Rhaglen a chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgor Clwyd, Neuadd y Sir, Yr Wyddgrug CH7 6NA
Cyswllt: Sharon Thomas / 01352 702324 E-bost: sharon.b.thomas@flintshire.gov.uk
Rhif | eitem |
---|---|
Datgan Cysylltiad (gan gynnwys Datganiadau Chwipio) Pwrpas: I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny. Cofnodion: Ar gais goddefeb gan Gymheiriaid Cynghorwyr (Eitem Agenda 4) bu i’r Swyddogion gynghori Aelodau â chysylltiadau â chymdeithasau tai i ddatgan cysylltiad personol dim ond os oeddent yn teimlo bod hynny yn angenrheidiol. Bu i Julia Hughes ddatgan cysylltiad personol oherwydd ei bod yn aelod bwrdd cymdeithas tai arall a dewisodd beidio â chymryd rhan yn y drafodaeth honno. |
|
Pwrpas: I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 3 Rhagfyr 2018. Cofnodion: Bu i gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr 2018 gael eu cymeradwyo, yn ddarostyngedig i wall argraffyddol ym mrawddeg olaf cofnod 41.
PENDERFYNWYD:
Cymeradwyo’r cofnodion a’u llofnodi gan y Cadeirydd fel cofnod cywir yn ddarostyngedig i’r cywiriad. |
|
Goddefebau Pwrpas: Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau. Cofnodion: Bu i’r Dirprwy Swyddog Monitro gyflwyno gau gais goddefeb i’w hystyried, a dderbyniwyd ar ôl cyhoeddi’r agenda.
Y Cynghorydd Adele Davies-Cooke
Roedd y Cynghorydd Sir Adele Davies-Cooke yn dymuno siarad ac ysgrifennu at swyddogion ynghylch cais cynllunio 058118 oedd yn gysylltiedig â thir yn ei pherchnogaeth. Byddai’r oddefeb yma yn caniatáu i’r Cynghorydd Davies-Cooke a’ g?r (fel yr ymgeisydd ar y cyd) i gyfathrebu â swyddogion yngl?n â’r cais oedd yn dod yn fater cymhleth. Nid oedd yn dymuno siarad na phleidleisio ar y cais pan oedd yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Cynllunio.
Fel ymateb i sylwadau, nododd swyddogion, er bod cais blaenorol tebyg wedi cael ei wrthod gan y Pwyllgor, bod y Swyddog yn yr achos hwnnw wedi ceisio caniatâd i siarad yn y Pwyllgor Cynllunio. Cyfeiriwyd at y gwaharddiadau oedd nawr yn gymwys wrth ganiatáu ceisiadau i siarad â swyddogion, sydd yn ymwneud â thystion a nodiadau’r trafodaethau hynny.
Bu i Edward Hughes gynnig caniatáu goddefeb ar sail hynny, ac eiliwyd hynny gan Ken Molyneux. Cytunwyd ar hynny drwy bleidlais.
Y Cynghorydd Mike Peers
Roedd cais gan y Cynghorydd Sir Mike Peers yn gofyn am ganiatâd i gymryd rhan mewn trafodaethau’r Pwyllgor Cynllunio a chyfarfodydd eraill y Cyngor ynghylch materion mewn perthynas â Gr?p Tai Pennaf ble roedd ei fab yn cael ei gyflogi yn yr adran TG. Roedd y Cynghorydd Peers yn dymuno siarad ac aros y yr ystafell ar gyfer trafodaethau o’r fath, fel aelod o’r cyhoedd, ond nid i bleidleisio. Roedd cais cynllunio a gyflwynwyd gan Gr?p Tai pennaf i fod i gael ei ystyried gan y Pwyllgor Cynllunio.
Mewn perthynas â’r Pwyllgor Cynllunio, dywedodd y Cynghorwyr mai mater personol oedd hwnnw yn hytrach na cysylltiad sy’n rhagfarnu, fel y nodir hynny ym Mharagraff 10(2)(c) Cod Ymddygiad Aelodau. Yn absenoldeb mwy o wybodaeth, nid oedd yn bosibl cynghori a fyddai yna fuddiant sy’n rhagfarnu petai’r mater yn cael ei drafod mewn cyfarfodydd eraill y Cyngor.
Yn ystod y drafodaeth, bu i Aelodau gwestiynu lefel effaith y cais ar fab y Cynghorydd Peers, ynghyd â’r canfyddiad ynghylch a ddylid trin y mater fel cysylltiad sy’n rhagfarnu.
Penderfynodd y Pwyllgor nad oedd hwn yn fuddiant sy’n rhagfarnu ac felly ni ellid caniatáu goddefeb. Cymheiriaid y Cynghorwyr ddylai benderfynu a ddylai aros yn yr ystafell a phleidleisio yn ystod trafodaethau’r Pwyllgor Cynllunio. Nid oedd digon o wybodaeth ar gael er mwyn ystyried y cais i siarad yng nghyfarfodydd eraill y Cyngor, oherwydd gallent gynnwys amgylchiadau pan allai cysylltiad sy’n rhagfarnu godi.
