Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Roedd y Cynghorydd Andrew Parkhurst yn datgan cysylltiad personol sy’n rhagfarnu ar y Trosolwg o Gwynion Moesegol a gadawodd y cyfarfod ar gyfer yr eitem honno.    Yn ystod trafodaeth ar yr un eitem, roedd y Cynghorydd Bernie Attridge yn datgan cysylltiad personol ac roedd yn arsylwi’r cyfarfod.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 15 Mai 2023.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mai 2023, fel y’u cynigiwyd a’u heiliwyd gan Jacqueline Guest a’r Cynghorydd Antony Wren.

Materion yn Codi

Cofnod rhif 2 - roedd canlyniadau’r arolwg ar newyddlenni wedi’i ohirio tan y cyfarfod ym mis Medi. 

Cofnod rhif 4 - roedd y Swyddog Monitro wedi ailddosbarthu’r Cod Ymddygiad Gweithwyr a gwahodd ymatebion erbyn y dyddiad cau. 

Cofnod rhif 8, penderfyniad (b) - rhoddodd y Swyddog Monitro adborth yn dilyn cysylltiad gyda Chyngor Cymuned Bagillt i drosglwyddo'r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor.  

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel cofnod cywir.

Derbyn unrhyw geisiadau am oddefebau.

Bydd aelodau'r wasg / y cyhoedd yn gallu aros yn y cyfarfod tra bydd cais am ryddhad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor a bydd yn gallu dychwelyd i glywed penderfyniad y Pwyllgor. Fodd bynnag, o dan Baragraff 18C Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 bydd y Pwyllgor yn gwahardd y wasg a'r cyhoedd o'r cyfarfod tra bydd yn ystyried unrhyw gais am ryddhad.

Dim.

Derbynadroddiadau ar lafar gan Aelodau Annibynnol y Pwyllgor am eu hymweliadau i’r cynghorau canlynol:

·         Cyngor Cymuned Brychdyn a Bretton (Mark Morgan - 21.03.23)

·         Cyngor Cymuned Sealand (Jacqueline Guest - 17.04.23)

·         Cyngor Cymuned Nercwys (Julia Hughes - 26.04.23)

·         Cyngor Cymuned Kinnerton Uchaf (Cllr Ian Papworth - 23.05.23)

·         Cyngor Tref Bwcle (Mark Morgan - 23.05.23)

Gwahoddodd y Cadeirydd aelodau o’r pwyllgor i gyflwyno eu hadroddiadau ar yr ymweliadau canlynol:

·         Mark Morgan - Cyngor Cymuned Brychdyn a Bretton ar 21 Mawrth

·         Jacqueline Guest - Cyngor Cymuned Sealand ar 17 Ebrill

·         Cadeirydd - Cyngor Cymuned Nercwys ar 26 Ebrill

·         Cynghorydd Ian Papworth - Cyngor Cymuned Higher Kinnerton ar 23 Mai

·         Mark Morgan - Cyngor Tref Bwcle ar 23 Mai

Yn ystod trafodaeth ar yr adborth ac mewn ymateb i ymholiad, eglurodd y Swyddog Monitro fod Cynghorwyr yn gallu eistedd ar fwy nag un Cyngor Tref/Cymuned a bod yn rhaid cynnal cyfarfodydd cyfan neu’n rhannol o bell. 

Mewn ymateb i bryderon am ymddygiad annerbyniol tuag at Glerc a arsylwyd mewn un cyfarfod, atgoffodd y Swyddog Monitro y Pwyllgor am ei gyfrifoldeb yn yr ymweliadau.    Trafodwyd y posibilrwydd ar gyfer ymweliad pellach i gyfarfod pellach i weld pa un a wnaed unrhyw welliannau.    Yn y cyfamser, cytunwyd y byddai’r Cadeirydd a’r Swyddog Monitro yn codi’r pryderon gyda Chlerc a Chadeirydd y Cyngor hwnnw ac yn ysgrifennu at y Cynghorydd perthnasol i amlygu effaith ei ymddygiad.    Cafodd yr argymhelliad hwn ei gynnig gan Jacqueline Guest a’r Cynghorydd Teresa Carberry.

Codwyd y pwyntiau canlynol a oedd i’w bwydo’n ôl i gefnogi Cynghorau Tref a Chymuned yn eu gweithdrefnau:

·         Roedd rhaglenni wedi eu paratoi ac yn cynnwys eitem ar ddatgan cysylltiad. 

·         Roedd cyfarfodydd yn cael eu cadeirio a’u cefnogi’n dda, oedd yn ffactor pwysig i helpu i fynd i’r afael ag unrhyw faterion oedd yn codi. 

·         Roedd y Pwyllgor yn falch i nodi bod ei adborth o ymweliadau blaenorol o gymorth. 

