Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 17 Mai 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Mai 2018.

Cofnod rhif 3 – ailadroddodd y Cynghorydd Heesom ei gais am gopi o’r adroddiad am bont Sir y Fflint a dywedwyd wrtho y byddai hwn ar gael iddo faes o law.  Gofynnodd hefyd am wybodaeth am brosiectau a oedd yn gysylltiedig â Bargen Dwf Gogledd Cymru a chafodd wybod gan y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod crynodeb o brosiectau wedi’i rannu yn y gweithdy Aelodau a gynhaliwyd yn ddiweddar.  Byddai dogfen cynigion ffurfiol ar gael i Aelodau dros yr haf ac yna byddai’n cael ei chyflwyno i’r Cyngor llawn ym mis Medi ar ôl i’r Bwrdd Cysgodol ei chymeradwyo.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol (eitem 7 ar y rhaglen) yn cael ei dwyn ymlaen yn unol â’r arfer a gytunwyd.  Bydd gweddill yr eitemau yn cael eu hystyried yn y drefn a ddangosir ar y rhaglen.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol bresennol i’w hystyried.

Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y byddai angen ychwanegu adroddiad Alldro Cyfalaf ar gyfer 2017/18 yng nghyfarfod mis Gorffennaf.

Oherwydd nifer yr eitemau a restrir ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf, cytunwyd y byddai angen trefnu cyfarfod ychwanegol o bosibl.

Gofynnodd y Cynghorydd Jones a fyddai modd trefnu bod adroddiad ar wahân yn cael ei roi bob yn ail fis i dynnu sylw at eitemau risg uchel penodol o fewn y gyllideb.  Esboniodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol yr eir i’r afael â hyn fel rhan o’r adroddiadau Monitro’r Gyllideb Refeniw.  Awgrymodd y Cynghorydd Attridge y dylid cynnwys adran benodol ar faterion risg uchel yn yr adroddiadau monitro misol.  Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai hyn yn fuddiol hefyd i dynnu sylw’r Cabinet at y materion hynny.  Cytunodd y Pwyllgor â’r dull gweithio hwn.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i cyflwynwyd, yn cael ei chymeradwyo gyda’r diwygiad canlynol;

·         Cynnwys eitem ar alldro cyfalaf 2017/18 yng nghyfarfod mis Gorffennaf.

(b)       Bod y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, gan ymgynghori gyda’r Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd, yn cael ei awdurdodi i amrywio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, os bydd angen; ac

(c)       Y dylai’r adroddiad monitro cyllideb misol gael ei gynnwys yn yr adran sylwebaeth ar eitemau risg uchel yn y gyllideb, er mwyn tynnu sylw'r Cabinet a'r Pwyllgor at eu cynnydd ar unwaith.

Pwrpas:        Adolygu’r cynnydd wrth gyflawni gweithgareddau, lefelau perfformiad a lefelau risg presennol fel y nodwyd yng Nghynllun y Cyngor 2017/18.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad cynnydd diwedd blwyddyn 2017/18 ar gyfer Cynllun y Cyngor 2017-23 gan ddarparu dadansoddiad o feysydd sy’n berthnasol i’r Pwyllgor.

Tynnwyd sylw at yr adran am lefelau perfformiad presennol gan ddangos nad oedd 58% o ddangosyddion perfformiad wedi cael eu cyflawni neu eu rhagori.  Fel yr adroddwyd yn y gweithdy diweddar i Aelodau, roedd targedau perfformiad yng Nghynllun y llynedd a oedd heb eu cyflawni a’u dwyn ymlaen i’r flwyddyn bresennol yn cael eu monitro gan Brif Swyddogion trwy gynlluniau gweithredu a gytunwyd.  Byddai’r rhain yn cael eu cynnwys fel rhan o adroddiadau perfformiad i’r Pwyllgor a’r Cabinet.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Jones at y ddogfen ar fesurau atebolrwydd cyhoeddus a oedd wedi cael ei rhannu â’r gweithdy a thynnodd sylw at nifer o anghysonderau yn yr adroddiad - roedd rhai eitemau ar goll o Gynllun y Cyngor ac eraill â chanlyniadau gwahaniaethol.  Cytunodd y byddai’n rhannu rhestr o bryderon gyda’r Prif Swyddog fel bo modd ymchwilio i’r rhain.

