Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganid o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwpas:          I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 2 Mawrth.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Mawrth 2020 ac fe’u cymeradwywyd fel rhai cywir.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Byddaelodau'r wasg / y cyhoedd yn gallu aros yn yr ystafell tra bydd cais am ryddhad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a bydd yn gallu dychwelyd i glywed penderfyniad y Pwyllgor. Fodd bynnag, o dan Baragraff 18C Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 bydd y Pwyllgor yn gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra bydd yn ystyried unrhyw gais am ryddhad.

Eglurodd y Swyddog Monitro y derbyniwyd un cais am oddefeb ar ôl dosbarthu’r rhaglen.   Ail gais ydoedd am oddefeb a roddwyd i’r Cynghorydd Clive Carver y flwyddyn flaenorol.  

Roedd a wnelo’r cais gwreiddiol â’r ffaith bod Clwb Pêl-droed Hawarden Rangers wedi cyflwyno cais (060060) i Gyngor Sir y Fflint am ganiatâd cynllunio i godi eisteddle gyda chant o seddi ar Dir Hamdden Herbert Gladstone oedd dan reolaeth Cyngor Cymuned Penarlâg.  Yn rhinwedd ei swydd yn Gynghorydd Cymuned Penarlâg, roedd yn un o ymddiriedolwyr Tir Hamdden Herbert Gladstone.  Fe’i cynghorwyd nad oedd yr eithriad a ddarperid fel rheol yn ôl Paragraff 12(b) o’r Cod Ymddygiad yn berthnasol wrth ymdrin â cheisiadau cynllunio.

Ac yntau’n un o dri o Gynghorwyr Cymuned ar gyfer Ward Penarlâg a’r unig Gynghorydd Sir dros Benarlâg, dymunai fedru cyfathrebu â swyddogion cynllunio a siarad ym Mhwyllgor Cynllunio Sir y Fflint.  Dymunai hefyd fedru cyfathrebu â swyddogion cynllunio trwy gyfrwng e-bost, yn ysgrifenedig ac ar lafar.

            Penderfynwyd y cais gwreiddiol ym mis Gorffennaf 201 ac felly daeth yr oddefeb i ben. Ceisid adnewyddu’r oddefeb fel y gallai’r Cynghorydd Carver ohebu â swyddogion petai angen.   Ni wnaed unrhyw newidiadau sylweddol o gymharu â’r cais gwreiddiol y penderfynodd y Pwyllgor ei gymeradwyo. 

            Penderfynwyd cymeradwyo’r cais ar yr un telerau â’r oddefeb flaenorol.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo ail gais y Cynghorydd Carver ar yr un telerau â mis Gorffennaf 2019, sef: Caniatáu goddefeb i’r Cynghorydd Clive Carver fel Cynghorydd Sir y Fflint a Chynghorydd Cyngor Cymuned Penarlâg o dan baragraffau (a), (d) ac (f) o Reoliadau Pwyllgor Safonau (Caniatáu Goddefebau) (Cymru) 2001 i siarad ym Mhwyllgorau Cynllunio Cyngor Sir y Fflint a Chyngor Cymuned Penarlâg, ar yr amod ei fod yn ymadael cyn y drafodaeth a chyn pleidleisio ar gais rhif 060060 neu unrhyw gais oedd yn debyg, ym marn y Swyddog Monitro.   Roedd hynny’n galluogi iddo gyflwyno sylwadau llafar ac ysgrifenedig ar y mater i swyddogion Cyngor Sir y Fflint ar yr amod bod o leiaf un tyst wrth siarad â swyddogion, gan sicrhau bod o leiaf tri o bobl yn rhan o’r sgwrs; dylid hefyd cymryd cofnodion o’r sgwrs.  Caniatawyd goddefeb am ddeuddeg mis tan 20 Medi 2021.

Pwrpas:        I hysbysu a sicrhau Aelodau yngl?n â’r trefniadau a wnaed yn ystod y cyfnod ymateb ar gyfer Moeseg a Llywodraethu o fewn y Cyngor.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad gan egluro y gweithredid cyfarfodydd awdurdodau lleol, tan eleni, yn unol â deddfwriaeth a fynnai bod mwyafrif o’r Aelodau’n bresennol yn y fan a’r lle.  Nid oedd hynny’n ddiogel mwyach, ac roedd y cyfyngiadau ar symud ac ymgynnull hefyd wedi’i gwneud yn amhosib cynnal cyfarfodydd o’r fath.

