Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad gysylltiad a chynghori’r Aeoldau yn unol a hynny.

Dim.

Pwpras:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfodydd ar 11 Ionawr 2021.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Ionawr 2021 fel cofnod cywir.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel cofnod cywir.

Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Bydd aelodau'r wasg / y cyhoedd yn gallu aros yn y cyfarfod tra bydd cais am ryddhad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a bydd yn gallu dychwelyd i glywed penderfyniad y Pwyllgor. Fodd bynnag, o dan Baragraff 18C Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 bydd y Pwyllgor yn gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra bydd yn ystyried unrhyw gais am ryddhad.

Dim.

Pwrpas:        Cymeradwyo ymateb i ymgynghoriad yr OGCC mewn perthynas â chanllawiau diwygiedig y Cod Ymddygiad.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad ac eglurodd bod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi cyhoeddi canllawiau i Gynghorwyr ar sut i ddehongli’r Cod Ymddygiad.   Roedd y canllawiau’n berthnasol i Gynghorwyr Sir ac roeddent hefyd yn cynnwys Awdurdodau Tân a Pharciau Cenedlaethol.

Roedd yr Ombwdsmon wedi cyhoeddi ymgynghoriad ar ddiwygiadau arfaethedig i’r canllawiau, ac roedd dolen gyswllt i’r diwygiadau drafft wedi’i chynnwys yn yr adroddiad.

Yn ogystal, roedd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi cyhoeddi canllawiau ar wahân ar gyfer Cynghorwyr Tref a Chymuned, ac roedd dolen gyswllt hefyd wedi’i chynnwys yn yr adroddiad.

Nid oedd y newidiadau i’r ddwy set o ganllawiau yn newid cyngor presennol ar ystyr y Cod yn y bôn.   Roedd y newidiadau yn ceisio gwella cynllun, gwella eglurder a rhoi enghreifftiau diweddar o ganlyniadau achosion go iawn. 

Y prif newidiadau oedd:

·         Roedd yr Ombwdsmon wedi ehangu’r eglurhad o’r prawf 2 gam a ddefnyddir i benderfynu a ddylid ymchwilio i g?yn neu beidio;

·         Canllawiau mwy pendant ac ychydig yn fwy clir ar ryddid i lefaru oherwydd ei fod yn effeithio ar y gofyniad i drin pobl â pharch, gwahardd bwlio ac anfri; a

·         Gwneud y canllawiau ar beth i’w wneud os oedd gan unigolyn gysylltiad personol yn fwy penodol a’u hehangu.

PENDERFYNWYD:

Croesawu’r newidiadau arfaethedig i’r canllawiau.

Pwrpas:        Ymgymryd ag adolygiad parhaus o’r Protocol i sicrhau ei fod yn ddiweddar ac yn berthnasol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad ac eglurodd bod y Protocol i Aelodau ar gyfer Delio â Chontractwyr/Datblygwyr a Thrydydd Partïon Eraill yn rhoi cyngor iddynt ynghylch sut i osgoi peryglu’r lefelau gofynnol o ran y didueddrwydd a’r tryloywder sy’n ofynnol ohonyn nhw a’r Cyngor wrth ddyfarnu contractau neu ystyried ceisiadau cynllunio.

Roedd yn bryd i’r protocol gael ei adolygu fel rhan o raglen dreigl y Pwyllgor o adolygu’r Cyfansoddiad.    Roedd adnewyddu’r protocol yn rheolaidd fel hyn yn gyfle i wirio bod y ddogfen yn dal i fod yn gyfredol.

