Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ar ôl derbyn cyngor gan y Swyddog Monitro, datganodd y Cynghorwyr Heesom, Mackie a Woolley gysylltiad personol ag eitem 7 gan eu bod yn llywodraethwyr ysgol.

Datganodd y Cynghorydd Carver gysylltiad personol sy’n rhagfarnu ag eitem 4, oherwydd ei gais am ollyngiad. Dywedodd y byddai’n gadael yr ystafell ar ôl siarad ar yr eitem.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 8 Ionawr 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Ionawr 2018.

Er cywirdeb, cadarnhawyd sillafiad cywir enw Noela Jones, a oedd wedi bod yn rhan o’r panel cyfweld.

Gofynnodd Julia Hughes am newid y cofnodion fel ei bod yn ‘Mrs’ yn hytrach na ‘Ms’. O ran cofnod 49, dywedodd bod camgymeriad yn y paragraff olaf ond un ac y dylid cyfeirio at y Swyddog Monitro yn lle.

PENDERFYNWYD:

Yn amodol ar y newidiadau uchod, cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Yn dilyn cyhoeddi’r rhaglen, mae tri chais am ollyngiad wedi dod i law gan y Cynghorwyr Cymuned Clive Carver a Cheryl Carver, a’r Cynghorydd Sir Clive Carver.

Cynghorwyr Cymuned Penarlâg Clive Carver a Cheryl Carver

Roedd y Cynghorydd Clive Carver yn bresennol i ddarparu gwybodaeth am y ddau gais ac roedd wedi darparu cadarnhad ysgrifenedig gan ei wraig, y Cynghorydd Cheryl Carver, i’r Swyddog Monitro i’r perwyl hwn.

Eglurodd y Cynghorydd Carver bod Cyngor Cymuned Penarlâg yn bwriadu peidio â defnyddio Sefydliad Penarlâg a chynnal cyfarfodydd mewn lleoliad arall ar ôl 31 Mawrth 2018. Fel Cadeirydd Pwyllgor Rheoli’r Sefydliad roedd yn dymuno gallu cyfathrebu â’r Cyngor Cymuned yn ystod y ddau gyfarfod ac yn unigol ar ôl y dyddiad hwn, gan na fydd yn gallu dibynnu ar y ffaith bod ei benodiad presennol i'r Sefydliad yn enwebiad Cyngor Cymuned i gorff allanol. Roedd ef a’i wraig (yn rhinwedd ei swydd fel Trysorydd Pwyllgor Sefydliad Penarlâg) yn gofyn am ollyngiad i ysgrifennu a siarad, ond nid i bleidleisio, ac yn dymuno aros yn Siambr y Cyngor yn ystod y trafodaethau.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Swyddog Monitro, darparodd y Cynghorydd Carver wybodaeth gefndir am y broses benodi i’r pwyllgor rheoli a dywedodd bod y ddau gais ar gyfer derbyn gollyngiad cyn unrhyw newid.

Gadawodd y Cynghorydd Carver yr ystafell cyn i’r Pwyllgor ystyried y ceisiadau.

Yn dilyn cwestiynau gan y Pwyllgor, darparodd y Swyddog Monitro eglurhad ynghylch y paragraffau sy’n berthnasol i’r gollyngiad.

Cynigiodd Mr Rob Dewey bod y Cynghorydd Clive Carver yn derbyn gollyngiad, a bu i’r Cynghorydd Woolley hefyd siarad o blaid hynny.

Dywedodd y Swyddog Monitro bod dau gais tebyg ar gyfer gollyngiad ac y dylid ystyried a oes angen y ddau.

Dywedodd Mrs Phillipa Earlam y dylai'r ddau dderbyn gollyngiad oherwydd eu rolau gwahanol. Roedd y Cynghorydd Johnson yn cefnogi’r farn hon.

Yn ystod y drafodaeth ar y cais i aros yn Siambr y Cyngor, cyfeiriodd y Swyddog Monitro at gais tebyg a gyflwynwyd yn flaenorol ac eglurodd y telerau y derbyniodd y Cynghorydd Carver ollyngiad i siarad.

