Rhaglen a chofnodion

Pwrpas: I derbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Datganodd y Cynghorydd Heesom gysylltiad personol sy'n rhagfarnu yn eitem rhif 4 ar y rhaglen ar geisiadau am oddefebau sy'n gysylltiedig â Chyngor Cymuned Mostyn.   Gadawodd yr ystafell pan ystyriwyd y ceisiadau am oddefeb.

Pwrpas: I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 5 Mehefin 2017   

 Ar gyfer cofnod rhif 1, Cworwm, ac mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Molyneux, eglurodd y Swyddog Monitro y byddai'n dosbarthu rhestr i aelodau'r Pwyllgor a oedd yn darparu manylion yngl?n â phryd y penodwyd yr aelodau cyfetholedig ac at ba ddyddiad y byddent yn gwasanaethu.

Ar gofnod rhif 6, Cyflwyniad Aelodau, dywedodd Mr Molyneux nad oedd wedi derbyn manylion y partïon gwleidyddol yn dilyn yr etholiad.  Eglurodd yr Arweinydd Tîm – Gwasanaethau Pwyllgor y byddai'n dosbarthu'r manylion i holl aelodau'r Pwyllgor.

Ar gofnod rhif 7, Gweithdrefn Ddatrys Leol ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned, eglurodd y Swyddog Monitro ei fod wedi ysgrifennu at Glercod Cynghorau Tref a Chymuned i egluro penderfyniad y Pwyllgor.   Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf Fforwm y Sir.   Nododd Mr Duggan-Keen ei fod yn ymwybodol bod Cyngor Sir Ddinbych wedi mabwysiadu gweithdrefn ddatrys leol ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned ac eglurodd y Swyddog Monitro nad oedd yn ymwybodol ohono ond y byddai'n holi ei gydweithwyr yn Sir Ddinbych. 

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas: Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Ar ôl cyhoeddi'r rhaglen, derbyniwyd pedwar cais am oddefeb gan y Cynghorydd Sir - Clive Carver, Cynghorydd Cymuned Mostyn - Peter Gibbons, Cynghorydd Cymuned Mostyn -Angela Tattum a Chynghorydd Cymuned Mostyn – David Roney.   Eglurodd y Cadeirydd bod y goddefebau gan Gynghorwyr Cymuned Mostyn yr un fath, felly byddent yn cael eu trafod gyda'i gilydd.

Cynghorydd Sir - Clive Carver

             Gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried cais am oddefeb a gyflwynwyd gan y Cynghorydd Sir, Clive Carver, "er mwyn gallu cyfathrebu, yn ysgrifenedig, dros y ffôn neu'n bersonol, gyda Chlerc Cyngor Cymuned Penarlâg ac er mwyn gallu trafod y mater gyda Chynghorwyr Cymuned eraill Penarlâg, yn a thu allan i gyfarfodydd Cyngor Cymuned Penarlâg, yn enwedig gan fod pedwar o Gynghorwyr Cymuned Penarlâg ar Bwyllgor Rheoli Sefydliad Penarlâg".   

            Eglurodd y Cynghorydd Carver bod yr oddefeb yn ymwneud â gwaith i Siambr y Cyngor yng Nghyngor Cymuned Penarlâg.   Roedd yn aelod o Gyngor Cymuned Penarlâg a oedd yn rhentu Siambr y Cyngor gan Sefydliad Penarlâg ac roedd yn Gadeirydd y Pwyllgor Rheoli ar gyfer y corff.   Yn dilyn cynnydd yn nifer Cynghorwyr Ward Ewloe o bedwar i saith yn dilyn etholiadau mis Mai 2017, penderfynwyd yn flaenorol y dylid archwilio'r dull gorau o ddarparu lle ar gyfer yr Aelodau ychwanegol yn Siambr y Cyngor,  ac yn ddelfrydol y dylid cyflawni'r gwaith fel y byddai'n barod ar gyfer y cyfarfod yn dilyn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.    Ei ddealltwriaeth oedd y byddai'r Cyngor Cymuned yn arwain y gwaith dylunio a byddent yn ymgynghori â'r Pwyllgor Rheoli yngl?n â chynlluniau'r gwaith.   Roedd y broses wedi oedi ac yn anodd ei symud ymlaen.  

            Ceisiodd y Swyddog Monitro ychydig o eglurder ar ba sail yr oedd y Cynghorydd Carver wedi'i benodi i gorff Sefydliad Penarlâg.   Eglurodd y Cynghorydd Carver ei fod wedi'i benodi gan Gyngor Cymuned Penarlâg yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.   Yn dilyn yr eglurhad hwnnw, eglurodd y Swyddog Monitro nad oedd y Cynghorydd Carver angen goddefeb gan fod paragraff 12(2)(a)(iii) o God Ymddygiad yr Aelodau yn golygu fod ei gysylltiad yn un personol ac nid yn un sy'n rhagfarnu.   Roedd hyn oherwydd ei fod wedi'i benodi i'r corff gan y Cyngor Cymuned.   Ychwanegodd pe bai cais cynllunio yn cael ei gyflwyno mewn perthynas â'r gwaith yna ni fyddai'r eithriad hwn yn berthnasol.   Byddai llythyr yn cael ei anfon at y Cynghorydd Carver gan y Swyddog Monitro gan ddarparu manylion a fyddai'n cynnig amddiffyniad digonol pe bai'r angen ac yn egluro'r sefyllfaoedd lle na fyddai'r eithriad yn berthnasol.

