Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfodydd ar 2 a 12 Tachwedd 2020.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Tachwedd 2020, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Shotton a Dunbobbin.  Cytunwyd y byddai’r wybodaeth ddiweddaraf am grantiau cymorth i fusnesau yn cael ei hanfon at y Pwyllgor. 

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Tachwedd 2020, fel y cawsant eu cynnig a’u heilio gan y Cynghorwyr Dunbobbin a Rush.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r cofnodion fel rhai cywir.

Pwrpas:        Rhoi gwybod i’r Pwyllgor o’r cynnydd yn erbyn camau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad yn nodi cynnydd ar bwyntiau gweithredu o’r cyfarfodydd blaenorol.

Roedd y Pwyllgor yn cefnogi’r argymhelliad.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi'r cynnydd sydd wedi’i wneud.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataiddefallai y byddai’n rhaid symud Adroddiad Blynyddol y Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol i gyfarfod mis Chwefror ac y gallai gael ei ddisodli gan Adroddiad Blynyddol y Gronfa Waddol Gymunedol. Eglurodd y byddai sefyllfa monitro’r gyllideb refeniw (mis 8) yn cael ei thrafod yn ystod y cyfarfod nesaf ac y byddai’r Briffiadau ynghylch yr Argyfwng yn cael eu disodli gan e-byst briffio wythnosol i Aelodau o fis Ionawr ymlaen. 

Dywedodd y Cynghorydd Jones fe ddylai fod yna fwy o ffocws ar aliniad Cynllun y Cyngor gyda’r portffolios.  Dywedodd hefyd y dylid rhoi mwy o ffocws ar faterion eraill o werth ariannol mawr o fewn y gyllideb. Dywedwyd wrtho y byddai’r ymgynghoriad ar gynnwys a fformat Cynllun y Cyngor yn dechrau’n fuan yn y Flwyddyn Newydd.

Mewn ymateb i bryderon y Cynghorydd Jones yngl?n â’r angen i ystyried strategaethau ariannol yn gynnar a chanolbwyntio ar faterion lle’r oedd gan y Cyngor reolaeth, dywedodd y Prif Weithredwr bod adroddiad y Cabinet ar strategaeth gloi’r gyllideb wedi cael ei rannu ac y byddai’r sesiwn friffio i’r Aelodau ar y Setliad Llywodraeth Leol Dros Dro ar 23 Rhagfyr yn rhoi cyfle i adolygu’r sefyllfa a rheoli risg ariannol yn y dyfodol.

Ar y sail honno, cefnogwyd yr argymhellion.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

 (b)      Bod Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd y Pwyllgor, yn cael ei awdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Pwrpas:        Rhoi diweddariad ar y sefyllfa ddiweddaraf a’r risgiau a’r goblygiadau i Sir y Fflint a pharhad busnes a gwasanaeth.

Rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar lafar ar y sefyllfa bresennol yn cynnwys ystadegau lleol a rhanbarthol a’r ymatebion i’r argyfwng.  Ymatebodd i gwestiynau am y rhaglen frechu a statws yr ysbytai brys.  Cyflwynodd y Cynghorydd Roberts y wybodaeth ddiweddaraf am y sefyllfa mewn ysgolion. Adroddodd yr Uwch Reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol ar y broses recriwtio i gynyddu capasiti yn y gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu.

PENDERFYNWYD:

Derbyn y diweddariad ar lafar.

Pwrpas:        Darparu goruchwyliaeth ar gyfer cynllunio adferiad ar gyfer portffolio(s) y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad i roi’r newyddion diweddaraf i’r Pwyllgor am Gofrestr Risg y Portffolio Corfforaethol a mesurau lliniaru yn rhan o gynllunio adferiad.  Gan fod llawer o’r risgiau tymor byr wedi dod i ben, roedd y ffocws ar y risgiau ar gyfer y tymor canolig a’r tymor hir gyda nifer o risgiau ariannol yn debygol o aros yn agored am beth amser.

Rhoddodd y Prif Swyddog (Llywodraethu), Rheolwr Cyllid Corfforaethol ac Uwch Reolwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol drosolwg o’r prif newidiadau a’r materion presennol am risg ac adferiad o fewn eu portffolios perthnasol.