Roedd y Cynghorydd Woolley a Mr Dewey yn teimlo nad oedd modd iddynt gefnogi’r cais i aros yn Siambr y Cyngor.

Wrth ystyried y pwyntiau a godwyd, gofynnodd y Cadeirydd a yw’r Pwyllgor yn dymuno caniatáu gollyngiad i’r ddau ymgeisydd i gyfathrebu gyda Chyngor Cymuned Penarlâg yn ysgrifenedig ac ar lafar yng ng?ydd trydydd parti, fel y penderfynwyd wrth drafod cais blaenorol. Byddai’r gollyngiad yn para 12 mis, yn dechrau o ddyddiad y cyfarfod hwn. Cynigiwyd hyn yn ffurfiol gan Mr Jonathan Duggan-Keen ac, ar ôl pleidlais, cytunodd y Pwyllgor ar hyn.

Gwahoddwyd y Cynghorydd Carver yn ôl i’r ystafell a rhoddwyd gwybod iddo am y penderfyniad. Cadarnhawyd na fyddai’r Cynghorydd Carver na’i wraig yn cael eu hystyried yn drydydd parti o ran cyfathrebu ar lafar.

Y Cynghorydd Sir Clive Carver

Cyfeiriodd y Cynghorydd Carver at ystyried rhybudd o gynnig yn ystod cyfarfod diweddar o’r Cyngor Sir, a arweiniodd at ddiwygiad i ystyried adfer y rhyddhad ardrethi  ...  view the full Cofnodion text for item 52.

Dywedodd y Cadeirydd y bydd yn newid trefn y rhaglen ac yn dwyn eitem 7 ymlaen er mwyn i'r Uwch Reolwr allu cyflwyno'r adroddiad. Bydd gweddill yr eitemau yn cael eu hystyried yn y drefn a ddangosir ar y rhaglen.

Bod yr Aelodau yn nodi’r adroddiad.

Bod yr Aelodau sy’n llywodraethwyr ysgol yn sicrhau eu bod yn ymwybodol o god ymddygiad eu hysgol.

Cyflwynodd Uwch Reolwr, Newid Busnes a Chymorth, adroddiad ar egwyddorion Cod Ymddygiad Llywodraethwyr Ysgol Cymru.

Mae’n ofynnol i bob corff llywodraethu gytuno ar a chydymffurfio â’i god ei hun, a ddylai gadw at yr egwyddorion a nodwyd yn yr adroddiad. Nid yw’r Cyngor yn ymwybodol o unrhyw lywodraethwr sydd wedi ei wahardd oherwydd camymddygiad neu fethu cwblhau hyfforddiant statudol. Ar hyn o bryd ceir oddeutu 1,220 o lywodraethwyr ysgol yn Sir y Fflint, gan gynnwys 250 o swyddi awdurdod lleol ar gyrff llywodraethu ac mae dros hanner Cynghorwyr Sir Cyngor Sir y Fflint wedi derbyn swyddi fel llywodraethwr awdurdod lleol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mrs Julia Hughes, eglurodd yr Uwch Reolwr mai cyfrifoldeb y cyrff llywodraethu yw cynnal safonau drwy hyfforddiant hunan-fonitro a hyrwyddo cydymffurfedd â’r Cod Ymddygiad. Fel rhan o’r rheoliadau hyfforddi, mae’n rhaid i awdurdodau lleol sicrhau argaeledd hyfforddiant statudol i gadeiryddion, clercod a llywodraethwyr newydd. Mae’n rhaid i gyrff llywodraethu wahardd neu ddiarddel unrhyw lywodraethwr sy’n methu cwblhau’r hyfforddiant o fewn 12 mis i’w penodiad.

Holodd Mr Rob Dewey am y cofnodion hyfforddiant a dywedwyd wrtho fod y rhain yn cael eu cadw gan y clerc a’u gwirio gan arolygwyr Estyn. Mae unigolion sydd wedi bod yn llywodraethwyr am ddwy flynedd neu fwy ar adeg cyflwyno’r rheoliadau yn 2013 wedi eu heithrio rhag yr hyfforddiant cynefino statudol.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r adroddiad; a

(b)       Bod Aelodau sy’n llywodraethwyr ysgol yn sicrhau eu bod yn ymwybodol o god ymddygiad eu hysgolion.