            Ar 17 Mawrth 2020, gorfu i’r Cyngor ganslo holl gyfarfodydd y Cyngor, y Cabinet a Phwyllgorau am weddill y mis, a thrachefn gydol mis Ebrill.   Bu’n rhaid i Gynghorau Tref a Chymuned ganslo’u cyfarfodydd hwythau hefyd.

            Dychwelodd cyfarfodydd Aelodau’n raddol o fis Mai ymlaen ar sail trefniadau llywodraethu newydd ac yn ddiweddarach, cyflwynwyd deddfwriaeth fel y gellid cynnal cyfarfodydd fod pobl yn bresennol yn y fan a’r lle.   Cynhelid cyfarfodydd bellach trwy gyfrwng fideo gynadledda, ac adferwyd y calendr llawn o gyfarfodydd o fis Medi ymlaen.

            Bu’n dal yn ofynnol i Gynghorwyr ddilyn y Cod Ymddygiad tra bu’r trefniadau llywodraethu dros dro ar waith, ac yn benodol i ddatgan cysylltiadau.

            Darparwyd gwybodaeth yngl?n â’r trefniadau a sefydlwyd, megis penderfyniadau Aelodau Cabinet Unigol a’r drefn a ddilynwyd i benderfynu ceisiadau cynllunio brys.

            Cynhaliwyd sgyrsiau ffôn wythnosol gydag Arweinwyr Grwpiau hefyd i drafod materion allweddol a’u galluogi i wneud sylwadau yn eu cylch.

            Diolchodd Mr Robert Dewey i’r holl staff am eu gwaith wrth ddiwygio’r gweithdrefnau dros dro.

            Soniodd y Cynghorydd Johnson am yr ymarfer a gynhaliwyd y flwyddyn flaenorol pan ymwelodd aelodau annibynnol o’r Pwyllgor Safonau â Chynghorau Tref a Chymuned ac adrodd yn ôl ar yr ymweliadau hynny.   Dywedodd eu bod i gyd yn gweithio mewn ffyrdd gwahanol bryd hynny ac felly credai y byddai’n fuddiol cynnal yr ymarfer eto, dros y we.  Dywedodd y Swyddog Monitro y gellid ystyried hynny ac ychwanegodd y gallai llacio’r rheolau ar gyfer caniatáu i aelodau’r cyhoedd ddod i gyfarfodydd y Cyngor fod yn gyfle i’r aelodau annibynnol fynd i gyfarfodydd Sir y Fflint pe dymunent. 

PENDERFYNWYD:

Rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor y cynhaliwyd trefniadau moesegol gydol y cyfnod ymateb i’r argyfwng.

Pwrpas:        Cymharu a chyferbynnu sut mae Cynghorau eraill yng Ngogledd Cymru yn prosesu ceisiadau ar gyfer goddefeb.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro’r adroddiad ac eglurodd nad oedd unrhyw weithdrefnau statudol wedi’u sefydlu ar gyfer ymdrin â cheisiadau am oddefebau a bod pob Pwyllgor Safonau yn gweithredu ei drefniadau ei hun.

                        Credai Pwyllgor Safonau Cyngor Sir y Fflint y byddai’n fuddiol ymchwilio i’r prosesau hynny a ddefnyddiai Cynghorau eraill yng ngogledd Cymru wrth ymdrin â cheisiadau am oddefebau.  Roedd yr adroddiad yn seiliedig ar adolygu’r prosesau a gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â goddefebau yng Nghyngor Sir Ynys Môn a Chyngor Gwynedd, gan ganolbwyntio ar geisiadau a wnaed yn 2019/20 ynghyd â nifer y ceisiadau yr ymdriniodd pob awdurdod â hwy.

                        Roedd Cyngor Sir Ynys Môn yn debyg iawn i Gyngor Sir y Fflint, ond roedd ganddo Is-bwyllgor Safonau a ymdriniai â goddefebau.   Yng nghyfarfodydd y Pwyllgorau Safonau llawn, cyflwynid adroddiad penodol i egluro unrhyw oddefebau a fu dan ystyriaeth.

                        Mewn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes yngl?n â sut roedd pob awdurdod yn hyrwyddo’r broses er mwyn annog unigolion i gyflwyno ceisiadau am oddefebau, dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod yr wybodaeth yn yr adroddiad yn deillio o wefannau pob awdurdod.   Cafwyd trafodaeth a phenderfynwyd cysylltu ag awdurdodau eraill gan ofyn y cwestiwn penodol hwnnw.

            PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r prosesau a gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â cheisiadau am oddefebau gan Gynghorwyr Sir a Chynghorwyr Tref a Chymuned yng Nghynghorau Ynys Môn a Gwynedd, a

(b)       Chysylltu ag awdurdodau lleol eraill i gasglu’r un wybodaeth ag Ynys Môn a Gwynedd, gan ofyn yn benodol sut roeddent yn hyrwyddo’r broses er mwyn annog unigolion i gyflwyno ceisiadau am oddefebau.