Talodd y Cynghorydd Shotton deyrnged i’r gweithlu am eu gwaith yn ystod y pandemig.

Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai’r diweddariad nesaf ar y Strategaeth Adfer yn cael ei adrodd ym mis Chwefror, ac y byddai unrhyw fater sylweddol yn ymwneud â Chyllid yn rhan o’r adroddiad Monitro Cyllideb Refeniw ym mis Ionawr.

Awgrymodd y Cynghorydd Jones y dylai’r Pwyllgor ganolbwyntio ar faterion presennol megis ôl-ddyledion rhent, lefelau casglu Treth y Cyngor a chludiant ysgol a fyddai’n effeithio’r gyllideb.  Dywedodd y Prif Weithredwr, yn ogystal â’r eitem ar y rhaglen hon, byddai adroddiad y gyllideb ym mis Ionawr yn adlewyrchu unrhyw newid i amcanestyniadau cyn cyfarfod y Cyngor Sir ym mis Chwefror.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhelliad gan y Cynghorwyr Shotton a Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r gofrestr risg ddiweddaraf a chamau lliniaru risg o fewn y portffolios corfforaethol.

Pwrpas:        Ystyried datblygiad o Gynllun arfaethedig y Cyngor ar gyfer 2020/21 gan ganolbwyntio’n bennaf ar bortffolios priodol y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad ar ddatblygiad Cynllun arfaethedig y Cyngor ar gyfer 2021/22 gan ganolbwyntio ar bortffolios perthnasol y Pwyllgor.

Fel yr adroddwyd yn flaenorol, cafodd y blaenoriaethau strategol brys ar gyfer adfer y portffolios eu tynnu o Gynllun Drafft y Cyngor ar gyfer 2020/21 a’u mabwysiadu yn ystod ail hanner 2020/21. Byddai Cynllun y Cyngor ar gyfer 2021/22 yn parhau i ystyried adferiad a byddai yn cael ei adeiladu o amgylch chwe thema a awgrymwyd gan y Cabinet:

·         Economi

·         Addysg a Sgiliau

·         Yr Amgylchedd

·         Tai

·         Lles Personol a Chymunedol

·         Tlodi

Roedd y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig  yn adlewyrchu gwaith allweddol ar y meysydd hyn.  Roedd yr ymgynghoriad gyda Phwyllgorau Trosolwg a Chraffu wedi’i drefnu ar gyfer y Flwyddyn Newydd gan arwain at fabwysiadu gan y Cyngor ym mis Ebrill / Mai 2021.  Mewn ymateb i bwynt cynharach y Cynghorydd Jones, er bod aliniad clir gyda Phwyllgorau Trosolwg a Chraffu ar y pum thema cyntaf, roedd meysydd o dan y thema Tlodi yn ehangach ac yn ymestyn ar draws bortffolios.

Cydnabu’r pwynt hwn gan y Cynghorydd Roberts a siaradodd am yr angen i gadw themâu sy’n trawstorri, megis Tlodi a Lles, yn ogystal â blaenoriaethau yn ystod y flwyddyn megis y ‘Cyngor Gwyrdd’ a oedd angen golwg ar draws y Cyngor.

Cytunodd y Cynghorydd Thomas a rhoddodd enghreifftiau o gyd-weithio ar draws feysydd gwasanaeth.  Cyfeiriodd hefyd at gyfle’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu i ddylanwadu ar eu rhaglenni gwaith i’r dyfodol.

Wrth gydnabod nifer y materion sy’n trawstorri, pwysleisiodd y Cynghorydd Jones ei sylwadau am aliniad Cynllun y Cyngor gyda’r portffolios a bod y themâu yn haws i’w deall a’u dilyn pan yr oeddent wedi alinio â swyddog arweiniol a phwyllgor penodol.

Croesawodd y Cynghorydd Shotton y meysydd blaenoriaeth i fynd i’r afael â thlodi a oedd yn ymestyn ar draws gylch gwaith yr holl bwyllgorau.