Dywedodd bod perfformiad ar Grantiau Cyfleusterau I'r Anabl yn hunan-ysgogol ac y dylid rhoi sgôr risg coch iddynt yn hytrach na melyn.  Er ei fod yn cydnabod bod esboniadau wedi’u rhoi o gamau gweithredu i wella canran yr arfarniadau blynyddol i weithwyr, teimlai y dylid rhoi sgôr risg coch i hynny hefyd.  Ar gamau gweithredu Cyngor Gwyrdd, gofynnodd am fwy o wybodaeth am ‘seilwaith trafnidiaeth gyhoeddus a chaffael cerbydau yng Nglannau Dyfrdwy’ er mwyn cael mynediad at waith, gwasanaethau iechyd, hamdden ac addysg.

Esboniodd y Prif Swyddog mai blaenoriaethau Llywodraeth Cymru (LlC) oedd y mesurau atebolrwydd cyhoeddus ac felly nid oedd pob un yn cael eu cynnwys ym mlaenoriaethau'r Cyngor yng Nghynllun y Cyngor.  Oherwydd yr heriau mewn cysylltiad â Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl, roedd y Cyngor wedi cytuno i gynyddu cyllideb 2018/19.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Heesom at drafodaeth am yr adroddiad Archwilio Mewnol ar Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yn y Pwyllgor Archwilio.  Darparodd y Cynghorydd Attridge wybodaeth am y bwrdd arolygu proffesiynol a oedd wedi cael ei sefydlu i symud materion ymlaen ac roedd y Prif Weithredwr wedi awgrymu y byddai model tebyg yn cael ei fabwysiadu pe bai materion arwyddocaol yn cael eu nodi mewn unrhyw faes gwasanaeth arall.

O ran lefelau dyledion tenantiaid, gofynnodd y Cynghorydd Jones beth oedd yn cael ei wneud i ostwng ôl-ddyledion rhent.  Rhoddodd y Cynghorydd Attridge sicrwydd bod cynllun gweithredu mewn lle a bod cynnydd yn cael ei fonitro yn dilyn yr adroddiad Archwilio Mewnol.  Rhoddodd drosolwg cryno o’r diweddariad a roddwyd gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Cymuned a Menter, a dywedodd bod dull dim goddefgarwch yn cael ei ddefnyddio i ddatrys y broblem hirfaith hon.

Mewn ymateb i ymholiad am ganran y ffyrdd sydd mewn cyflwr gwael cyffredinol, tynnodd y Prif Swyddog sylw at y ffaith nad oes unrhyw beth o’i le o reidrwydd ar ostwng y targedau gan fod nifer o ffactorau i’w hystyried.  O ran defnyddio’r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol, esboniodd y cynlluniau i ddileu’r targed ar gyfer y flwyddyn nesaf er mwyn sicrhau bod trefniadau  ...  view the full Cofnodion text for item 20.

Pwrpas:        Adolygu’r model adrodd fel y cyflwynir.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol adroddiad gyda gwybodaeth am gynlluniau i fuddsoddi yn nhrefi’r Sir, yn unol â chais gan Rybudd o Gynnig i’r Cyngor Sir ym mis Rhagfyr 2017.  Roedd yr adroddiad wedi cael ei adolygu yn dilyn trafodaeth yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Ebrill.