Pwrpas:        I drafod amlder cyfarfodydd.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad ac eglurodd bod y Pwyllgor Safonau yn dueddol o dderbyn adroddiadau yn unol ag amserlen gylchol fel y gallai gwblhau gwaith oedd wedi’i drefnu dros gyfnod o amser, neu fedru cynnal ei wybodaeth a dysgu mwy.  Rhoddwyd y gwaith hwnnw yn y categorïau canlynol:

·         Hyrwyddo cydymffurfiaeth â’r Cod

·         Adolygu codau, protocolau a phrosesau

·         Gwybodaeth am weithredu’r drefn foesegol

·         Penderfyniadau ynghylch gweithredu’r Pwyllgor ei hun yn effeithiol.

Gellid trefnu’r adroddiadau hynny fel bod y rhaglen waith yn rhoi sylw a phwysau dyledus i bob agwedd ar swyddogaethau’r Pwyllgor yn ystod y flwyddyn.  Roedd strwythuro’r rhaglen waith hefyd yn rhoi cyfle i ailystyried amlder y cyfarfodydd, a oedd yn anarferol o uchel yng nghanolbarth a gogledd Cymru.

Roedd y tabl yn Atodiad 1 yn dangos yr eitemau y bu’r Pwyllgor yn eu hystyried ymhob un o’i gyfarfodydd ers Mehefin 2017.  Yn ogystal â’r eitemau hynny, bu ceisiadau am oddefebau a’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol dan ystyriaeth ymhob cyfarfod.  Roedd modd categoreiddio’r gwaith fel a ganlyn:

1.    Hyrwyddo cydymffurfiaeth â’r cod er enghraifft, penderfynu ceisiadau am oddefebau, y cyfarfod blynyddol gyda Chynghorau Tref a Chymuned, y cyfarfodydd cyswllt â Chadeirydd ac Arweinydd y Cyngor, hyfforddiant Cynllunio i Gynghorwyr ac ati

2.    Adolygu codau, protocolau a phrosesau er enghraifft, yr adolygiad parhaus o godau/protocolau yn y Cyfansoddiad, ymweliadau â chyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned ac ati

3.    Gwybodaeth am weithredu’r drefn foesegol er enghraifft, trosolwg o’r cwynion moesegol, adroddiad blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru/Panel Dyfarnu Cymru, coflyfr yr Ombwdsmon ac ati

4.    Penderfyniadau ynghylch gweithredu’r Pwyllgor ei hun yn effeithiol er enghraifft, rheoli trefn recriwtio’r Pwyllgor, rhannu gwybodaeth â Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru, cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ac ati.

Ar sail y categorïau hynny roedd modd llunio Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol a fyddai’n cynnwys cylch gorchwyl llawn y pwyllgor mewn chwech o brif gyfarfodydd yn ystod y flwyddyn.   Ym mhob cyfarfod, gallai’r Pwyllgor ystyried dwy neu dair o eitemau o waith.   Yn ogystal â hynny gallai ystyried ceisiadau am oddefebau ac unrhyw adroddiadau oedd yn gysylltiedig â gweithredu’r Pwyllgor a dueddai yn eu hanfod o fod yn gynt i’w hysgrifennu a’u hystyried.   Gellid trefnu cyfarfodydd bob yn ddeufis, gan gadw lle gwag yn y misoedd yn y canol rhag ofn y derbynnid ceisiadau am oddefebau.  Roedd Atodiad 2 i’r adroddiad yn cynnwys Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol awgrymedig yn seiliedig ar y dull hwnnw i’r Pwyllgor ei hystyried.

Cafwyd trafodaeth ac roedd nifer o aelodau o blaid y dull a awgrymwyd.  Mewn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes, cadarnhaodd y Swyddog Monitro y gellid symud yr eitemau ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

                        Yn dilyn cwestiwn yngl?n â’r trefniadau ymarferol ar gyfer cwrdd â Chynghorau Tref a Chymuned ym mis Tachwedd, dywedodd y Swyddog Monitro y gellid naill ai cynnig sesiwn briffio cyn y cyfarfod, neu drefnu sesiwn hyfforddi ar ddefnyddio Webex.  Yna bu’r Aelodau’n trafod Zoom, cyfrwng y gwyddent fod nifer o Gynghorau Tref a Chymuned yn ei ddefnyddio.  Dywedodd y Swyddog Monitro y  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.