Siaradodd y Cynghorydd Heesom o blaid sylwadau’r Cynghorydd Jones a pha mor bwysig yr oedd i Bwyllgorau Trosolwg a Chraffu ganolbwyntio ar faterion allweddol.

Yn dilyn y drafodaeth, cefnogodd y Pwyllgor awgrym y Prif Weithredwr, sef y dylai’r thema Tlodi aros yn agored hyd nes ystyried yr eitem y tro nesaf er mwyn i Aelodau allu ystyried pa bwyllgor Trosolwg a Chraffu oedd fwyaf addas ar gyfer y thema hon.

Cynigiwyd ac eiliwyd yr argymhelliad yn yr adroddiad gan y Cynghorwyr Jones a Heesom.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r broses a’r amserlen ar gyfer adolygu Cynllun y Cyngor i’w ail-fabwysiadu ar gyfer 2021/22.

Pwrpas:        Mae’r adroddiad misol rheolaidd hwn yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf am fonitro cyllideb refeniw 2019/20 Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai. Mae’r sefyllfa yn seiliedig ar incwm a gwariant gwirioneddol fel yr oedd hyd at Fis 9 a rhagamcan ymlaen i ddiwedd y flwyddyn.

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol gyflwyniad ar lwyddiant y Cyngor wrth wneud hawliadau i Lywodraeth Cymru am gyllid Grant Argyfwng a sut y cysonwyd yr hawliadau hyn yn erbyn y gronfa argyfwng wrth gefn o £3m a neilltuwyd ar ddechrau’r argyfwng.Roedd y cyflwyniad yn trafod:

·         Cyhoeddiadau Cyllid Cenedlaethol

·         Hawliadau’r Gronfa Galedi

·         Hawliadau Colled Incwm

·         Cronfa Hapddigwyddiad Gymeradwy o £3m

Cydnabu’r cyflwyniad lwyddiant cydweithio rhwng Llywodraeth Leol a Llywodraeth Cymru ers dechrau’r sefyllfa argyfwng. Nodwyd y byddai balans y Gronfa Hapddigwyddiad gymeradwy yn £2.616m pe bai pob hawliad yn cael ei gymeradwyo gan Lywodraeth Cymru ym mis Ionawr. Roedd yr elfennau colled incwm, a oedd yn aros am gymeradwyaeth, wedi cael eu hystyried yn y rhagamcanion monitro cyllideb a byddent yn arwain at symudiad cadarnhaol pe baent yn cael eu cymeradwyo gan Lywodraeth Cymru.  Byddai’r cyflwyniad yn cael ei ddosbarthu i’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Strategol adroddiad ar sefyllfa monitro’r gyllideb refeniw fel yr oedd ym Mis 7 ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai cyn i’r Cabinet ei ystyried.  Roedd hyn yn adlewyrchu sefyllfa’r gyllideb ar ddiwedd y flwyddyn ariannol petai pethau’n parhau heb eu newid gan ystyried y sefyllfa ddiweddaraf o ran cyhoeddiadau Cyllid Grant Argyfwng Llywodraeth Cymru.

Roedd y diffyg gweithredol o £0.196m yn gadarnhaol o’i gymharu â’r £0.373m yn y mis blaenorol a byddai’n gadael balans disgwyliedig o £1.415m Gronfa Hapddigwyddiad.  Roedd yr adolygiad o wariant dianghenraid wedi helpu i leihau’r sefyllfa gyffredinol o £0.700m hyd yma drwy oedi gwariant a chadw swyddi gwag.

Ymysg yr amrywiadau sylweddol oedd £0.345m o gostau ychwanegol ar gyfer Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir, a sefyllfa well o £0.148m ar gyfer Gwasanaethau Stryd a Chludiant a £0.270m ar gyfer Llywodraethu, fel y nodir yn yr adroddiad.  Roedd risgiau newydd megis y cynnydd i’r galw am brydau ysgol am ddim yn cael eu monitro’n agos.

Amcangyfrifwyd y byddai 96% o arbedion effeithlonrwydd wedi’u cyflawni erbyn diwedd y flwyddyn.