Cynghorwyr Tref Mostyn - Peter Gibbons, Angela Tattum a David Roney 

            Ar ôl datgan cysylltiad yn y rhan hon o'r eitem, gadawodd y Cynghorydd Heesom yr ystafell.            

Darparodd y Dirprwy Swyddog Monitro fanylion am gefndir y ceisiadau ar gyfer eitem ar raglen Cyngor Cymuned Mostyn a oedd yn ceisio cyllid cyfatebol ar gyfer Gr?p Chwaraeon a Hamdden Mostyn (rhif elusen 1170389) gyda 70% pellach gan Cadwyn Clwyd i sicrhau cais am grant LEADER o'r rhaglen datblygu gwledig.   Roedd y tri Cynghorydd Cymuned yn ymddiriedolwyr.    Eglurodd y  ...  view the full Cofnodion text for item 12.

I adrodd ar unrhyw arsylwadau ar ail benodi’r Cynghorydd Duggan-Keen

Eglurodd y Swyddog Monitro bod adroddiad wedi'i gyflwyno i Gyfarfod Blynyddol y Cyngor yn argymell bod y Cynghorydd Duggan-Keen, cynrychiolydd presennol Cynghorau Tref a Chymuned ar y Pwyllgor Safonau, yn cael ei ail-benodi am dymor pellach a oedd wedi'i gytuno.

                        Gofynnodd y Cynghorydd Johnson am fanylion y broses o enwebu cynrychiolwyr ar gyfer y rôl.    Eglurodd y Swyddog Monitro ei fod wedi ymgynghori â'r Cynghorau Tref a Chymuned yn gofyn am eu harsylwadau ar ail-benodi'r Cynghorydd Duggan-Keen neu a oedd ganddynt enwebiadau amgen i'w cynnig.   Dim ond dau ymateb a gafwyd, ac nid oedd yr un o'r ddau yn wrthwynebiadau i'r ailbenodiad. 

                        Mewn ymateb i gwestiwn pellach, eglurodd y Swyddog Monitro mai tymor y penodiad oedd 5 mlynedd ac erbyn hynny byddai'r Cynghorydd Duggan-Keen wedi gwasanaethu'r nifer uchaf posibl o gyfnodau yn y swydd.  Yn dilyn y drafodaeth, cytunwyd y byddai'r Swyddog Monitro yn cysylltu â Llywodraeth Cymru i egluro'r anawsterau a wynebwyd gan fod angen dechrau'r broses recriwtio cyn yr etholiad nesaf heb wybod pwy fyddai'n cael eu hethol.

            PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi nad oedd unrhyw Gyngor Tref neu Gymuned yn gwrthwynebu ailbenodiad y Cynghorydd Duggan-Keen;

(b)       Bod y Swyddog Monitro yn cysylltu â Llywodraeth Cymru i dynnu sylw at yr anawsterau gydag amseru'r broses recriwtio; a

(b)       Bod adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ym mis Medi gan argymell bod y Cynghorydd Duggan-Keen yn cael ei ailbenodi am dymor arall.

I roi'r wybodaeth ddiweddaraf ar hyfforddiant cynghorau tref a chymuned          

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r adroddiad ac egluro bod y Cyngor wedi darparu tair sesiwn hyfforddiant ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned ar y Cod Ymddygiad a Llywodraethu ac roedd 54 cynghorydd o 23 Cyngor wedi'u mynychu.

                        Oherwydd bod nifer o Cynghorau heb gael digon o ymgeiswyr ar gyfer yr etholiad ac y bu'n rhaid iddynt gyfethol Cynghorwyr, byddai nifer o Gynghorwyr wedi methu mynychu'r sesiynau hyfforddiant a gynhaliwyd.   Felly byddai sesiwn hyfforddiant bellach yn cael ei chynnal ym mis Medi, byddai'r dyddiad yn cael ei gadarnhau.

                        Gofynnodd y Swyddog Monitro a oedd unrhyw aelodau o'r Pwyllgor Safonau yn dymuno cymryd rhan yn y sesiwn hyfforddiant honno, a dywedodd Mr Dewey yr hoffai gymryd rhan.   Dywedodd y Cadeirydd y gallai cymryd rhan yn amodol ar ei argaeledd. 