PENDERFYNWYD:
(a) Caniatáu goddefeb i Gynghorydd Sir y Fflint Adele Davies-Cooke o dan baragraff (d) Rheoliadau Pwyllgor safonau (Caniatáu Goddefebau) (Cymru) 2001 i roi sylwadau llafar ac ysgrifenedig i swyddogion Cyngor Sir y Fflint mewn perthynas â chais cynllunio 058118 neu unrhyw gais sydd yn gyffelyb ym marn y Swyddog Monitro. Mae hynny yn caniatáu siarad â swyddogion cyn belled a bod o leiaf un tyst yn bresennol, fydd yn sicrhau bod o leiaf tri pherson yn rhan o’r drafodaeth, a ... view the full Cofnodion text for item 46. |
|
Dispensation Requests PDF 56 KB Dogfennau ychwanegol: |
|
Cod Ymarfer Cynllunio’r Cyngor PDF 73 KB Pwrpas: Adolygu Cod Ymarfer Cynllunio’r Cyngor yn unol ag adolygiad treigl Cyfansoddiad y Cyngor. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Bu i’r Dirprwy Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad er mwyn diweddaru’r Cod Ymarfer Cynllunio fel rhan o adolygiad treigl o Gyfansoddiad y Cyngor. Awgrymodd y dylid cynnwyd paragraff 4.7 er mwyn rhoi arweiniad clir ar sefyllfa Aelodau Gweithredol sydd yn gwasanaethu ar y Pwyllgor Cynllunio.
Cytunwyd ar y newidiadau ychwanegol canlynol er mwyn gwella dealltwriaeth a chysondeb y ddogfen:
· Newid y gair ‘dylid’ i ‘rhaid’ yn y ddogfen drwyddi draw. · Paragraff 4.7 i gyfeirio at ‘Uwch Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd’. · Brawddeg olaf paragraff 5.1 i ddarllen ‘Dylai swyddogion fod yn ymwybodol o...’ · Brawddeg olaf paragraff 5.4 i ddarllen ‘Mae gan yr Aelod(au) dros y ward yna hawl...’ · Mae angen mwy o eglurder yn y cyfeiriad ym mharagraff 5.5 at ‘mae’n rhaid i’r Aelod hwnnw sefyll i lawr...’
PENDERFYNWYD:
(a) Mae’r Cod Ymarfer Cynllunio yn addas i’r diben mewn perthynas â’r cyngor mewn perthynas â Chod Ymddygiad yr Aelodau a’r Protocol ar berthnasoedd Swyddogion/Aelodau, yn ddarostyngedig i’r diwygiad arfaethedig a cyfeirir ato ym mharagraff 1.05 yr adroddiad a’r newidiadau ychwanegol a restrir uchod; a
(b) Adrodd ar y Cod Ymarfer Cynllunio i Bwyllgor Gwasanaethau Cyfansoddiadol a Democrataidd y Cyngor gyda chyngor gan y Pwyllgor hwn ei fod yn cael ei ddiwygio yn unol ag argymhelliad 1 uchod. |
|
Cod Ymddygiad Swyddogion PDF 80 KB Pwrpas: Fel rhan o’r adolygiad treigl o’r Cyfansoddiad, mae angen i ni ystyried a oes angen unrhyw ddiwygiadau i’r Cod Ymddygiad i’w ddiweddaru. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Bu i’r Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad ar God Ymddygiad Swyddogion fel rhan o adolygiad treigl o Gyfansoddiad y Cyngor. Bu iddo ddarparu eglurhad ar ddiwygiadau arfaethedig er mwyn rhoi arweiniad cliriach ac adlewyrchu newidiadau i swyddi a gwasanaethau’r Cyngor.
Bu i’r Pwyllgor gytuno ar y newidiadau ychwanegol canlynol:
· newid y teitl i ‘God Ymddygiad Cyflogeion’. · Newid y gair ‘dylid’ i ‘rhaid’ yn y ddogfen drwyddi draw. · Aralleirio paragraff 10.2 er mwyn adlewyrchu na fyddai caniatâd yn cael ei roi i ymgymryd a gwaith allanol am gyflog fyddai’n gorgyffwrdd a rôl sylfaenol y cyflogai ac y byddai angen mwy o ystyriaethau os nad dyna fyddai’r achos. · Paragraff 10.3 i gyfeirio at ‘ddefnyddio’ cyfleusterau’r Cyngor a gohebiaethau a anfonir yn ogystal â rhai a dderbynnir. · Ail frawddeg paragraff 11.14 i gyfeirio at geisio cyngor gan ‘eu’ Rheolwr. · Cywiro’r gwall argraffyddol ym mhwynt bwled olaf adran 4 ffurflen Datganiad Cysylltiad Swyddogion. · Ychwanegu ‘Adran’ i adran 1 datganiad Cynnig neu Dderbyn Rhodd/Lletygarwch Swyddogion a chynnwys ‘anfonwyd i’r gweithle’ yn y drydedd adran a sut y cynigwyd neu y derbyniwyd hynny.
Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Johnson, cytunodd y Swyddog Monitro y dylid ymgynghori â Chydbwyllgor Undebau Llafur Sir y Fflint ynghylch y dogfen adolygedig, a y dylid adrodd ar y deilliant i’r Pwyllgor Safonau.
PENDERFYNWYD:
(a) Cymeradwyo’r newidiadau arfaethedig i’r canllawiau eglurhaol a’r ffurflenni yn y Cod Ymddygiad Swyddogion; a
(b) Chyflwyno’r Cod Ymddygiad Swyddogion diwygiedig ar gyfer ymgynghoriad i gyfarfod nesaf Cydbwyllgor Undebau Llafur Sir y Fflint ac adrodd yn ôl ar y deilliant i’r Pwyllgor Safonau. |
|
Adroddiadau o Ymweliadau Aelodau Annibynnol â Chynghorau Tref/Cymuned Pwrpas: I dderbyn adroddiadau ar lafar gan aelodau annibynnol y Pwyllgor ar eu hymweliadau â’r cynghorau canlynol:
· Cyngor Cymuned Nannerch (Julia Hughes - 4 Hydref 2018) · Cyngor Cymuned Kinnerton Uchaf (Robert Dewey - 10 Hydref 2018) · Cyngor Cymuned Treuddyn (Julia Hughes - 10 Hydref 2018) · Cyngor Cymuned Mostyn (Ken Molyneux - 15 Hydref 2018) Cofnodion: Bu i’r aelodau annibynnol canlynol gyflwyno eu hadroddiadau llafar:
Julia Hughes - Cyngor Cymuned Nannerch The Chairman - Cyngor Cymuned Higher Kinnerton Julia Hughes - Cyngor Cymuned Treuddyn Ken Molyneux - Cyngor Cymuned Mostyn
Bu i bob un adrodd bod arsylwi’r cyfarfodydd wedi bod yn brofiad cadarnhaol a'u bod wedi cael eu harwain yn dda gan y Cadeiryddion (ac is-gadeirydd: mewn un achos) gyda chymorth Clercod a chyfranogiad da gan y rhai oedd yn bresennol.
Nodwyd rhai mân bwyntiau gweithdrefnol allai gynorthwyo aelodau’r cyhoedd fyddai’n dymuno mynychu’r cyfarfodydd:
· Sicrhau bod gwybodaeth gyfredol am gyfarfodydd ar gael ar y wefan a hysbysfyrddau (ar gyfer aelodau’r cyhoedd sydd heb fynediad i’r we) a bod lleoliadau wedi eu harwyddo yn glir pan fo mwy nag un ystafell yn yr adeilad.
· Tra’n cydnabod lefelau amrywiol yr adnoddau, dylai Clercod amcanu at ymateb yn brydlon i ymholiadau gan aelodau’r cyhoedd pan fo hynny’n bosibl.
· Pwysigrwydd cydymffurfio â’r Cod Ymarfer wrth ddatgan cysylltiad mewn cyfarfodydd e.e. egluro natur y cysylltiad a sut mae hynny wedi codi.
· Eglurder ar gyfer aelodau’r cyhoedd ynghylch siarad mewn cyfarfodydd, er enghraifft drwy eitem agenda sefydlog ar wahân neu drwy nodi ar yr agenda bod aelodau’r cyhoedd wedi cael caniatâd i siarad yn ôl disgresiwn y Cadeirydd.
· Yr angen i gymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd blaenorol yn ffurfiol.
Yn ystod y drafodaeth, rhoddwyd sylwadau ynghylch cynrychiolwyr ieuenctid a’r angen i sicrhau bod pwrpas yr ymweliadau yn ddealledig. Wrth gasglu, cytunodd y Pwyllgor bod y canfyddiadau yn adlewyrchu’n dda ar Gynghorau Tref/Cymuned, a chymeradwywyd ymroddiad a gwaith da Cynghorwyr Tref/Cymuned yn eu rolau gwirfoddol.
PENDERFYNWYD:
Derbyn yr adroddiadau llafar a rhoi adborth i’r pedwar Cyngor Tref a Chymuned. |
|
Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol PDF 55 KB Pwrpas: Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol. Cofnodion: Derbyniwyd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol. Yn dilyn trafodaeth gynharach, byddai deilliant yr ymgynghoriad gyda chydweithwyr yr Undebau Llafur ar God Ymddygiad Swyddogion yn cael ei adrodd i gyfarfod yn y dyfodol.
PENDERFYNWYD:
Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol. |
|
Aelodau'r wasg a'r cyhoedd yn y cyfarfod Cofnodion: Roedd un aelod o’r cyhoedd yn bresennol. |