Roedd y balans diwedd blwyddyn a ragamcanwyd o Gronfeydd Hapddigwyddiad yn £1.415m, gan dybio y byddai’r gorwariant o £0.196m yn cael ei dalu gan y swm oedd ar gael yn y gronfa wedi'i glustnodi at argyfwng o £3m, a fyddai’n gadael swm o £2.446m.

Yn y Cyfrif Refeniw Tai, roedd tanwariant arfaethedig o £0.460m yn gadael balans terfynol heb ei neilltuo yn £2.469m, a oedd yn uwch na’r canllawiau argymelledig ar wariant.

Diolchodd y Cynghorydd Banks i’r swyddogion am yr adroddiad a’u llwyddiannau gyda chael cyllid grant.

Diolchodd y Cynghorydd Heesom i’r swyddogion am y cyflwyniad gwell o amrywiadau.  Mewn ymateb i gwestiynau, adroddodd y Prif Weithredwr ganlyniad cadarnhaol ar drafodaethau gyda Llywodraeth Cymru ar ad-dalu colledion incwm meysydd parcio yn ystod Chwarter 2. Siaradodd hefyd am yr heriau o ran adfer marchnadoedd yn ystod y sefyllfa argyfwng oherwydd pryderon diogelwch.

Gofynnodd y Cynghorydd Jones am eglurhad ar y gostyngiad yn y gyllideb a gymeradwywyd ar gyfer Cyllid Corfforaethol a Chanolog a byddai swyddogion yn darparu ymateb ar wahân. Galwodd am barhau ag atal ffioedd  ...  view the full Cofnodion text for item 42.

Pwrpas:        I gael diweddariad ar Gronfa Bensiynau Clwyd, yn cynnwys yr Adroddiad Blynyddol.

Cyflwynodd Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd adroddiad ar Gronfa Bensiynau Clwyd a’r Adroddiad Blynyddol ar gyfer 2019/20.

Cyflwynwyd y Pwyllgor i’r Rheolwr Gweinyddu Pensiynau a roddodd drosolwg o’r amrywiaeth o wasanaethau a oedd yn cael eu darparu gan y timau.

Siaradodd Cyfrifydd y Gronfa Bensiynau am y rhwymedigaethau statudol wrth gyhoeddi’r Adroddiad Blynyddol ac fe aeth ymlaen i amlygu meysydd allweddol megis canlyniad y prisiad actiwaraidd teirblwydd ac effaith y sefyllfa argyfwng.

Fel aelod o Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, talodd y Cynghorydd Mullin deyrnged i’r gwaith a wnaed gan y tîm.

Rhoddwyd cyflwyniad ar drefniadau llywodraethu lleol a chenedlaethol y Gronfa yn cynnwys:

·         Strwythur Llywodraethu Cronfa Bensiynau Clwyd

·         Newidiadau Pwyllgor a Bwrdd

·         Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol Cenedlaethol

·         Polisïau a Strategaethau

·         Amcanion

·         Crynodeb o Chweched Adroddiad Blynyddol y Cynghorydd Annibynnol

·         Crynodeb o Chweched Adroddiad Blynyddol y Bwrdd Pensiynau

·         Edrych i’r Dyfodol

Yn ystod y cyflwyniad, eglurodd Pennaeth Cronfa Bensiynau Clwyd y goblygiadau o Argymhellion Llywodraethu Da i’w cyflwyno o flwyddyn nesaf.

Siaradodd y Prif Weithredwr am gymhlethdod y Gronfa a’i threfniadau llywodraethu cadarn. Diolchodd i’r swyddogion, yn enwedig i’r Rheolwr Gweinyddu Pensiynau a’i thîm am y gwelliannau a oedd wedi cael eu gwneud yn y maes hwnnw.

Diolchodd y Cynghorydd Jones i’r tîm am eu cyflwyniad.  Cynigodd yr argymhellion ac fe gefnogwyd y rheini gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Ar ôl ystyried Adroddiad Blynyddol Cronfa Bensiynau Clwyd ar gyfer 2019/20, nad oedd gan y Pwyllgor unrhyw sylwadau penodol i’w gwneud; a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn cadarnhau nad oedd meysydd penodol o bryder a oedd angen mwy o wybodaeth yn y diweddariad nesaf.

