Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorydd Arnold Woolley gysylltiad personol mewn perthynas ag eitem 7 – Adroddiadau oddi wrth Ymweliadau Aelodau Annibynnol â Chynghorau Tref/ Cymuned – gan ei fod yn aelod o Gyngor Tref Bwcle.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 29ydd Ebrill 2019.

Cyflwynwyd a chymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 29 Ebrill 2019 fel rhai cywir.

Materion yn codi:

Cofnod Rhif  72: Rhoddodd y Swyddog Monitro ddiweddariad ar y swydd wag am aelod Annibynnol ar y Pwyllgor Safonau a chyfeiriodd at y broses recriwtio ar y cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam i lenwi'r swydd wag. Dywedodd ei fod wedi darparu copi o ddogfennaeth y cyfweliad i Gyngor Wrecsam ar gyfer unrhyw Aelodau a allai fod â diddordeb yn y swydd a'i fod yn ceisio recriwtio dau aelod o Wrecsam i ffurfio'r Panel Cyfweld a fyddai hefyd yn cynnwys dau aelod o Gyngor Sir y Fflint, a pherson annibynnol. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'r swydd yn cael ei hysbysebu yn y wasg leol a'i chylchredeg ymhlith Cynghorau Tref a Chymuned.

Cofnod Rhif 74: Rhoddodd y Swyddog Monitro ddiweddariad ar faterion yn ymwneud â Chyngor Tref. Dywedodd ei fod ef a'r Dirprwy Swyddog Monitro wedi cyfarfod â chyn-Gadeirydd a Chlerc y Cyngor Tref a dywedodd fod y Clerc wedi trefnu hyfforddiant ar gyfer y Cyngor Tref ac wedi awgrymu y dylid trefnu cyfryngu rhwng dau aelod. Roedd y Swyddog Monitro wedi cynnig, gyda chytundeb Cadeirydd presennol y Cyngor Tref, helpu'r Cyngor Tref i ddrafftio set o ymddygiadau y cytunwyd arnynt gyda Chynghorwyr, y gellid wedyn ei chyflwyno fel dogfen ffurfiol i'r Cyngor Tref i'w chymeradwyo.  

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Nid oedd unrhyw geisiadau am ollyngiadau.

Pwrpas:        Hysbysu’r Pwyllgor am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achos Cod Ymddygiad Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr adroddiad i hysbysu'r Pwyllgor o'r cyhoeddiad diweddaraf o Lyfr Achos Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus. Dywedodd fod PSOW wedi ymchwilio i 11 o gwynion, ac roedd 3 chanfyddiad o ddim tystiolaeth o dorri rheolau ac 8 canfyddiad nad oedd angen gweithredu (er bod un g?yn yn ymwneud â 2 ddigwyddiad ac roedd 1 ohonynt yn ganfyddiad o ddim tystiolaeth o dorri rheolau a'r llall yn ganfyddiad nad oedd angen gweithredu). Ni atgyfeiriwyd at Swyddogion Monitro i'w hystyried gan eu Pwyllgorau Safonau ac ni chyfeiriwyd at APW i'w dyfarnu gan dribiwnlys. 

Adroddodd y Dirprwy Swyddog Monitro ar y prif ystyriaethau, fel y manylwyd arnynt yn yr adroddiad, a chyfeiriodd at ganfyddiadau Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf - dyletswydd i gynnal achos y gyfraith, a Chyngor Cymuned Bugeildy - achos o ddatgelu a chofrestru buddiannau.

PENDERFYNWYD:

Y dylid nodi canfyddiadau’r cwynion hynny yr ymchwiliwyd iddynt gan y PSOW yn ystod mis Hydref i fis Rhagfyr 2018, fel y crynhoir yn rhifyn 19 o’r Llyfr Achos.

Pwrpas:        Darparu manylion penderfyniad Panel Dyfarnu Cymru mewn perthynas ag achos Cyngor Sir Fynwy a adroddwyd yn Rhifyn 18 Llyfr Achosion Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn dilyn cais gan y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad i ddarparu manylion penderfyniad Panel Dyfarnu Cymru mewn perthynas ag achos Cyngor Sir Fynwy a adroddwyd yn Rhifyn 18 Llyfr Achos Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn unol â chais y Pwyllgor. 

