Rhaglen a chofnodion

Yn y Cyfarfod Blynyddol, penderfynodd y Cyngor y dylai’r gr?p Cynghrair Annibynnol enwebu Cadeirydd y pwyllgor. Gofynnir i’r Pwyllgor benodi Cadeirydd a enwebwyd.

Dywedodd yr Hwylusydd Trosolwg a Chraffu y cadarnhawyd yng Nghyfarfod Blynyddol y Cyngor Sir y dylai Cadeirydd y Pwyllgor ddod o Gr?p y Cynghreiriaid Annibynnol. Gan fod y Cynghorydd Dave Mackie wedi ei benodi i’r swydd gan y Gr?p, gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’r penderfyniad.

PENDERFYNWYD:

Cadarnhau Dave Mackie fel Cadeirydd y Pwyllgor.

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Enwebodd y Cynghorydd Ian Dunbar y Cynghorydd Paul Shotton fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ac eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Dennis Hutchinson.

Penodwyd y Cynghorydd  Paul Shotton yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor trwy bleidlais.

PENDERFYNWYD:

Penodi’r Cynghorydd Paul Shotton yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor.

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Bu i’r Cynghorydd Tudor Jones ddatgan cysylltiad personol ac sy’n rhagfarnu ar eitem rhif 9 ‘Trosglwyddo Ased Cymunedol Canolfan Hamdden Treffynnon’ gan mai fo oedd Cadeirydd Ymddiriedolwyr y ganolfan hamdden a landlord y llyfrgell a’r caffi. Roedd o hefyd yn un o’r rhai a lofnododd y Cytundeb Lefel Gwasanaeth ar gyfer defnyddio’r cyfleusterau chwaraeon yn Ysgol Treffynnon. Cafodd y Cynghorydd Jones wybod cyn y cyfarfod y câi gymryd rhan yn yr eitem fel cyfrannydd ac ateb unrhyw gwestiynau ond y byddai’n gadael yr ystafell ar gyfer y bleidlais.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 19 Mawrth 2018.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod 19 Mawrth 2018.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’r Cadeirydd i’w llofnodi.

Pwrpas:        Rhoi trosolwg o’r maes gwaith allweddol hwn yn y Strategaeth Ddigidol, a chyflwyno’r Porth/Cyfrif Cwsmeriaid, sy’n cael ei brofi ar hyn o bryd gyda nifer o ddefnyddwyr.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod y Cyngor wedi cytuno ar ddull strategol o ddatblygu’r Gwasanaethau Cwsmeriaid a gwella’r defnydd o Dechnoleg Ddigidol. Cyflwynodd yr adroddiad i egluro’r dull o weithredu’r strategaethau hyn, a oedd yn canolbwyntio ar roi’r gallu i gwsmeriaid gysylltu â’r Awdurdod a defnyddio ei wasanaethau, pan fo’n addas, trwy ddefnyddio technoleg ddigidol.

Rhoddodd y Prif Swyddog wybodaeth gefndirol a chyfeirio at y prif ystyriaethau yn yr adroddiad. Traddododd gyflwyniad a oedd yn trafod y prif bwyntiau canlynol:

·         manteision ffocws ‘cwsmer digidol’

·         rhagolwg ar borthol y cwsmer

·         datblygu’r porthol talu

·         datblygu Sgwrs Fyw

·         penderfyniadau allweddol – yn gynnar yn 2018

·         dulliau torri costau

·         adnoddau

·         ein dull

·         cynllun gweithredu cyntaf

Gofynnodd y Cynghorydd Marion Bateman a fyddi gan unrhyw bartïon eraill ddiddordeb mewn prynu’r feddalwedd a gynhyrchodd yr Awdurdod gyda chefnogaeth wrth gefn. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau TG fod y dechnoleg ddigidol i ddarparu gwasanaethau gan nifer o awdurdodau eisoes ac eglurodd fod y Cyngor yn buddsoddi ar hyn o bryd mewn datblygu diogelwch ar-lein.

