fesul cam i ganiatáu ystyriaeth fanwl a dealltwriaeth o’r testun. Yna byddai’r rheolau’n cael eu rhannu ar gyfer ymgynghori cyn ceisio eu mabwysiadu gan y Cyngor ym mis Mai 2018. Cytunodd i gysylltu ag Arweinwyr Grwpiau ar yr aelodau ar y gweithgor.
PENDERFYNWYD:
(a) Dylid sefydlu gweithgor i ail ysgrifennu'r rheolau i swyddogion ac Aelodau sydd wedi eu cynnwys yn y Cyfansoddiad ar sut y caiff gwybodaeth ei rhannu y tu mewn i’r Cyngor;
(b) Dylai’r gweithgor gynnwys hyd at 8 aelod gan gynnwys Cadeirydd neu Is-Gadeirydd y Pwyllgor, Aelodau Cabinet dros Addysg, Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol (y mae eu portffolios yn ymdrin â’r data personol mwyaf sensitif) ac 1 aelod o bob un o’r grwpiau gwleidyddol eraill; a
(c) Dylid gofyn i’r gweithgor adrodd i Bwyllgor y Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd mewn pryd i wneud argymhellion i Gyfarfod Blynyddol y Cyngor ym mis Mai 2018. |
|
Adroddiad Blynyddol Trosolwg a Chraffu PDF 72 KB Ymgynghori â’r pwyllgor yngl?n â'r Adroddiad Blynyddol Trosolwg a Chraffu drafft cyn ei gyflwyno i’r Cyngor. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad Blynyddol Trosolwg a Chraffu drafft ar gyfer 2016/17 i’w ystyried. Dosbarthodd ragair a awgrymwyd ar gyfer yr adroddiad, fel teyrnged i’r diweddar Gynghorydd Ron Hampson fel y Cadeirydd pwyllgor a wasanaethodd am y cyfnod hiraf, a siaradodd Aelodau o’i blaid.
Yn dilyn awgrymiadau gan y Cynghorydd Mike Peers, cytunwyd i ymgorffori rhagymadrodd yn yr adroddiad yn rhoi manylion yngl?n â sut y gellir cyflwyno eitem i’r pwyllgorau Trosolwg a Chraffu. Yn yr adran ar gyfarfodydd galw i mewn, byddai cyfeiriad at gynnwys y bleidlais bwyllgor ar y dewisiadau oedd ar gael.
Yn Atodiad 1 yr adroddiad, cwestiynodd y Cynghorydd Chris Bithell gywirdeb rhai o’r dyddiadau aelodaeth y cytunodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd eu diwygio yn unol â hynny.
PENDERFYNWYD:
(a) Cynnwys y rhagair a awgrymwyd yn yr Adroddiad Blynyddol; a
(b) Bod y Pwyllgor, yn amodol ar y diwygiadau a gynigiwyd gan y Cynghorwyr Bithell a Peers, yn rhoi cymeradwyaeth i gyflwyno’r adroddiad i’r Cyngor yn y cyfarfod nesaf. |
|
AELODAU O'R CYHOEDD A'R WASG YN BRESENNOL Cofnodion: Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol. |