Dywedodd y Cynghorydd Jones bod y Rhybudd o Gynnig wedi gofyn am wybodaeth am fuddsoddi cyfalaf a refeniw.  Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol y byddai hyn yn cael ei godi yn ystod ei gyflwyniad.  Esboniodd bod y wybodaeth wedi cael ei dyrannu i saith ardal yn y Sir, yn seiliedig ar y saith prif dref a'u dalgylchoedd, fel y cymeradwywyd gan y Cyngor ar gyfer yr Asesiad Lles a gynhaliwyd yn 2017.  Rhannwyd manylion cynlluniau unigol a threfniadau ariannu ar gyfer pob dalgylch canol tref.  Rhoddwyd gwybodaeth am raglenni cyfalaf arwyddocaol ar themâu ac esboniwyd pam nad oedd yn bosibl cynnwys dadansoddiad o reolwaith cynnal a chadw cyfalaf.  Roedd yr adroddiad hefyd yn gosod allan dull a ddefnyddir i adrodd am gynlluniau refeniw fel rhan o’r eitem Monitro’r Gyllideb Refeniw.

Dywedodd y Cynghorydd Jones mai pwrpas yr adroddiad oedd darparu tystiolaeth o wariant cyfiawn.  Er ei fod yn cytuno â'r ffordd yr oedd hyn wedi cael ei fesur, dywedodd y dylai pob agwedd ar y Rhybudd o Gynnig (gan gynnwys priffyrdd a rhwydweithiau trafnidiaeth ac ati) fel y cytunwyd gan y Cyngor, fod wedi cael eu cynnwys.  Rhoddodd enghreifftiau o fuddsoddiad arwyddocaol mewn seilwaith priffyrdd a allai fod wedi cael eu cynnwys.  Dywedodd y swyddogion bod yr adroddiad yn darparu manylion sylweddol am wariant cyfalaf gwerth £41m ac y byddai adrodd am y £4m a oedd yn weddill wedi arwain at oblygiadau sylweddol i adnoddau.  Buont yn siarad am yr heriau o ran ymgorffori buddsoddiad mewn priffyrdd a chymryd i ystyriaeth y meini prawf ar gyfer cyllid grant a pholisïau’r Cyngor.

Awgrymodd y Cynghorydd Attridge y dylid rhannu gwybodaeth am grantiau mawr megis buddsoddiad arwyddocaol trwy Lwybrau Mwy Diogel i Gymunedau.

Rhoddodd y Cadeirydd sylwadau am ddiffiniad dalgylchoedd ac roedd yn cydnabod yr anawsterau dan sylw.  Dywedodd y Prif Swyddog bod yr ardaloedd yn seiliedig ar y Cynllun Lles.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Johnson ar ymestyn cylch gwaith yr adroddiad, siaradodd y Prif Swyddog am y cyfyngiadau ar adnoddau i gynhyrchu’r wybodaeth.

Diolchodd y Cynghorydd Heesom i swyddogion am yr adroddiad a’r Cynghorydd Jones am ei gysylltiad â’r mater, gan ychwanegu bod yr adroddiad wedi dod mewn fformat a fyddai’n gynorthwyol i’w ddefnyddio yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

Bod Aelodau’n cefnogi’r model adrodd fel y’i cyflwynwyd.

Pwrpas:        Ystyried Adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu ar gyfer Chwarter 4  2017/18.

Cyflwynodd y Prif Swyddog yr adroddiad gwybodaeth am y gweithlu ar gyfer chwarter olaf 2017/18.

Ymysg y prif ganfyddiadau, tynnodd sylw at welliant pellach mewn ffigyrau presenoldeb gweithwyr lle roedd yr alldro o 8.89 diwrnod i bob gweithiwr llawn-amser wedi rhagori ar y targed o 9 diwrnod.  Wrth aros am wiriad o’r ffigyrau, byddai hyn yn gosod Sir y Fflint yn y pumed safle ar y rhestr o berfformwyr gorau Cymru.

