Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 30 Medi 2019.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Medi 2019.

PENDERFYNWYD:

Y dylid cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir ac y dylai'r Cadeirydd eu llofnodi.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Bydd aelodau'r wasg / y cyhoedd yn gallu aros yn yr ystafell tra bydd cais am ryddhad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a bydd yn gallu dychwelyd i glywed penderfyniad y Pwyllgor. Fodd bynnag, o dan Baragraff 18C Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 bydd y Pwyllgor yn gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra bydd yn ystyried unrhyw gais am ryddhad.

Dim.

Pwrpas:        I dderbyn adroddiadau ar lafar gan aelodau annibynnol y Pwyllgor ar eu hymweliadau â’r cynghorau canlynol:

·         CyngorTref Shotton (Ken Molyneux - 07.10.19)

Cyflwynodd Ken Molyneux ei adroddiad llafar yn dilyn ei ymweliad â chyfarfod Cyngor Tref Shotton.

Ar ôl profi anawsterau wrth gysylltu â'r Cyngor Tref i gael gwybodaeth am y cyfarfod, roedd wedi cael cyfeiriad e-bost ar gyfer y Clerc a oedd wedi ymateb, ond roedd lleoliad y cyfarfod yn wahanol i'r hyn a ddangoswyd ar y wefan. Dywedodd fod y cyfarfod wedi ei gadeirio yn dda, a’r rhai a oedd yn bresennol wedi cyfrannu’n dda. Cyrhaeddodd dau aeod ar ôl i’r cyfarfod ddechrau ac ni chawsant gyfle i ddatgan unrhyw gysylltiadau. Dywedodd Julia Hughes ei bod hithau wedi cael problemau tebyg wrth geisio cysylltu â’r Clerc pan geisiodd fynychu cyfarfod yn flaenorol.

Ar un o’r pwyntiau a godwyd, esboniodd y Swyddog Monitro fod dyddiadau cyfarfod Fforwm y Sir yn osgoi dyddiadau cyfarfodydd y Cynghorau Tref a Chymuned.

Codwyd y pwyntiau canlynol a fydd yn cael eu hadrodd yn ôl i Gynghorau Tref a Chymuned:

·         Sicrhau bod gwefannau'n gyfredol, gan arddangos manylion cyswllt a gwybodaeth am gyfarfodydd i gynorthwyo aelodau o'r cyhoedd a allai fod eisiau mynychu.

·         Atgoffa Clercod y dylid rhoi cyfle i aelodau sy'n cyrraedd yn hwyr i gyfarfodydd ddatgan unrhyw gysylltiadau cyn cymryd rhan yn y cyfarfod.

Byddai trosolwg o'r holl ymweliadau yn cael ei adrodd i'r cyfarfod nesaf, gan gynnwys adborth a gafwyd gan Gynghorau Tref a Chymuned.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad ar lafar a darparu adborth i’r Cynghorau Tref a Chymuned.

Pwrpas:        I gwblhau trefniadau ar gyfer cyfarfodydd rheolaidd rhwng yr Arweinydd a Chadeirydd y Cyngor a’r Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Safonau.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar ganlyniad penderfyniad y Pwyllgor ar 2 Medi 2019 i’r Cyngor fabwysiadu’n wirfoddol nifer o argymhellion arfer gorau a wnaed gan y ‘Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus’. Roedd yr adroddiad yn ymwneud â'r argymhelliad penodol i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Safonau gwrdd yn rheolaidd ag uwch ffigurau yn y Cyngor i roi cyfle i drafod yn anffurfiol ar raglen waith y Pwyllgor ac i godi unrhyw bryderon ynghylch gweithdrefnau, protocolau neu ymddygiad Aelodau.

Yn dilyn cytundeb gan Arweinydd a Chadeirydd y Cyngor, trefnwyd cyfarfod rhagarweiniol gyda Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer 18 Tachwedd, gyda'r nod o gynnal cyfarfodydd dilynol bob chwe mis.

Nodwyd awgrym y Cynghorydd Johnson y dylid cynnal yr ail gyfarfod cyn dyddiad Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol 2020.