                        Tynnodd y Dirprwy Swyddog Monitro sylw at wall argraffyddol yn argymhelliad yr adroddiad a dywedodd y dylai'r geiriad ddarllen: “ac mae'n rhannu unrhyw negeseuon neu wersi gyda'r Cynghorwyr”.

                        Darparodd y Dirprwy Swyddog Monitro wybodaeth gefndir a dywedodd fod y g?yn wedi deillio o dri e-bost a anfonwyd gan Gynghorydd at Brif Weithredwr Cyngor Sir Fynwy mewn perthynas â mater adnoddau'r Cyngor a'i fod wedi cynnwys sylwadau garw am wrywgydiaeth. Esboniodd fod yr achos wedi cynnwys dau fater a oedd wedi ei wneud yn gymhleth, fel y manylir yn yr adroddiad, a bod yn rhaid i'r Tribiwnlys Achos wneud canfyddiadau mewn perthynas â chwe achos honedig o dorri'r Cod ynghylch chwe sylw penodol a wnaed yn y ddau e-bost a anfonwyd gan y Cynghorydd at y Prif Weithredwr. Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y toriadau honedig wedi'u crynhoi yn yr adroddiad ynghyd â'r canfyddiadau a wnaed gan y Tribiwnlys Achos o ran torri'r Cod. Roedd yr adroddiad hefyd yn crynhoi'r canfyddiadau ar sancsiwn yn unol â'r canllawiau sancsiynau a fabwysiadwyd yn ddiweddar. Atodwyd y penderfyniad llawn i'r adroddiad. 

                        Tynnodd y Swyddog Monitro sylw at y cyfeiriad yn yr adroddiad at benderfyniad APW yn 2009 ynghylch Cynghorydd o Gyngor Tref Abermaw. Wrth sôn am yr achos, dywedodd y Swyddog Monitro fod gan Gyngor Sir y Fflint bolisi ar gyfer lle byddai Aelod, er enghraifft, yn beirniadu perfformiad Swyddog, byddai’n cael ei ddwyn i sylw rheolwr atebol y Swyddog i gael ei drin yn breifat ac nid ei wneud yn gyhoeddus.

            PENDERFYNWYD:

            Bod y Pwyllgor yn nodi dyfarniad y Tribiwnlys Achos ac yn rhannu gyda Chynghorwyr unrhyw negeseuon neu wersi sy'n deillio o'r penderfyniad y mae'n ei ystyried yn briodol.

Pwrpas:        I dderbyn adroddiadau ar lafar gan aelodau annibynnol y Pwyllgor are u hymweliadau a’r cynghorau canlynol:

·                     Cyngor Cymuned Northop (Phillipa Earlam – 14.01.19);

·                     Cyngor Tred Buckley (Phillipa Earlam – 26.02.19); and

·                     Cyngor Cymuned Bagillt (Phillipa Earlam – 13.03.19).

Darparodd Mrs Phillipa Earlam adroddiadau llafar ar ei hymweliadau â'r cynghorau canlynol:

·         Cyngor Cymuned Llaneurgain (14.01.19)

·         Cyngor Tref Bwcle (26.02.19)

·         Cyngor Cymuned Bagillt (13.03.19) 

Cyngor Cymuned Llaneurgain

Wrth adrodd ar ei hymweliad â Chyngor Cymuned Llaneurgain, dywedodd yr Aelod Annibynnol fod y cyfarfod wedi’i gynnal a’i gadeirio’n dda ac ystyriwyd amrywiaeth o bynciau. Roedd swyddog Strydlun wedi bod yn bresennol yn ystod y cyfarfod ac roedd ei gyfraniad wedi bod yn werthfawr. Roedd y wefan o safon dda ac roedd agendâu a chofnodion cyfarfodydd ar gael ar-lein. Yn deillio o fater a ystyriwyd, cynhaliwyd trafodaeth ar sut i gael pobl ifanc i gymryd rhan mewn materion cymunedol. 

Roedd pwynt o adborth i'r Pwyllgor yn ymwneud â rôl a chyfrifoldebau cynyddol Clercod i Gynghorau Tref a Chymuned a'r anawsterau a wynebir gan Gynghorau ynghylch recriwtio a chadw Clercod.

Gofynnodd y Cynghorydd Arnold Woolley a oedd cymhwyster ar gael ar gyfer rôl Clerc Cynghorau Tref / Cymuned. Dywedodd y Swyddog Monitro fod cymhwyster ar gael ond mater i bob Cyngor Tref / Cymuned oedd nodi a oeddent yn dymuno iddo fod yn faen prawf hanfodol ar gyfer y swydd. 