Bu i’r Cynghorydd Paul Shotton sôn am yr angen am hyfforddiant ar ddefnyddio porthol y cwsmer a gofynnodd a fyddai modd gwahodd yr holl Aelodau, mewn grwpiau bychain i weld arddangosiad o sut y mae’r porthol yn gweithio. Dywedodd ei bod yn bwysig ar gyfer pobl sydd o bosib heb fynediad at dechnoleg gwybodaeth gael mynediad dros y ffôn, a rhoddodd bobl h?n fel enghraifft. Bu i’r Rheolwr Gwasanaethau Busnes TG gydnabod y pwynt a wnaeth ac eglurodd bod gwaith yn mynd rhagddo i roi gwybod i breswylwyr mewn cartrefi gofal am y gwasanaethau sydd ar gael.

Dywedodd y Cynghorydd Tudor Jones fod angen bod cysylltiad gwe ‘da’ ar gael ym mhob ardal a dywedodd bod diffyg darpariaeth mewn rhai ardaloedd gwledig. Cynigiodd amryw awgrymiadau y gellid eu cysylltu at y porthol cwsmeriaid a chyfeiriodd at wybodaeth ynghylch gwasanaethau trafnidiaeth gyhoeddus fel enghraifft. Gofynnodd y Cynghorydd Jones hefyd a ellid rhoi dolen i gyfeirio cwsmeriaid at gynghorau tref neu gymuned lleol.

Eglurodd y Prif Swyddog fod gwella cysylltedd yn darged yn y Strategaeth Ddigidol ac yn ystyriaeth allweddol wrth hybu twf economaidd yn Sir y Fflint. Cyfeiriodd at gais Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru i lywodraeth y DU am arian cyllid Ffibr Llawn yn Lleol o £200miliwn a fyddai’n elwa busnesau yn y rhanbarth yn bennaf ond byddai hefyd yn rhoi gwell mynediad i breswylwyr. 

Bu i’r Cynghorydd Ian Dunbar sôn am yr angen i gynnig cyswllt wyneb yn wyneb i bobl a oedd am gael hyn a dywedodd am y gwasanaethau gwerthfawr y mae Canolfannau Cyswllt lleol yn eu cynnig. Yn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Dunbar ynghylch gwasanaethau talu ar-lein, dywedodd y Prif Swyddog mai’r bwriad oedd cynyddu ystod y gwasanaethau y gall preswylwyr dalu amdanynt ar-lein. Siaradodd am y manteision a’r arbedion cost y gellid eu gwneud trwy daliadau uniongyrchol.

Mynegodd y Cynghorydd Brian Lloyd bryderon y gallai’r porthol cwsmer digidol arwain at gau’r Canolfannau Cyswllt. Rhoddodd y Prif Swyddog sicrwydd nad oedd yn fwriad i’r porthol ddisodli’r  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Pwrpas:        Adolygu’r cynnydd wrth gyflawni gweithgareddau, lefelau perfformiad a lefelau risg presennol fel y nodwyd yng Nghynllun y Cyngor 2017/18.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) Adroddiad Monitro Cynllun Diwedd y Flwyddyn y Cyngor 2017/18.  Eglurodd fod yr adroddiad yn cyflwyno’r broses o fonitro cynnydd blaenoriaeth ‘Cyngor Cysylltiedig’ Cynllun y Cyngor a oedd yn berthnasol i’r Pwyllgor.

Rhoddodd y Prif Swyddog wybodaeth gefndirol a dywedodd fod yr adroddiad monitro ar gyfer Cynllun y Cyngor 2017/18 yn un cadarnhaol, roedd 81% o’r gweithgareddau a aseswyd yn gwneud cynnydd da, a 69% yn debygol o gael y canlyniad dymunol. Roedd dangosyddion perfformiad yn dangos cynnydd da, roedd 84% yn bodloni neu bron â bodloni’r targed cyfnod. Câi risgiau eu rheoli’n llwyddiannus hefyd ac aseswyd y rhan fwyaf fel cymedrol (67%) neu fychan (10%). 

