Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 9 Ebrill 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Ebrill a chadarnhawyd eu bod yn gofnod cywir.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion a’r Cadeirydd i’w harwyddo fel cofnod cywir.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Eglurodd y Swyddog Monitro bod un cais am ollyngiad wedi’i dderbyn gan y Cynghorydd Dennis Hutchinson ac wedi ei gynnwys ar y rhaglen. Yn ogystal, derbyniwyd cais pellach am ollyngiad gan y Cynghorydd Hutchinson ac roedd copïau ohono ar gael yn y cyfarfod.

Roedd y cyntaf yn berthnasol i gais rhif 058212, ynghylch y tir gyfagos â Woodside Cottages, Bank Lane, Drury, Y Bwcle.  Derbyniwyd gollyngiad tebyg a’i gymeradwyo ar 5 Rhagfyr 2016, ond roedd bellach wedi dod i ben.

Eglurodd y Cynghorydd Hutchinson ei fod yn gwneud cais am ollyngiad oherwydd ei fod yn berchen ar dir sy’n agos at safle’r cais ac felly byddai datblygiad yno yn effeithio ar ei dir.

Gadawodd y Cynghorydd Hutchinson yr ystafell tra trafodwyd y gollyngiad.

Yn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes, rhoddodd y Swyddog Monitro enghreifftiau o geisiadau tebyg gan Aelodau eraill lle penderfynwyd caniatáu’r gollyngiadau.

Cytunwyd y byddai’r gollyngiad yn cael ei ganiatáu dan baragraffau (d) a (f), i siarad gerbron y Pwyllgor Cynllunio am bum munud a chyfathrebu â swyddogion yn ysgrifenedig, ond gadael y cyfarfod cyn y drafodaeth a’r bleidlais. Byddai’r gollyngiad yn berthnasol am gyfnod o 12 mis ac yn cynnwys ceisiadau tebyg yn ôl barn y Swyddog Monitro.  Dychwelodd y Cynghorydd Hutchinson i’r ystafell a chafodd wybod am y penderfyniad.

Ar destun yr ail ollyngiad, rhoddwyd gwybod i’r Swyddog Monitro bod amgylchiadau’r gollyngiad a geisir yn debyg ac ar yr un sail â’r cyntaf. Eglurodd y Cynghorydd Hutchinson bod hyn yn berthnasol i gais cynllunio 58489. Roedd yn berchen yn rhannol ar y tir y tu cefn i ‘Hillcrest’, oddi ar Mount Pleasant Road, y rhoddwyd caniatâd cynllunio iddo ar gyfer tai, ac roedd y safle o fewn milltir o safle’r cais presennol.

Gadawodd y Cynghorydd Hutchinson yr ystafell tra trafodwyd y gollyngiad. Yn dilyn cyngor gan y Swyddog Monitro bod y cais hwn yn debyg, caniataodd y Pwyllgor y gollyngiad dan baragraffau (d) a (f), i siarad gerbron y Pwyllgor Cynllunio am bum munud a chyfathrebu â swyddogion yn ysgrifenedig, ond gadael y cyfarfod cyn y drafodaeth a’r bleidlais. Byddai’r gollyngiad yn berthnasol am gyfnod o 12 mis ac yn cynnwys ceisiadau tebyg yn ôl barn y Swyddog Monitro. Dychwelodd y Cynghorydd Hutchinson i’r ystafell a chafodd wybod am y penderfyniad. 

PENDERFYNWYD:

Caniatáu gollyngiad i’r Cynghorydd Sir, Dennis Hutchinson, dan baragraffau (d) a (f) Rheoliadau (Caniatáu Gollyngiadau) Pwyllgorau Safonau (Cymru) 2001 i siarad gerbron y Pwyllgor Cynllunio am 5 munud a chyflwyno sylwadau ysgrifenedig ynghylch ceisiadau cynllunio 058212 a 58489, neu unrhyw gais tebyg, yn ôl barn y Swyddog Monitro. Bydd rhaid i’r Cynghorydd Hutchinson adael y cyfarfod wedi siarad a chyn trafod y ceisiadau a phleidleisio arnynt. Caniateir y gollyngiadau am gyfnod o 12 mis, yn dod i ben ar 3 Mehefin 2019.

Pwrpas:        Bod y Pwyllgor yn nodi’r nifer a’r math o gwynion.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad am Drosolwg ar Gwynion Moesegol, sy’n rhoi cyfanswm cyfredol y cwynion sy’n honni torri amod y Cod a gyflwynwyd i Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus dros Gymru. Mae’r cwynion yn gwahaniaethu rhwng y gwahanol Gynghorau a’r Cynghorwyr ond heb eu henwi.

Bu nifer sylweddol o gwynion ynghylch un Cyngor Tref ers yr adroddiad blaenorol. O’r cwynion hyn, roedd un wedi ei gyflwyno gan aelod o’r cyhoedd a phenderfynodd yr Ombwdsmon ei ymchwilio.

Yn ymateb i gwestiwn gan Julia Hughes, eglurodd y Swyddog Monitro y gellid ychwanegu llinell amser at y data mewn adroddiadau’r dyfodol.

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi nifer a math y cwynion; a

(b)       Chynnwys llinell amser gyda’r adroddiadau yn y dyfodol.

Pwrpas:        Bod y Pwyllgor yn nodi bod y dystiolaeth yn dynodi bod y systemau presennol i’w gweld yn gweithio ac nad oes angen adolygu cod ymddygiad aelodau.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad Adolygiad o Gôd Ymddygiad yr Aelodau ac eglurodd bod Deddf Llywodraeth Leol 2000 yn gofyn i’r Cyngor fabwysiadu Cod Ymddygiad ar sail model cenedlaethol.

