Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 5 Mawrth 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 5 Mawrth 2018.

PENDERFYNWYD:

Y dylid cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir ac y dylai'r Cadeirydd eu llofnodi.

Pwrpas:        Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:        Hysbysu Aelodau o drefniadau ymarferol ac ariannol ymweld â Chynghorau Tref a Chymuned.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar y trefniadau ymarferol ac ariannol i ymweld â Chynghorau Tref a Chymuned, ar ôl trafod yn y cyfarfod blaenorol.

Er nad oedd yr ymweliadau arfaethedig yn bodloni meini prawf rheolau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol mewn perthynas â thaliadau i aelodau annibynnol, roedd y Cyngor yn gallu talu costau teithio.  Roedd ffurflen hawlio costau wedi’i hatodi i’r adroddiad, ynghyd â'r pecyn gwaith awgrymedig i sicrhau cysondeb wrth gynnal yr ymweliadau a darparu adborth i’r Pwyllgor.

Roedd ffurflen hawlio lwfans presenoldeb hefyd wedi’i darparu a dywedwyd wrth aelodau annibynnol am ei defnyddio pan oeddent yn bresennol yng nghyfarfodydd y Pwyllgor a digwyddiadau perthnasol.  Roedd yr adroddiad hefyd yn manylu ar newid i’r amseroedd paratoi y cytunwyd arnynt ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Y dylai Aelodau sy’n ymweld â Chynghorau Tref a Chymuned er mwyn arsylwi allu hawlio costau teithio am wneud hynny; a

 (b)      Y dylai Aelodau nodi’r ‘pecyn gwaith’ awgrymedig i gynnal ymweliadau.

Pwrpas:        Cymeradwyo fformat yr adroddiadau blynyddol cyn anfon nodyn atgoffa at Aelodau yngl?n â'r cyfle i gael copi o’u hadroddiadau ar wefan y Cyngor.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad ar drefniadau i Aelodau'r Cyngor gyhoeddi adroddiadau blynyddol, yn unol â chanllawiau a roddwyd dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.  Roedd hwn yn rhoi diweddariad ar y mater a gyflwynwyd yn flaenorol ym mis Chwefror 2016.

Er mwyn cywirdeb, nodwyd y dylai paragraff 1.07 gyfeirio at adroddiadau blynyddol ac nid ffurflenni.

Er nad oedd rhaid i Aelodau’r Cyngor lunio adroddiadau blynyddol, roedd y ddeddfwriaeth yn rhoi dyletswydd ar gynghorau i sicrhau bod trefniadau i gyhoeddi adroddiadau blynyddol ar gyfer y rhai a ddewisai wneud hynny.  Oherwydd bod nifer o Gynghorwyr newydd, awgrymwyd y dylid rhoi nodyn atgoffa bod trefniadau o'r fath ar waith a gofyn i'r Aelodau hynny a ddewisodd greu eu newyddlen eu hunain gadarnhau pa mor aml y gwnaethant hynny dros y 12 mis diwethaf.  Awgrymwyd y dylid dweud hyn wrth Aelodau bob blwyddyn.

Soniodd Mr Rob Dewey am y nifer isel o Aelodau a ddewisodd lunio adroddiad blynyddol.  Eglurodd y Swyddog Monitro bod canlyniadau arolwg blaenorol yn dangos ei bod yn well gan y mwyafrif lunio eu newyddlen eu hunain.

Awgrymodd Mrs Julia Hughes y dylid newid geiriad yr argymhelliad i'w gwneud yn eglur y gall pob Aelod ddewis a oeddent am lunio adroddiad blynyddol neu newyddlen ai peidio, ac nad oedd unrhyw un yn orfodol.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Johnson at ffyrdd mwy effeithiol o gyfathrebu, fel y cyfryngau cymdeithasol, a ddefnyddid gan rai Aelodau i ymgysylltu ag etholwyr.

Cytunodd y Pwyllgor ar newid i’r geiriad ar gyfer Argymhelliad 2 i adlewyrchu’r sylwadau hyn.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Atgoffa Aelodau’r Cyngor o'r trefniadau i gyhoeddi adroddiadau blynyddol drwy anfon y templed (a oedd wedi'i atodi fel atodiad A i'r adroddiad hwn) ar e-bost at yr Aelodau a’u cyfeirio at y Canllawiau;

 (b)      Gofyn i’r Aelodau hynny sy'n dewis peidio â llunio adroddiad blynyddol gadarnhau a ydynt yn dewis cyfathrebu drwy sianelau eraill, er enghraifft, drwy newyddlen, y cyfryngau cymdeithasol, ac ati, a rhoi gwybod i’r Swyddog Monitro pa mor aml y defnyddiwyd dulliau cyfathrebu o'r fath dros y deuddeg mis diwethaf; ac

(c)       Anfon y nodyn atgoffa a gweithredu'r cais a nodwyd ym mharagraffau (a) a (b) dan yr argymhelliad hwn yn flynyddol.

Pwrpas:        Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w  cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at y cyfarfod nesaf ar 14 Mai lle mai'r brif eitem fyddai trafod hyfforddiant ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned.  Dywedodd ei fod wedi cael cais i gynnal sesiwn hyfforddi o’r fath yng Nghyngor Cymuned Llaneurgain.  Cytunodd y Pwyllgor, os nad oedd unrhyw fater arall ar gyfer 14 Mai (gan gynnwys ceisiadau am ollyngiadau), y byddai’r cyfarfod yn cael ei ganslo ac y byddai’r eitem ar hyfforddiant yn cael ei symud i gyfarfod mis Mehefin.

Nid oedd y Swyddog Monitro wedi cael gwybod eto am ddyddiad cyfarfod Fforwm Safonau Gogledd Cymru ym mis Mai, ond byddai'n rhoi gwybod i aelodau annibynnol pan oedd wedi'i gadarnhau.  Byddai’r pwnc a awgrymwyd yn flaenorol gan Mrs Phillipa Earlam yn cael ei gyflwyno ar gyfer y rhaglen.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Roedd dau aelod o’r cyhoedd yn bresennol.