Pwrpas:        I ystyried a oes yn rhaid i’r Cyngor fabwysiadu Protocol Cyfryngau Cymdeithasol neu a yw canllawiau Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn ddigonol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad i ystyried a ddylai’r Cyngor fabwysiadu protocol cyfryngau cymdeithasol, yn dilyn trafodaethau. Er nad yw’r polisi presennol yn cynnwys unrhyw gyfyngiad, mae’n darparu canllawiau i swyddogion ar sut i ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn ofalus, canllawiau y gellid eu defnyddio gan Aelodau hefyd.

Mae canllawiau ar ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol – a gyhoeddwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) – wedi eu rhannu gyda’r Pwyllgor. Dywedwyd y gall y Pwyllgor gyflwyno sylwadau i gyfrannu at adolygiad o’r canllawiau gan CLlLC.

Siaradodd Mrs Phillipa Earlam o blaid hyn ac awgrymu y dylid cynnal trafodaeth ehangach yn Fforwm Safonau Gogledd Cymru. Dywedodd hefyd y gellid gofyn am farn y Swyddog Monitro, Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, y Tîm Cyfathrebu a’r Rheolwr TGCh, sydd wedi eu nodi fel ffynonellau cyngor yng nghanllawiau CLlLC.

Cytunodd Mr Ken Molyneux y dylid diweddaru canllawiau CLlLC.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at gylch gwaith y Pwyllgor ac awgrymodd y dylai’r adborth ganolbwyntio ar atal achosion o dorri’r Cod Ymddygiad.

Dywedodd y Cynghorydd Johnson y dylid cynnwys barn Cynghorwyr Tref a Chymuned wrth gyflwyno sylwadau i CLlLC.

Holodd Mrs Julia Hughes a yw aelodau newydd yn derbyn canllawiau CLlLC. Dywedodd y Swyddog Monitro bod hyn yn rhan o’r sesiynau ‘Diogelwch yn Gyntaf’ ar gyfer aelodau newydd. Dywedodd Mrs Hughes y dylid diweddaru’r canllawiau i adlewyrchu'r llwyfannau cyfryngau cymdeithasol ehangach sydd bellach ar gael ac i amlygu’r peryglon posibl.

Crynhodd y Cadeirydd y pwyntiau a godwyd a chytunwyd arnynt gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn dal yn dibynnu ar ganllawiau CLlLC o ran y cyfryngau cymdeithasol;

(b)       Gofyn i’r canlynol gyflwyno awgrymiadau ar gyfer diweddaru neu wella’r canllawiau i CLlLC:

·           Fforwm Safonau Gogledd Cymru

·           Swyddog Monitro, Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, y Tîm Cyfathrebu a Rheolwr TGCh y Cyngor; a

(c)       Bod y Pwyllgor yn cyflwyno sylwadau i CLlLC ar yr angen i ddiweddaru’r canllawiau i adlewyrchu'r llwyfannau cyfryngau cymdeithasol ehangach i amlygu’r peryglon posibl i ddefnyddwyr.

Pwrpas:        Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar yr hyfforddiant a drefnwyd ac a ddarparwyd ar gyfer Cynghorwyr Tref a Chymuned, gan gynnwys y niferoedd a oedd yn bresennol.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad ar bresenoldeb Cynghorwyr Tref a Chymuned mewn digwyddiadau hyfforddi yn ymwneud ag ymddygiad a llywodraethu da yn dilyn etholiadau 2017.

Daw’r adroddiad i’r casgliad bod 59 o’r 63 cyfranogwr yn y pedair sesiwn hyfforddiant yn Gynghorwyr Tref neu Gymuned. Mae hyn yn oddeutu 13% o nifer y Cynghorwyr Tref/Cymuned yn Sir y Fflint.