·         Mewn ymateb i’r materion a godwyd mewn un cyfarfod, dylid atgoffa Cynghorwyr o’r angen i fod yn barchus a chwrtais gyda swyddogion yn ogystal â chyd Gynghorwyr, i sicrhau bod cyfarfodydd cyhoeddus o’r fath yn cael eu cynnal mewn modd broffesiynol. 

·         Dylai cyfranogwyr sy’n ymuno â chyfarfodydd o bell wneud hynny’n fuan i helpu i ddatrys unrhyw faterion technegol ac atal unrhyw oedi yn y busnes i’w drafod, gan gydnabod mai un person yn unig ddylai siarad ar unrhyw adeg.  

Cafodd yr argymhelliad yn yr adroddiad ei gynnig gan David Davies a’i eilio gan y Cynghorydd Carberry.

PENDERFYNWYD:

(a)       Derbyn yr adroddiadau llafar a rhoi adborth i’r Cynghorau Tref a Chymuned; a

(b)       Bod y Cadeirydd a’r Swyddog Monitro yn codi pryderon y Pwyllgor am ymddygiad mewn cyfarfod penodol gyda Chlerc a Chadeirydd y Cyngor Cymuned perthnasol ac ysgrifennu at y Cynghorydd am effaith ei ymddygiad.

Bod y Pwyllgor yn cytuno ar rota o ymweliadau mewn Cyfarfodydd Pwyllgor a'r canllawiau ar sut y dylid eu cynnal.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad i gytuno ar y broses i Aelodau Annibynnol o’r Pwyllgor sy’n mynychu ac yn arsylwi cyfarfodydd y Cyngor, Cabinet a Phwyllgorau’r Cyngor Sir yn yr un modd ag yr oeddent wedi mynychu cyfarfodydd Cyngor Tref a Chymuned.    Roedd y gyfres olaf o ymweliadau wedi eu cynnal yn ystod 2021 a chytunwyd yn y cyfarfod diwethaf bod adroddiad yn cael ei ystyried ar drefniadau i drefnu ail rownd o ymweliadau. 

Yn ystod trafodaeth, roedd y Swyddog Monitro yn egluro’r canlynol:  

·           Un ymweliad gan un Aelod Annibynnol i bob un o’r 12 Pwyllgor, gyda’r dewis i ddau o bobl fynychu’r Cyngor Sir os bydd angen. 

·           Mae’n bosibl y bydd cyfranogwyr yn dymuno ymuno o bell yr un fath ag aelodau o’r cyhoedd. 

·           Ble mae rhaglen yn cynnwys eitem gyfrinachol ac yn dibynnu ar y testun, gofynnir i Gadeirydd y Pwyllgor hwnnw ystyried caniatáu i’r Aelod Annibynnol aros yn y cyfarfod os yw hynny’n briodol.   Yr Aelod Annibynnol i’w ddyrannu i’r cyfarfod hwnnw i gael ei hysbysu am y penderfyniad cyn mynychu. 

·           Y tîm Gwasanaethau Democrataidd i hysbysu pob Cadeirydd Pwyllgor pa Aelod Annibynnol fyddai’n mynychu i arsylwi eu cyfarfod. 

·           Dylid adrodd ar adborth o’r ymweliadau i’r Pwyllgor Safonau yn yr un modd ag ymweliadau a wnaed i Gynghorau Tref a Chymuned. 

·           Byddai Cadeiryddion Pwyllgor yn ymwybodol yr adroddir ar adborth i’r Pwyllgor Safonau gan fod dolenni i raglenni yn cael eu rhannu gyda holl Aelodau Etholedig.

·           Byddai’r adborth hefyd yn cael ei rannu gydag Arweinwyr Gr?p.

·           Yr Aelod Annibynnol i dderbyn datganiad byr ar ddiben yr ymweliadau i’w ddarllen allan mewn cyfarfodydd, os gofynnir iddynt wneud hynny.

Cytunwyd y byddai’r tîm Gwasanaethau Democrataidd yn dosbarthu’r rhestr o gyfarfodydd i wahodd y pum Aelod Annibynnol a’r cynrychiolydd Cyngor Tref/Cymuned i ddewis dau gyfarfod yr un, i gwblhau’r rota. 

Ar y sail hynny, cafodd yr argymhelliad ei gynnig gan Mark Morgan a’i eilio gan Gill Murgatroyd.

PENDERFYNWYD:

Bod y rhestr o gyfarfodydd yn cael ei dosbarthu i wahodd cyfranogwyr i ddewis dau gyfarfod yr un, er mwyn cytuno ar y rota presenoldeb a chanllawiau ar gyfer sut y dylid cynnal ymweliadau.