Pan ofynnodd y Cynghorydd Heesom iddo am gynnwys Arweinwyr Gr?p, awgrymodd y Swyddog Monitro y dylai'r cyfarfod cyntaf gynnwys ystyriaeth ar aelodaeth y gr?p ac amlder cyfarfodydd.  Croesawyd hyn gan y Cynghorydd Heesom. Eglurodd y Swyddog Monitro hefyd na fyddai angen i'r rheini ar yr aelodaeth ddatgan cysylltiadau personol gan fod hwn yn gr?p mewnol y Cyngor.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Croesawu cytundeb yr Arweinydd a Chadeirydd y Cyngor i gyfarfodydd cyswllt bob chwe mis; a

 (b)      Bod y materion allweddol a nodir yn yr adroddiad yn ffurfio'r agenda ar gyfer cyfarfodydd o'r fath a'r cyfarfod cyntaf yn ystyried aelodaeth ac amlder cyfarfodydd yn y dyfodol.

Pwrpas:        Hysbysu’r Pwyllgor am gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achos Cod Ymddygiad Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad i hysbysu’r Pwyllgor am gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achos Cod Ymddygiad Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus. Yn ystod y cyfnod dan sylw, ymchwiliodd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i 17 o gwynion, a chanfuwyd nad oedd gan wyth ohonynt dystiolaeth o dor-rheolau, arweiniodd pump at ganfyddiadau nad oedd angen gweithredu arnynt, arweiniodd tair at atgyfeiriadau i'r Pwyllgorau Safonau perthnasol ac arweiniodd un at atgyfeiriad at Banel Dyfarnu Cymru.

Cyfeiriodd Julia Hughes at ymchwiliad yn ymwneud ag aelod o Gyngor Tref Prestatyn ac eglurodd nad oedd wedi datgan cysylltiad gan nad oedd wedi cymryd rhan yn yr achos hwnnw.  Cynigiodd y dylid dosbarthu gwybodaeth am Lyfr Achos Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i Gynghorau Tref a Chymuned i rannu arferion dysgu, yn enwedig ar ymchwiliadau yn ymwneud â'r broses Datgan Cysylltiad.  Cytunwyd ar hyn.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Y dylid nodi canfyddiadau’r cwynion hynny yr ymchwiliwyd iddynt gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ystod mis Ebrill - Mehefin 2019 a mis Gorffennaf - Medi 2019, fel y crynhoir yn rhifyn 21 a 22 o’r Llyfr Achos; a

 (b)      Bod y Swyddog Monitro yn rhoi dolen i wefan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i Gynghorau Tref a Chymuned at ddibenion gwybodaeth.

Pwrpas:        Adroddiad llafar ar y drefn recriwtio i lenwi’r sedd wag bresennol ar y Pwyllgor ar gyfer Aelod Annibynnol (cyfetholedig).

Rhoddodd y Swyddog Monitro ddiweddariad ar lafar ar y broses recriwtio ar gyfer y swydd wag i aelodau annibynnol ar y Pwyllgor. Esboniodd y gofynion angenrheidiol gan gynnwys yr angen i'r panel cyfweld gynnwys dim mwy na phump o bobl gan gynnwys yr aelod lleyg.

Siaradodd y Cadeirydd o blaid cael llai o bobl ar y panel.

Cytunwyd y byddai'r Swyddog Monitro yn bwrw ymlaen â hysbyseb y swydd wag gyda'r bwriad o gynnal y cyfweliad cyn y Nadolig. Byddai'n dosbarthu manylion dyddiad y cyfweliad yn agosach at yr amser i sefydlu argaeledd y panel, gan anelu at gael tri aelod.

PENDERFYNWYD:

Bod y Swyddog Monitro yn trefnu i hysbysebu'r swydd wag ac yn dosbarthu manylion am ddyddiad y cyfweliad.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Ystyriwyd y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gyfredol, gan nodi y byddai adborth o'r cyfarfod anffurfiol sydd ar ddod gyda'r Arweinydd a Chadeirydd y Cyngor yn cael ei drefnu.

Awgrymodd y Cynghorydd Woolley eitem yn y Flwyddyn Newydd ar unrhyw faterion Cod Ymddygiad a allai fod wedi codi o gyfnod yr etholiad.

Cytunwyd y byddai cyfarfod mis Ionawr yn cael ei ganslo oni ddeuai unrhyw geisiadau am oddefeb i law.

Cyflwynodd y Cadeirydd ei ymddiheuriadau ar gyfer cyfarfod mis Chwefror.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Doedd dim un aelod o’r cyhoedd yn bresennol.