Ar y wybodaeth dangosfwrdd, holodd y Cynghorydd Woolley yngl?n â’r dull a ddefnyddiwyd i gyfrifo’r gostyngiad mewn niferoedd a phroffil oedran gweithwyr y tu allan i ysgolion.  Cytunodd y Prif Swyddog y byddai’n ymchwilio i hyn gyda chydweithwyr o Adnoddau Dynol.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu ar gyfer pedwerydd chwarter 2017/18 hyd 31 Mawrth 2018.

PENDERFYNWYD:

Eithrio’r wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod gan fod yr eitem ganlynol yn cael ei hystyried yn wybodaeth wedi’i heithrio yn rhinwedd paragraff 14 Adran 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd).

Pwrpas:        Argymell bod y Cabinet yn cytuno mynd i gytundeb lefel gwasanaeth am 3 blynedd pellach gyda Chyngor Sir Ddinbych ar gyfer darparu gwasanaethau caffael.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad i argymell bod y Cabinet yn arwyddo cytundeb lefel gwasanaeth am dair blynedd arall gyda Chyngor Sir Ddinbych i ddarparu gwasanaethau caffael.

Soniodd y Cynghorydd Mullin am y cynnydd sylweddol a wnaethpwyd drwy’r trefniant rhannu gwasanaeth gan gydnabod y gellid gwneud gwelliannau pellach.

Siaradodd y Cynghorydd McGuill am bwysigrwydd adnabod a chefnogi darparwyr gwasanaeth lleol.

Yn dilyn awgrym gan y Cynghorydd Wolley, cytunodd y Pwyllgor dderbyn adroddiadau cynnydd bob chwarter.

PENDERFYNWYD:

(a)       Yn amodol ar wneud y newidiadau a ddisgrifir ym mhwyntiau 2 a 3 yn yr adroddiad, bod y Pwyllgor yn argymell bod y Cabinet yn arwyddo cytundeb lefel gwasanaeth am 3 blynedd arall gyda Chyngor Sir Ddinbych i ddarparu gwasanaethau caffael;

(b)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r newidiadau canlynol i’w gwneud i’r model darparu gwasanaeth:

(i)      mae angen hyrwyddo caffael cydweithredol lle mae’n briodol a ble bydd yn darparu arbedion:

(ii)     mae angen i bartneriaid busnes, timau uwch reolwyr a phrif swyddogion fynd ati’n frwd i ymgysylltu â’i gilydd er mwyn amlygu prosiectau sydd ar y gweill a chontractau mawr i gynllunio’r llwybr caffael ac ystyried cydweithredu;

(iii)    annog darparu buddion cymunedol;

(iv)    rhaid gosod targedau clir a chaled ar gyfer cyflawni’r effeithlonrwydd trwy’r broses gaffael;

(v)     ymddengys bod y systemau a’r gwaith papur yn feichus ac mae angen eu hadolygu i sicrhau eu bod yn briodol at ddibenion mewnol ac nad ydynt yn dod yn rhwystr di-angen i gwmnïau bach sydd am gyflwyno cynigion;

(vi)    mae angen adolygu profiadau ar ôl caffael contractau mawr;

(vii)   mae angen i brif swyddogion gymryd mwy o ran yn y gwaith o gytuno ble i gael cydbwysedd rhwng y manteision posibl a risgiau’r broses gaffael;

(viii)  mae angen cyflwyno adroddiad perfformiad i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu'r Cabinet ac Adnoddau Corfforaethol bob chwarter.

(c)       Bod y Pwyllgor yn nodi y bydd y Prif Swyddog (Llywodraethu), mewn ymgynghoriad ag Aelod y Cabinet dros Reoli Corfforaethol ac Asedau, yn ymgorffori unrhyw newidiadau a awgrymwyd gan y Pwyllgor Archwilio yn y cytundeb lefel gwasanaeth newydd gyda Chyngor Sir Ddinbych.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.