                        Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, eglurodd y Swyddog Monitro y cynhelir sesiwn hyfforddiant flynyddol ar gyfer Cynghorau Tref a Chymuned a fyddai'n ymdrin â'r un testunau, fodd bynnag, byddai'n cysylltu â nhw i ofyn a oedd ganddynt unrhyw beth penodol yr hoffent dderbyn hyfforddiant arno.   Yn dibynnu ar yr ymateb a'r meysydd yr oeddent yn teimlo eu bod angen hyfforddiant arnynt, byddai angen iddynt geisio cytundeb gan y Prif Swyddogion perthnasol y gallent ddarparu'r adnodd hynny.   Dewis amgen fyddai sesiynau hyfforddiant penodol cyn cyfarfodydd y Fforwm Cymunedol.   Byddai'n trafod yr opsiynau gyda chydweithwyr.

            PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi'r hyfforddiant a ddarperir ynghyd â'r dyddiad ychwanegol a drefnwyd ar gyfer mis Medi; a

(b)       Bod y Swyddog Monitro yn cysylltu â Chynghorau Tref a Chymuned i ofyn a oeddent angen unrhyw hyfforddiant ar unrhyw destunau penodol. 

I Ddiweddaru'r Pwyllgor ar yr Adroddiad Blynyddol

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad a oedd yn darparu manylion o gyfarfodydd blaenorol lle y trafodwyd adroddiadau blynyddol gan Aelodau.

                        Ym mis Mai 2016, penderfynodd y Pwyllgor Safonau "Y cysylltir ag Aelodau ym mis Mai bob blwyddyn gyda thempled o adroddiad blynyddol ac y dylid eu cynghori y byddai unrhyw adroddiadau yn cael eu rhoi ar wefan y Cyngor gan y Gwasanaethau Democrataidd".   Yn dilyn yr etholiadau lleol, ac yn unol â'r cofnod hwnnw, roedd yn briodol atgoffa'r Aelodau o'r weithdrefn honno yn awr.

                        Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, eglurodd y Swyddog Monitro nad oedd yn ofynnol bod Aelodau yn cynhyrchu adroddiad blynyddol, ond roedd yn ofynnol bod y Cyngor yn eu cyhoeddi ar y wefan os oeddent yn cael eu cynhyrchu.   Ychwanegodd fod nifer o Aelodau yn cynhyrchu newyddlenni helaeth ac felly efallai nad oeddent yn dymuno cynhyrchu adroddiad blynyddol .

                        Yn dilyn trafodaeth cydnabu'r Pwyllgor fanteision cyfryngau cymdeithasol pe baent yn cael eu defnyddio'n briodol ac fe gytunwyd y byddai canllaw CLlLC ar y defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn cael eu dosbarthu i'r holl Aelodau. 

            PENDERFYNWYD:

(a)       Y dylid cynghori'r holl Aelodau o'r gweithdrefnau ar gyfer ysgrifennu adroddiadau blynyddol; a

(b)       Bod canllawiau CLlLC ar y defnydd o gyfryngau cymdeithasol yn cael eu dosbarthu i'r holl Aelodau.

Pwrpas: Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w  cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r rhaglen gwaith i'r dyfodol a gwahodd testunau ar gyfer sesiynau hyfforddiant yn y dyfodol.   

Eglurodd bod y cyfarfod ar 2 Hydref 2017 yn gyfarfod ar y cyd gyda'r Cynghorau Tref a Chymuned.   Byddai'r Ombwdsmon, Mr Nick Bennett, yn bresennol yn y cyfarfod ac awgrymodd y byddai Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus yn eitem addas ar gyfer y cyfarfod, ac fe gefnogwyd y cynnig.  Cytunwyd y byddai unrhyw gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor Safonau yn cael eu cyflwyno i'r Swyddog Monitro erbyn diwedd mis Gorffennaf ac y byddent yn cael eu hanfon at yr Ombwdsmon er mwyn caniatáu digon o amser i baratoi ymatebion.   Byddai'r Swyddog Monitro hefyd yn cynnig yr un peth i'r Cynghorau Tref a Chymuned a byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Safonau ym mis Medi cyn y cyfarfod ar y cyd ym mis Hydref.

Cytunwyd ar yr eitemau canlynol ar gyfer cyfarfod mis Medi:

·         Cyfnod swydd ar gyfer aelodau lleyg Pwyllgorau Safonau; ac

·         Adolygu goddefebau.

            PENDERFYNWYD:

(a)       Nodi’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gan gynnwys yr eitemau uchod; a

(b)       Bod y Swyddog Monitro yn cysylltu â Chynghorau Tref a Chymuned i ofyn bod unrhyw gwestiynau y maent yn dymuno eu gofyn i'r Ombwdsmon yn y cyfarfod ar y cyd ym mis Hydref yn cael eu hanfon ato erbyn diwedd mis Gorffennaf, gan gynnwys y rhai a gyflwynwyd gan aelodau'r Pwyllgor Safonau.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.