Soniodd Mrs Julia Hughes am yr angen i gyhoeddi argaeledd y sleidiau. Cytunodd y Swyddog Monitro i drefnu eitem ar raglen y Fforwm Sirol nesaf er mwyn tynnu sylw Cynghorau Tref a Chymuned at hyn.

Pwysleisiodd Mr Rob Dewey bwysigrwydd sicrhau bod pob Cynghorydd Tref a Chymuned yn cwblhau’r hyfforddiant hwn, yn enwedig aelodau newydd. Dywedodd y Swyddog Monitro nad yw’r hyfforddiant yn orfodol ac nad oedd pwerau i osod sancsiynau am fethu ei gwblhau. Gan mai cyfrifoldeb y clerc yw cynghori aelodau ynghylch eu cyfrifoldebau dan y Cod Ymddygiad, fe all sesiwn rhannu gwybodaeth i glercod helpu i bwysleisio hyn. Oherwydd diffyg cofnodion manwl am hyfforddiant, awgrymodd y Swyddog Monitro y dylid gofyn i glercod gynnal arolwg o’u haelodau a darparu manylion hyfforddiant sydd wedi ei gwblhau, gan gynnwys hyfforddiant y maent hwy wedi ei gwblhau.

Cynigiwyd hyn gan Mrs Hughes a ddywedodd y dylai’r cyfathrebu fod yn gadarnhaol a chefnogol o ran codi ymwybyddiaeth o ofynion y Cod Ymddygiad. Awgrymodd y dylid cadw cofnodion hyfforddiant ar gyfer clercod a Chynghorwyr Tref a Chymuned. Dywedodd y Swyddog Monitro bod cofnodion presenoldeb ar gael ond nad oeddynt yn nodi nifer y clercod.

Dywedodd y Cynghorydd Heesom bod angen trafod hyn ymhellach mewn cyfarfod arall.

Cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro i gylchredeg dolen i’r dogfennau cefndir a restrir yn adran 6.01 yr adroddiad.

Crynhodd y Cadeirydd y prif bwyntiau a godwyd, a chytunwyd arnynt gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

(a)       Rhoi'r sleidiau a gynhyrchwyd ar gyfer yr hyfforddiant a ddarpwryd i Gynghrowyr Tref a Chymuned, a dolen i fideo Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru am ei rôl o ran ymddygiad cynghorwyr, ar wefan y Cyngor er mwyn i Gynghorwyr Tref a Chymuned eu gweld;

(b)       Cylchredeg yr holiadur archwiliad sgiliau i glercod Cynghorau Tref a Chymuned i weld pa glercod a chynghorwyr sydd wedi derbyn yr hyfforddiant; ac

(c)       Ystyried y camau nesaf yn ystod cyfarfod arall o’r Pwyllgor.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w  cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Darparodd y Swyddog Monitro y diweddariadau canlynol mewn perthynas ag eitemau a godwyd yn flaenorol.

·         Ymatebion gan gynghorau tref a chymuned ar yr ymweliadau arfaethedig a’r rhesymau posibl dros ddiffyg presenoldeb mewn sesiynau hyfforddi – dim ond un ymateb sydd wedi dod i law hyd yma, o blaid yr ymweliadau. Bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno yn ystod y cyfarfod nesaf ym mis Mawrth.

·         Crynodeb o gwynion Cod Ymddygiad yn eitem sefydlog ar y rhaglen.

·         Trefnu eitem ar wersi a ddysgwyd o Lyfr Achosion Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ddwywaith y flwyddyn – ar gyfer cyfarfod mis Ebrill.

·         Bydd y Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth am ddyddiad cyfarfod Fforwm Safonau Gogledd Cymru ym mis Mai 2018, a fydd yn cael ei gynnal gan Gyngor Gwynedd. Bydd y cyfarfod dilynol yn cael ei gynnal gan Sir y Fflint.

·         Dileu’r eitem ar Un Llais Cymru (Ionawr 2018) gan na dderbyniwyd ymateb.

PENDERFYNWYD:

Diweddaru'r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Roedd un aelod o’r cyhoedd yn bresennol.