Roedd y canllawiau ar ddelio â chontractwyr posibl yn parhau i fod yn angenrheidiol a dim ond angen diweddariadau bychan.   Roedd y canllawiau ar ddelio gyda datblygwyr angen eu diweddaru.   Fodd bynnag, wrth fynd i’r afael â’r materion hyn, roedd y protocol yn gorgyffwrdd â’r Cod Canllawiau Cynllunio.   Byddai’n well pe na bai’r protocol yn ceisio dyblygu cyngor a roddwyd yn rhywle arall a dylid tynnu’r rhannau yn ymwneud â chynllunio o’r ddogfen a diweddaru’r Cod Canllawiau Cynllunio yn lle.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes, dywedodd y Swyddog Monitro yr ymhelaethir ar wybodaeth ynghylch Aelodau’n datgan os oedd rhywun wedi siarad â nhw bedair gwaith neu fwy, pan fyddai’r Cod Canllawiau Cynllunio yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Safonau.   Gan ymateb i gwestiwn pellach, dywedodd y Swyddog Monitro nad oedd Cod Ymddygiad yr Aelodau wedi cael ei newid, ond roedd wedi gwneud y geiriad ym mhwynt 2.3 yn fwy clir.

Gofynnodd Julia Hughes a ddylid cyfeirio’r Polisi Anrhegion a Lletygarwch at y Pwyllgor Safonau.   Esboniodd y Swyddog Monitro nad oedd Polisi o’r fath, a bod y rhwymedigaethau ar gyfer datgan anrhegion a lletygarwch wedi’u hamlinellu yng Nghod Ymddygiad yr Aelodau. 

Eglurodd y Cynghorydd Johnson yr anawsterau a oedd weithiau’n codi oherwydd cyswllt gan ddatblygwyr mewn perthynas â cheisiadau cynllunio ac y dylai hawliau Aelodau wrth geisio penderfyniad y Pwyllgor gael eu diogelu.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Rob Dewey, dywedodd y Swyddog Monitro y dylai’r swyddogion canlynol gael eu cofnodi yn adran 5.6 y protocol:  Prif Weithredwr, Swyddog Adran 151, Swyddog Monitro a Dirprwy Swyddog Monitro.

Byddai’r protocol yn cael ei ddiweddaru a’i adrodd i’r Gr?p Strategaeth Cynllunio cyn dychwelyd i’r Pwyllgor Safonau.   

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y rhannau o’r ‘Protocol i Aelodau ar gyfer Delio â Chontractwyr/Datblygwyr a Thrydydd Partïon Eraill’ sy’n ymwneud â delio â phartïon a allai fod yn cynnig neu'n ceisio contract â'r Cyngor yn cael eu diwygio fel y dangosir yn yr atodiad ac uchod; a

(b)       Bod y rhannau o’r Protocol i Aelodau ar gyfer Delio â Chontractwyr/Datblygwyr a Thrydydd Partïon Eraill yn ymwneud â Chynllunio yn cael eu trosglwyddo i’r Cod Canllawiau Cynllunio (i'r fath raddau nad ydynt eisoes wedi'u hymgorffori ynddo) a bod y Cod Canllawiau Cynllunio yn cael ei ddiweddaru.

Derbyn adroddiadau llafar gan Aelodau Annibynnol y Pwyllgor ar eu hymweliadau â'r cyfarfodydd canlynol:

• 19.01.21 – Cabinet (Julia Hughes)
• 20.01.21 – Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymuned, Tai ac Asedau (Rob Dewey) C&H OSC
• 21.01.21 – Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gofal Cymdeithasol ac lechyd (Phillipa Earlam) S&H OSC
• 26.01.21 – Cyngor Sir y Fflint (Julia Hughes) FCC
• 09.02.21 – Pwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd a’r Economi (Rob Dewey) E&E OSC
• 11.02.21 – Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol (Mark Morgan) CROSC

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr eitem a oedd yn rhoi cyfle i aelodau annibynnol y Pwyllgor Safonau roi adborth o’r cyfarfodydd yr oeddent wedi’u mynychu a’u harsylwi yn y Cyngor. 

