Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ar gais goddefeb gan Gymheiriaid Cynghorwyr (Eitem Agenda 4) bu i’r Swyddogion gynghori Aelodau â chysylltiadau â chymdeithasau tai i ddatgan cysylltiad personol dim ond os oeddent yn teimlo bod hynny yn angenrheidiol.  Bu i Julia Hughes ddatgan cysylltiad personol oherwydd ei bod yn aelod bwrdd cymdeithas tai arall a dewisodd beidio â chymryd rhan yn y drafodaeth honno.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 3 Rhagfyr 2018.

Bu i gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Rhagfyr 2018 gael eu cymeradwyo, yn ddarostyngedig i wall argraffyddol ym mrawddeg olaf cofnod 41.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion a’u llofnodi gan y Cadeirydd fel cofnod cywir yn ddarostyngedig i’r cywiriad.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Bu i’r Dirprwy Swyddog Monitro gyflwyno gau gais goddefeb i’w hystyried, a dderbyniwyd ar ôl cyhoeddi’r agenda.

Y Cynghorydd Adele Davies-Cooke

Roedd y Cynghorydd Sir Adele Davies-Cooke yn dymuno siarad ac ysgrifennu at swyddogion ynghylch cais cynllunio 058118 oedd yn gysylltiedig â thir yn ei pherchnogaeth.  Byddai’r oddefeb yma yn caniatáu i’r Cynghorydd Davies-Cooke a’ g?r (fel yr ymgeisydd ar y cyd) i gyfathrebu â swyddogion yngl?n â’r cais oedd yn dod yn fater cymhleth.  Nid oedd yn dymuno siarad na phleidleisio ar y cais pan oedd yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Cynllunio.

Fel ymateb i sylwadau, nododd swyddogion, er bod cais blaenorol tebyg wedi cael ei wrthod gan y Pwyllgor, bod y Swyddog yn yr achos hwnnw wedi ceisio caniatâd i siarad yn y Pwyllgor Cynllunio.  Cyfeiriwyd at y gwaharddiadau oedd nawr yn gymwys wrth ganiatáu ceisiadau i siarad â swyddogion, sydd yn ymwneud â thystion a nodiadau’r trafodaethau hynny.

Bu i Edward Hughes gynnig caniatáu goddefeb ar sail hynny, ac eiliwyd  hynny gan Ken Molyneux.  Cytunwyd ar hynny drwy bleidlais.

 Y Cynghorydd Mike Peers

Roedd cais gan y Cynghorydd Sir Mike Peers yn gofyn am ganiatâd i gymryd rhan mewn trafodaethau’r Pwyllgor Cynllunio a chyfarfodydd eraill y Cyngor ynghylch materion mewn perthynas â Gr?p Tai Pennaf ble roedd ei fab yn cael ei gyflogi yn yr adran TG.  Roedd y Cynghorydd Peers yn dymuno siarad ac aros y yr ystafell ar gyfer trafodaethau o’r fath, fel aelod o’r cyhoedd, ond nid i bleidleisio.  Roedd cais cynllunio a gyflwynwyd gan Gr?p Tai pennaf i fod i gael ei ystyried gan y Pwyllgor Cynllunio.

Mewn perthynas â’r Pwyllgor Cynllunio, dywedodd y Cynghorwyr mai mater personol oedd hwnnw yn hytrach na cysylltiad sy’n rhagfarnu, fel y nodir hynny ym Mharagraff 10(2)(c) Cod Ymddygiad Aelodau.  Yn absenoldeb mwy o wybodaeth, nid oedd yn bosibl cynghori a fyddai yna fuddiant sy’n rhagfarnu petai’r mater yn cael ei drafod mewn cyfarfodydd eraill y Cyngor.

Yn ystod y drafodaeth, bu i Aelodau gwestiynu lefel effaith y cais ar fab y Cynghorydd Peers, ynghyd â’r canfyddiad ynghylch a ddylid trin y mater fel cysylltiad sy’n rhagfarnu.

Penderfynodd y Pwyllgor nad oedd hwn yn fuddiant sy’n rhagfarnu ac felly ni ellid caniatáu goddefeb.  Cymheiriaid y Cynghorwyr ddylai benderfynu a ddylai aros yn yr ystafell a phleidleisio yn ystod trafodaethau’r Pwyllgor Cynllunio.  Nid oedd digon o wybodaeth ar gael er mwyn ystyried y cais i siarad yng nghyfarfodydd eraill y Cyngor, oherwydd gallent gynnwys amgylchiadau pan allai cysylltiad sy’n rhagfarnu godi.