Adolygodd y Cyngor ei Gôd ddiwethaf yn 2016 pan fu iddo fabwysiadu’r model cenedlaethol. Bu’r Cyngor yn ofalus ei fod yn ceisio sefydlu diwylliant gwaith ar sail gwaith ac ymddygiad proffesiynol, sy’n hanfodol er mwyn gostwng ymddygiad sy’n arwain at gwynion. O ganlyniad, roedd nifer y cwynion am y Cynghorwyr Sir yn isel ac yn is na’r cymedr yng Nghymru. Roedd y Cyngor hefyd yn gallu datrys cwynion lefel isel trwy drafodaeth a/neu’r broses ddatrys leol heb fod angen cwyn ffurfiol.

            Yn ymateb i sylwad gan Rob Dewey, dywedodd y Swyddog Monitro y gallai roi manylion dienw'r cwynion yn 2017 a rhannu’r wybodaeth â’r Pwyllgor. 

            Gofynnodd y Cynghorydd Johnson a oedd y Cyngor yn enwebu Cynghorwyr i gyrff heb Godau Ymddygiad. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod a bod llawer o gyrff allanol. Byddai Cod Ymddygiad y Cyngor yn berthnasol os nad oedd gan y cyrff eu codau eu hunain.

            Awgrymodd Julia Hughes y dylid anfon nodyn atgoffa i Glercod Cynghorau Tref a Chymuned i atgoffa’r Aelodau am y Cod Ymddygiad . Eglurodd y Swyddog Monitro bod gan bob Cyngor Tref a Chymuned ei Gôd Ymddygiad ei hun, ond bod modd anfon nodyn atgoffa. 

PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi bod y dystiolaeth yn dangos bod y systemau i’w gweld yn gweithio ac nad oes angen adolygu Cod Ymddygiad yr Aelodau;

(b)       Anfon data dienw i’r Pwyllgor am y cwynion yn 2017; ac

(c)       Anfon nodyn atgoffa at Glercod Cynghorau Tref a Chymuned am y Cod Ymddygiad.

Pwrpas:        Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y pwyllgor yn y dyfodol yn ymwneud â lefel presenoldeb mewn digwyddiad hyfforddi ym maes cod ymddygiad Aelodau a gyflwynwyd i Gynghorwyr Tref a Chymuned gan y Swyddog Monitro ar 1 Mai 2018.

Mae’r Dirprwy Swyddog Monitro yn cyflwyno sesiwn hyfforddi pellach ar God ymddygiad Aelodau ym mis Medi 2018 a bydd adroddiad mewn cyfarfod Pwyllgor yn y dyfodol yn ymwneud â lefelau presenoldeb yn y digwyddiad hyfforddi hwnnw.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar Hyfforddiant ar gyfer Cynghorwyr Tref a Chymuned a oedd yn rhoi manylion lefel y presenoldeb mewn digwyddiadau hyfforddi ar Gôd Ymddygiad Aelodau cyn ac yn dilyn etholiadau 2017.

            Yn dilyn cwestiwn gan Julia Hughes, eglurodd y Swyddog Monitro y cyhoeddid y sesiynau hyfforddi trwy Fforwm y Sir, yn cynnwys darparu’r deunydd hyfforddi oedd ar gael. Awgrymodd y gallai aelodau’r Pwyllgor Safonau hyrwyddo unrhyw sesiynau hyfforddi yn y dyfodol mewn unrhyw Gynghorau Tref a Chymuned y byddent yn ymweld â nhw yn y dyfodol.

            Byddai manylion presenoldeb yn sesiwn hyfforddi 1 Mai mewn adroddiad yn y dyfodol, ynghyd â manylion y sesiwn a fyddai ym mis Medi. Awgrymodd Julia Hughes y gellid cynnwys manylion y sesiwn hyfforddi a gynhelir ym mis Medi, ynghyd â nodyn atgoffa i Glercod y Cynghorau Tref a Chymuned am y Cod Ymddygiad.

PENDERFYNWYD:

(a)       Dod ag adroddiad i gyfarfod y Pwyllgor yn y dyfodol ar lefel presenoldeb yn y digwyddiad hyfforddi a gynhaliwyd gan y Swyddog Monitro ar 1 Mai 2018 i Gynghorwyr Cynghorau Tref a Chymuned ar Gôd Ymddygiad Aelodau;

(b)       Y bydd y Dirprwy Swyddog Monitro’n cynnal sesiwn hyfforddi arall ar Gôd Ymddygiad Aelodau ym mis Medi 2018 a bod adroddiad ar y lefelau presenoldeb yn y sesiwn hyfforddi honno yn dod gerbron y Pwyllgor yn y dyfodol; ac

(c)        Anfon manylion y digwyddiad hyfforddi ym mis Medi at Glercod y Cynghorau Tref a Chymuned ynghyd â’r nodyn atgoffa am y Cod Ymddygiad.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w  cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol a gofyn am awgrymiadau ar gyfer unrhyw eitemau.

Dywedodd Rob Dewey bod cyfarfod Fforwm Safonau Gogledd Cymru wedi ei drefnu yn hwyrach yn y mis ac awgrymodd roi eitem ar yr agenda gydag adborth o’r cyfarfod hwnnw.

Dywedodd Julia Hughes na wnaed penderfyniad ynghylch pa aelodau’r Pwyllgor a fyddai’n ymweld â pha Gynghorau Tref a Chymuned. Awgrymodd y Swyddog Monitro y gellid rhannu’r Gwaith papur ar gyfer yr ymweliadau ond nid ym mhrif gyfarfod y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, yn cynnwys y testunau a awgrymwyd.

Roedd un aelod o’r cyhoedd yn bresennol.