Mynychwyd y cyfarfodydd canlynol:

·         Y Cabinet – 19.01.21 (Julia Hughes)

·         Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Y Gymuned, Tai ac Asedau - 20.01.21 (Rob Dewey)

·         Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Gofal Cymdeithasol ac Iechyd - 21.01.21 (Phillipa Earlam)

·         Cyngor Sir y Fflint - 26.01.21 (Julia Hughes)

·         Pwyllgor Trosolwg a Chraffu’r Amgylchedd a’r Economi - 09.02.21 (Rob Dewey)

·         Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol - 11.02.21 (Mark Morgan)

Crynhodd y Swyddog Monitro’r negeseuon cyffredin o’r adborth fel a ganlyn: 

·         Diffyg gwahaniaethu rhwng Aelodau a swyddogion;

·         Esboniadau’n cael eu rhoi pan oedd jargon yn cael ei ddefnyddio;

·         Roedd angen sicrhau bod datganiadau o gysylltiad yn glir p’un ai oeddent yn bersonol, neu’n bersonol ac yn rhagfarnu;

·         Dylid esbonio bod areithiau’n cael eu hamseru;

·         Roedd cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn dda.

Awgrymodd fod rhestr yn cael ei llunio gyda meysydd arfer da a lle gallai pethau gael eu gwella er eglurder.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi ymweliadau’r aelodau annibynnol i gyfarfodydd y Cyngor Sir; a

(b)       Llunio rhestr o feysydd o arfer da a lle gallai pethau gael eu gwella er eglurder.

Pwrpas:        Bod y Pwyllgor yn nodi'r nifer a'r mathau o gwynion.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad a oedd yn darparu crynodeb o’r cwynion moesegol a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a oedd yn honni bod y Cod  wedi’i dorri.  Yn unol â phenderfyniad y Pwyllgor, roedd y cwynion yn gwahaniaethu rhwng y Cynghorau a’r Cynghorwyr gwahanol tra’n parhau i fod yn ddienw.

Roedd yr adroddiad yn darparu dealltwriaeth o’r nifer a’r mathau o gwynion a oedd yn cael eu gwneud, a chanlyniad yr ystyriaeth gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.    Eglurodd y Swyddog Monitro fod y ffigyrau yn yr adroddiad yn anghywir ac y dylent ddarllen; “ers yr adroddiad diwethaf ym mis Tachwedd 2020, derbyniwyd 10 cwyn.  Roedd tair cwyn wedi’u datrys ers yr adroddiad hwnnw, ac roedd saith yn weddill.”  Fel yn yr adroddiadau blaenorol, roedd un Cyngor yn wynebu’r rhan fwyaf o’r cwynion ac roedd y Swyddog Monitro wedi ymgysylltu’n ddiweddar ag Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru fel hwylusydd allanol mewn ymgais i wella’r sefyllfa o fewn y Cyngor hwnnw.    Roedd diweddariad pellach ar gael, gan fod chwech o’r saith cwyn wedi’u datrys ers i’r rhaglen gael ei dosbarthu. 

PENDERFYNWYD:

Nodi’r nifer a’r math o gwynion.

For the Committee to consider topics to be included on the attached Forward Work Programme.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i’w hystyried. 

Roedd y Rhaglen wedi’i strwythuro fel y cytunwyd yng nghyfarfod blaenorol y Pwyllgor Safonau. 

PENDERFYNWYD:

Cytuno ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

            Diolchodd y Cynghorydd Johnson i’r Cadeirydd a oedd yn gadael gan mai hwn oedd ei gyfarfod olaf ar ôl treulio dau dymor yn y swydd.   Dymunodd yr Aelodau a’r Swyddog Monitro’n dda i Rob Dewey a diolchwyd iddo am ei waith caled yn ystod ei gyfnod ar y Pwyllgor Safonau.  Diolchodd Rob Dewey am yr holl gefnogaeth a’r anogaeth roedd wedi’u cael dros y blynyddoedd, a’r holl waith roedd aelodau a swyddogion yn ei roi i’r Pwyllgor.

Nid oedd unrhyw aelod o’r wasg yn bresennol.