            Dywedodd y Prif Swyddog fod y dangosydd perfformiad canlynol wedi dangos statws coch ar gyfer ei berfformiad ar hyn o bryd yng nghyd-destun y targed gan y Pwyllgor: 

Blaenoriaeth:  Cyngor Cysylltiedig

Dangosydd:  Canran y cymalau buddion cymunedol mewn contractau caffael newydd dan £1M

Dywedodd y Prif Swyddog na chanfuwyd unrhyw risg mawr a bod y cynnydd yng nghyd-destun y risgiau yn atodiad yr adroddiad hwn.

Wrth gyfeirio at y dangosydd uchod, gofynnodd y Cynghorydd  Ian Dunbar am ragor o wybodaeth am y buddion cymunedol a ddeuai o’r 5 project a gaffaelwyd. Cytunodd y Prif Swyddog y byddai’n cyflwyno’r manylion i’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg newid sefydliadol

Cyflwynodd yr Hwylusydd Trosolwg a Chraffu'r Rhaglen Waith bresennol i’w hystyried. Cyfeiriodd at yr eitemau a oedd ar agenda’r cyfarfod nesaf, ar 25 Mehefin a gofynnodd i Aelodau anfon unrhyw awgrymiadau ar gyfer eitemau ati yr hoffent eu hychwanegu at y Rhaglen ar gyfer y flwyddyn a ddaw. Awgrymwyd ychwanegu adroddiadau diweddaru rheolaidd ar y Trosglwyddo Asedau Cymunedol, y Strategaeth  Ddigidol a’r Strategaeth Cwsmeriaid at y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol a gyflwynwyd; ac

(b)       Awdurdodi’r Hwylusydd, trwy ymgynghori â Chadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd petai angen gwneud hyn.

PENDERFYNWYD:

            Gwahardd y wasg a’r cyhoedd o weddill y cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol yn rhinwedd gwybodaeth a eithrir dan baragraff(au) 14 Rhan 4 Atodiad 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Pwrpas:        Adolygu cynnydd yn ystod 2017/18 ac i ystyried cynlluniau ar gyfer 2018

Cyflwynodd y Cynghorydd  Tudor Jones, Cadeirydd Canolfan Hamdden Treffynnon, gyflwyniad yn trafod adolygiad ar y cynnydd a wnaed yn 2017/18 a’r cynlluniau ar gyfer 2018. Rhoddodd wybodaeth gefndirol a gwahodd Ben Welsh –  Rheolwr Cynorthwyol Canolfan Hamdden Treffynnon, a Magali Lovell-Pascal – Trysorydd Canolfan Hamdden Treffynnon, i adrodd ar y pwyntiau allweddol canlynol:

·         Creu busnes cynaliadwy

·         Adroddiad ariannol: y sefyllfa sydd ohoni

·         Blwyddyn ariannol 2018-19 a thu hwnt

·         Cyfryngau Cymdeithasol / Marchnata

·         Incwm

            Bu i Aelodau longyfarch y Rheolwyr, Ymddiriedolwyr a’r cyflogeion am eu gwaith caled a blwyddyn gyntaf werth chweil o weithredu fel Sefydliad Elusennol. Yn dilyn awgrym gan y Cadeirydd, cytunwyd anfon llythyr i Ganolfan Hamdden Treffynnon i fynegi gwerthfawrogiad y Pwyllgor.

Gofynnodd Aelodau gwestiynau ynghylch ceisio denu cyfraniad  ariannol gan gynghorau tref a chymuned lleol at gostau rhedeg y Ganolfan Hamdden. Gofynnwyd cwestiynau eraill ynghylch y cyfleoedd i gynyddu incwm o ffynonellau allanol a mesurau ynni effeithiol.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorydd  Tudor Jones, Ben Welsh a Magali Lovell-Pascal am eu cyflwyniad ac am ateb cwestiynau Aelodau.

PENDERFYNWYD:

Y byddai’r Pwyllgor yn llongyfarch y Rheolwyr, Ymddiriedolwyr a Chyflogeion ar eu gwaith caled a blwyddyn gyntaf werth chweil o weithredu fel Sefydliad Elusennol, a dymuno’n dda at y dyfodol.

Nid oedd aelodau’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.