Gan gyfeirio at fater recriwtio a chadw Clercod, cafwyd trafodaeth o ran Cynghorau Tref / Cymuned yn ystyried cyflogi yr un Clerc ar y cyd. Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at enghraifft o ble roedd dau Gyngor Cymuned yn cyflogi Clerc ar y cyd ac yn gweithio gyda'i gilydd i rannu cost recriwtio, hyfforddi a datblygu'r Clerc. Cynigiodd y Cadeirydd y dylid codi'r awgrym naill ai gyda Chynghorau Tref / Cymuned neu'r Fforwm Safonau fel ateb posibl i'r mater.

Cyngor Tref Bwcle

Adroddodd yr Aelod Annibynnol ar ei hymweliad â Chyngor Tref Bwcle. Dywedodd fod cynllun eistedd gydag enwau wedi'i ddarparu a oedd wedi bod yn ddefnyddiol. Nid oedd wedi cael unrhyw anhawster i gysylltu â swyddfa'r Clerc na chanfod lleoliad y cyfarfod a gwnaeth sylwadau ar safon uchel y pecyn agenda a ddarparwyd a dywedodd fod y cyfarfod wedi'i gynnal yn dda. Cyfeiriodd at wefan y Cyngor a nododd fod gwaith ailwampio’n cael ei wneud ar y pryd ac er bod gwybodaeth ar gael, roedd arwyddion clir at beth gwybodaeth ond dim ar gyfer gwybodaeth arall.  

Gwnaeth yr Aelod Annibynnol sylwadau ar yr amrywiaeth rhwng gwefannau Cyngor Tref / Cymuned unigol a gofynnodd a ellid darparu arweiniad i'w cynorthwyo i gynhyrchu cynllun model er hwylustod i ddod o hyd i wybodaeth sylfaenol am gyfarfodydd ac agendâu, cofnodion, ac ati. Cafwyd trafodaeth o gwmpas yr angen i bob Cyngor gytuno i gynllun model a'r sgiliau a'r amser sy'n ofynnol gan Glercod i ddiweddaru gwefannau i'r safon ofynnol. Cytunwyd y dylai pob Cyngor gyflawni'r safon ofynnol i ddarparu gwybodaeth am ddyddiad, amser, lleoliad, agenda a chofnodion cyfarfodydd. Cydnabuwyd y byddai pob Cyngor yn cadw ei unigolrwydd o ran dylunio a chynnwys gwybodaeth gymunedol bellach.  

Cyngor Cymuned Bagillt

Rhoddodd yr Aelod Annibynnol adborth ar ei hymweliad â Chyngor Cymuned Bagillt. Dywedodd fod y cyfarfod wedi cael ei gadeirio a'i glercio yn dda a bod aelodau'r cyhoedd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w cynnwys ar y Rhaglen Gwaith I’r Dyfodol.

Derbyniwyd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at yr eitemau canlynol a oedd i fod i gael eu hystyried yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor a gynhelir ar 1 Gorffennaf 2019:

·         diweddariad ar Drosglwyddiadau Asedau Cymunedol

·         adolygiad o Safon Sir y Fflint

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gytundeb blaenorol y byddai adroddiad trosolwg terfynol yn cael ei ddarparu pan fyddai pob ymweliad â Chynghorau Tref a Chymuned wedi'i gwblhau a dywedodd fod angen i hyn gael ei drefnu ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i'w ystyried mewn cyfarfod yn y dyfodol. Gofynnodd y Cadeirydd hefyd a ellid darparu adborth i'r Pwyllgor ar y prif feysydd trafod sy'n codi o gyfarfod Fforwm Safonau Gogledd Cymru ar 24 Mehefin 2019.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Heesom, dywedodd y Swyddog Monitro y byddai Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn bresennol yng nghyfarfod Fforwm y Pwyllgor Safonau i'w gynnal ym mis Mehefin a dywedodd y byddai'n siarad ar fater safonau ymddygiad mewn cyfarfodydd.

Gofynnodd y Cynghorydd Arnold Woolley a oedd arweiniad ar gael ynghylch pa waith / gweithgareddau a oedd y tu allan i rôl Cynghorydd. 

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.

 (Dechreuodd y cyfarfod am 6.30pm a daeth i ben am 7.54pm)