Bod y Pwyllgor yn nodi’r nifer a’r math o gwynion.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad a roddai grynodeb ar y cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn honni bod y Cod wedi’i dorri.  Roedd yr adroddiad yn crynhoi manylion y nifer a’r mathau o gwynion a oedd yn cael eu gwneud, a chanlyniad yr ystyriaeth gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.     Ers yr adroddiad diwethaf, derbyniwyd saith o gwynion, gydag un ohonynt yn cael eu hymchwilio.  Byddai cwyn bellach a dderbyniwyd ar ôl cyhoeddi’r rhaglen yn cael ei chynnwys yn yr adroddiad diweddaru nesaf. 

Nodwyd yn dilyn trafodaethau gydag Arweinwyr Gr?p, byddai’r rhaglen hyfforddi Aelodau a ddatblygir ar hyn o bryd yn cael ei datblygu yn cynnwys sesiwn ar gyfathrebu parchus gydag eraill, boed yn bersonol neu drwy’r cyfryngau cymdeithasol. 

Mewn ymateb i bryderon am adroddiadau sy’n weddill o flynyddoedd blaenorol, cytunodd y Swyddog Monitro i gysylltu ag Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ran y Pwyllgor i holi am ddyddiadau cwblhau. 

Sylwyd bod rhai cwynion yn ymwneud â’r un unigolyn oedd yn arwain at awgrym am fwy o wybodaeth i gael ei rhannu mewn sesiwn gaeedig i nodi unrhyw batrymau ymddygiad ac ystyried pa un a oedd ymyrraeth yn briodol. 

Roedd y Swyddog Monitro yn cynghori’r Pwyllgor yn erbyn cymryd camau o’r fath tra roedd cwynion yn parhau i gael eu hymchwilio ac ni phenderfynwyd a oedd y Cod wedi’i dorri ai peidio eto.   Eglurodd fod yna nifer o gwynion yn ymwneud ag unigolyn oedd wedi cau heb unrhyw ymchwiliad pellach, roedd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn aml yn cynnwys sylw i adlewyrchu nad oedd yr ymddygiad wedi’i esgusodi y dylid eu hystyried gan yr unigolyn hwnnw.

Tra’n cydnabod yr angen i atal materion rhag codi, roedd y Pwyllgor yn nodi’r cyngor ac yn cydnabod nad oedd ymyrraeth yn briodol ar hyn o bryd. 

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Antony Wren a'r Cynghorydd Ian Papworth.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y nifer a mathau o gwynion yn cael eu nodi; a

(b)       Bod y Swyddog Monitro yn cysylltu ag Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ran y Pwyllgor i holi am benderfyniad adroddiadau sy’n weddill o flynyddoedd blaenorol.

Darparu adborth gan Fforwm Cenedlaethol y Pwyllgorau Safonau a gynhaliwyd ar 30ain Mehefin.

Roedd y Cadeirydd yn darparu adborth o gyfarfod mis Mehefin o Fforwm Cenedlaethol y Pwyllgorau Safonau a dywedodd y byddai cofnodion cyfarfodydd ar gael yn y dyfodol. 

Roedd yr adroddiad ar lafar yn cynnwys gwybodaeth ar gyflwyniad a roddwyd gan Gadeirydd y Bwrdd Ymgynghorol Ymchwil o’r Pwyllgor ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus ar weithredu argymhellion yn yr adroddiad Safonau Moesegol Llywodraeth Leol a gyhoeddwyd yn 2019.    Roedd y wybodaeth ddiweddaraf gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ystadegau presennol ar gyfer atgyfeirio cwynion wedi cydnabod yr angen i’r gwasanaeth wella amseriad ymchwiliadau. 

Fel diweddariad ar Adolygiad Penn, byddai ymatebion i’r ymgynghoriad yn cael eu hystyried yn yr Hydref a allai arwain at gyfnod pellach o ymgynghori, gan arwain at unrhyw newidiadau a weithredwyd yn nhymor nesaf y Senedd.

Er mwyn i’r Pwyllgor ystyried testunau i’w cynnwys ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cytunwyd y byddai adborth o weddill yr ymweliadau i Gynghorau Tref a Chymuned yn cael ei adrodd ym mis Medi, gyda chrynodeb o adborth i ddilyn ym mis Tachwedd.    Byddai adborth o ymweliadau â chyfarfodydd y Cyngor Sir yn cael ei dderbyn o fis Tachwedd fel y nodwyd ar y rhaglen waith.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Antony Wren ar newid i fformat cyfarfodydd Cyngor Tref Cei Connah, dywedodd y Cynghorydd Ian Papworth ei fod yn bwriadu cynnal ymweliad pellach ym mis Medi.

Roedd y Cadeirydd wedi gofyn i’r cyfarfodydd cyswllt moesegol ailymgynnull a bod adborth o’r cyfarfodydd hynny yn cael eu trefnu yn unol â hynny.

Cafodd yr argymhelliad, fel y’i diwygiwyd ei gynnig gan Gill Murgatroyd a’i eilio gan David Davies.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i diwygiwyd.

Dim.