PENDERFYNWYD:

 (a)     Caniatáu goddefeb i Gynghorydd Sir y Fflint Adele Davies-Cooke o dan baragraff (d) Rheoliadau Pwyllgor safonau (Caniatáu Goddefebau) (Cymru) 2001 i roi sylwadau llafar ac ysgrifenedig i swyddogion Cyngor Sir y Fflint mewn perthynas â chais cynllunio 058118 neu unrhyw gais sydd yn gyffelyb ym marn y Swyddog Monitro.  Mae hynny yn caniatáu siarad â swyddogion cyn belled a bod o leiaf un tyst yn bresennol, fydd yn sicrhau bod o leiaf tri pherson yn rhan o’r drafodaeth, a  ...  view the full Cofnodion text for item 46.

Pwrpas:        Adolygu Cod Ymarfer Cynllunio’r Cyngor yn unol ag adolygiad treigl Cyfansoddiad y Cyngor.

Bu i’r Dirprwy Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad er mwyn diweddaru’r Cod Ymarfer Cynllunio fel rhan  o adolygiad treigl o Gyfansoddiad y Cyngor.  Awgrymodd y dylid cynnwyd paragraff 4.7 er mwyn rhoi arweiniad clir ar sefyllfa Aelodau Gweithredol sydd yn gwasanaethu ar y Pwyllgor Cynllunio.

Cytunwyd ar y newidiadau ychwanegol canlynol er mwyn gwella dealltwriaeth a chysondeb y ddogfen:

·         Newid y gair ‘dylid’ i ‘rhaid’ yn y ddogfen drwyddi draw.

·         Paragraff 4.7 i gyfeirio at ‘Uwch Swyddog Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd’.

·         Brawddeg olaf paragraff 5.1 i ddarllen ‘Dylai swyddogion fod yn ymwybodol o...’

·         Brawddeg olaf paragraff 5.4 i ddarllen ‘Mae gan yr Aelod(au) dros y ward yna hawl...’

·         Mae angen mwy o eglurder yn y cyfeiriad ym mharagraff 5.5 at ‘mae’n rhaid i’r Aelod hwnnw sefyll i lawr...’

PENDERFYNWYD:

(a)       Mae’r Cod Ymarfer Cynllunio yn addas i’r diben mewn perthynas â’r cyngor mewn perthynas â Chod Ymddygiad yr Aelodau a’r Protocol ar berthnasoedd Swyddogion/Aelodau, yn ddarostyngedig i’r diwygiad arfaethedig a cyfeirir ato ym mharagraff 1.05 yr adroddiad a’r newidiadau ychwanegol a restrir uchod; a

(b)       Adrodd ar y Cod Ymarfer Cynllunio i Bwyllgor Gwasanaethau Cyfansoddiadol a Democrataidd y Cyngor gyda chyngor gan y Pwyllgor hwn ei fod yn cael ei ddiwygio yn unol ag argymhelliad 1 uchod.

Pwrpas:        Fel rhan o’r adolygiad treigl o’r Cyfansoddiad, mae angen i ni ystyried a oes angen unrhyw ddiwygiadau i’r Cod Ymddygiad i’w ddiweddaru.

Bu i’r Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad ar God Ymddygiad Swyddogion fel rhan  o adolygiad treigl o Gyfansoddiad y Cyngor.  Bu iddo ddarparu eglurhad ar ddiwygiadau arfaethedig er mwyn rhoi arweiniad cliriach ac adlewyrchu newidiadau i swyddi a gwasanaethau’r Cyngor.

Bu i’r Pwyllgor gytuno ar y newidiadau ychwanegol canlynol:

·         newid y teitl i ‘God Ymddygiad Cyflogeion’.

·         Newid y gair ‘dylid’ i ‘rhaid’ yn y ddogfen drwyddi draw.

·         Aralleirio paragraff 10.2 er mwyn adlewyrchu na fyddai caniatâd yn cael ei roi i ymgymryd a gwaith allanol am gyflog fyddai’n gorgyffwrdd a rôl sylfaenol y cyflogai ac y byddai angen mwy o ystyriaethau os nad dyna fyddai’r achos.

·         Paragraff 10.3 i gyfeirio at ‘ddefnyddio’ cyfleusterau’r Cyngor a gohebiaethau a anfonir yn ogystal â rhai a dderbynnir.

·         Ail frawddeg paragraff 11.14 i gyfeirio at geisio cyngor gan ‘eu’ Rheolwr.

·         Cywiro’r gwall argraffyddol ym mhwynt bwled olaf adran 4 ffurflen Datganiad Cysylltiad Swyddogion.