Pwrpas:        I rhannu Llythyr Blynyddol yr Ombwdsman ar gyfer 2019/20 a darparu trosolwg o gwynion yn erbyn gwasanaethau’r Cyngor yn hanner cyntaf 2020/21.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid adroddiad i rannu Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2019-20. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys trosolwg o’r cwynion yn erbyn gwasanaethau’r Cyngor yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 30 Medi 2020.

Er bod cynnydd wedi bod yn nifer y cwynion a wnaed yn erbyn y Cyngor yn 2019/20, roedd canran uchel ohonynt yn gynamserol (gan nad oedd y weithdrefn gwyno wedi cael ei dilyn hyd at ei diwedd), y tu allan i awdurdodaeth neu wedi cau ar ôl ystyriaeth ddechreuol gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.Adroddwyd cynnydd da ar gwblhau amrywiaeth o weithredoedd i wella’r broses o ddelio â chwynion.

Ar gyfer y cyfnod o fis Ebrill 2020 i fis Medi 2020, roedd gwasanaethau’r Cyngor wedi perfformio’n dda ac wedi llwyddo i ddatrys canran uchel o gwynion o fewn y terfynau amser er gwaetha’r argyfwng cenedlaethol, ac roedd nifer y cwynion ar ei uchaf ym mis Gorffennaf wrth i wasanaethau ail-ddechrau eto.  Tynnwyd sylw’r Aelodau at waith blaenoriaeth a oedd yn cael ei wneud ar y rhaglen hyfforddi’r gweithlu a’r Polisi Cwynion newydd.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Jones, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid enghreifftiau o gwynion a gyfeiriwyd yn ôl gan Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a oedd yn geisiadau am wasanaethau. Eglurodd fod yr argymhelliad yngl?n â’r broses o ddelio â chwynion yn berthnasol i bob cyngor a bod hyfforddi’r gweithlu wedi’i anelu at wella ansawdd yr ymatebion er mwyn lleihau nifer yr atgyfeiriadau at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.    Roedd y nifer uchel o gwynion am wasanaethau gwastraff ac ailgylchu yn adlewyrchu’r sefyllfa genedlaethol.

Siaradodd y Prif Weithredwr am y gwaith a wnaed gan y Gwasanaethau Stryd a Chludiant a Chynllunio i wella ansawdd yr ymatebion a therfynau amser.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at gynnwys cwynion Rhentu Doeth Cymru wedi’u categoreiddio o dan Gyngor Caerdydd, a dechreuodd hyn drafodaeth ar wahaniaeth o ran ffigyrau oherwydd y gwasanaethau a oedd yn cael eu darparu drwy gyflenwyr allanol. Cytunodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid i gynnwys y sylwadau fel rhan o’r adborth ar y Llythyr Blynyddol.

Talodd y Cynghorydd Mullin deyrnged i’r Rheolwr Gwasanaeth a’i thîm am eu gwaith.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Heesom, darparodd y Prif Weithredwr eglurder o ran gwasanaethau’r Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a dywedodd y byddai’r Polisi Cwynion yn cael ei rannu gyda’r Pwyllgor yn y Flwyddyn Newydd. Soniodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyswllt â Chwsmeriaid am ei chyfranogiad mewn gr?p ymgynghori gydag Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i drafod newidiadau polisi.

Cafodd yr argymhellion eu cynnig gan y Cynghorydd Heesom, ac fe’u heiliwyd gan y Cynghorydd Bibby.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn:

 (a)      Nodi perfformiad blynyddol y Cyngor mewn perthynas â chwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (2019-20) a chwynion lleol a wnaed yn erbyn gwasanaethau yn ystod hanner cyntaf 2020-21;

 (b)      Cefnogi’r gweithredoedd ym mharagraff 1.08 i wella’r broses o ddelio â chwynion ar draws y Cyngor; a

 (c)      Cefnogi’r gweithredoedd ym mharagraff  ...  view the full Cofnodion text for item 44.

Nid oedd unrhyw aelod o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.