·         Ychwanegu ‘Adran’ i adran 1 datganiad Cynnig neu Dderbyn Rhodd/Lletygarwch Swyddogion a chynnwys ‘anfonwyd i’r gweithle’  yn y drydedd adran a sut y cynigwyd neu y derbyniwyd hynny.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Johnson, cytunodd y Swyddog Monitro y dylid ymgynghori â Chydbwyllgor Undebau Llafur Sir y Fflint ynghylch y dogfen adolygedig, a y dylid adrodd ar y deilliant i’r Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cymeradwyo’r newidiadau arfaethedig i’r canllawiau eglurhaol a’r ffurflenni yn y Cod Ymddygiad Swyddogion; a

(b)       Chyflwyno’r Cod Ymddygiad Swyddogion diwygiedig ar gyfer ymgynghoriad i gyfarfod nesaf Cydbwyllgor Undebau Llafur Sir y Fflint ac adrodd yn ôl ar y deilliant i’r Pwyllgor Safonau.

Pwrpas:        I dderbyn adroddiadau ar lafar gan aelodau annibynnol y Pwyllgor ar eu hymweliadau â’r cynghorau canlynol:

·         Cyngor Cymuned Nannerch (Julia Hughes - 4 Hydref 2018)

·         Cyngor Cymuned Kinnerton Uchaf (Robert Dewey - 10 Hydref 2018)

·         Cyngor Cymuned Treuddyn (Julia Hughes - 10 Hydref 2018)

·         Cyngor Cymuned Mostyn (Ken Molyneux - 15 Hydref 2018)

Bu i’r aelodau annibynnol canlynol gyflwyno eu hadroddiadau llafar:

Julia Hughes - Cyngor Cymuned Nannerch

The Chairman - Cyngor Cymuned Higher Kinnerton

Julia Hughes - Cyngor Cymuned Treuddyn

Ken Molyneux - Cyngor Cymuned Mostyn

Bu i bob un adrodd bod arsylwi’r cyfarfodydd wedi bod yn brofiad cadarnhaol a'u bod wedi cael eu harwain yn dda gan y Cadeiryddion (ac is-gadeirydd: mewn un achos) gyda chymorth Clercod a chyfranogiad da gan y rhai oedd yn bresennol.

Nodwyd rhai mân bwyntiau gweithdrefnol allai gynorthwyo aelodau’r cyhoedd fyddai’n dymuno mynychu’r cyfarfodydd:

·         Sicrhau bod gwybodaeth gyfredol am gyfarfodydd ar gael ar y wefan a hysbysfyrddau (ar gyfer aelodau’r cyhoedd sydd heb fynediad i’r we) a bod lleoliadau wedi eu harwyddo yn glir pan fo mwy nag un ystafell yn yr adeilad.

·         Tra’n cydnabod lefelau amrywiol yr adnoddau, dylai Clercod amcanu at ymateb yn brydlon i ymholiadau gan aelodau’r cyhoedd pan fo hynny’n bosibl.

·         Pwysigrwydd cydymffurfio â’r Cod Ymarfer wrth ddatgan cysylltiad mewn cyfarfodydd e.e. egluro natur y cysylltiad a sut mae hynny wedi codi.

·         Eglurder ar gyfer aelodau’r cyhoedd ynghylch siarad mewn cyfarfodydd, er enghraifft drwy eitem agenda sefydlog ar wahân neu drwy nodi ar yr agenda bod aelodau’r cyhoedd wedi cael caniatâd i siarad yn ôl disgresiwn y Cadeirydd.

·         Yr angen i gymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd blaenorol yn ffurfiol.

Yn ystod y drafodaeth, rhoddwyd sylwadau ynghylch cynrychiolwyr ieuenctid a’r angen i sicrhau bod pwrpas yr ymweliadau yn ddealledig.  Wrth gasglu, cytunodd y Pwyllgor bod y canfyddiadau yn adlewyrchu’n dda ar Gynghorau Tref/Cymuned, a chymeradwywyd ymroddiad a gwaith da Cynghorwyr Tref/Cymuned yn eu rolau gwirfoddol.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiadau llafar a rhoi adborth i’r pedwar Cyngor Tref a Chymuned.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w  cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Derbyniwyd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol.  Yn dilyn trafodaeth gynharach, byddai deilliant yr ymgynghoriad gyda chydweithwyr yr Undebau Llafur ar God Ymddygiad Swyddogion yn cael ei adrodd i gyfarfod yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Roedd un aelod o’r cyhoedd yn bresennol.