Rhaglen a chofnodion

Pwrpas:        I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

Pwrpas:        I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 18 Ionawr 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Ionawr 2018

Cofnod rhif 59 –  roedd y Gweithdy Cynhyrchu Incwm, sydd yn bwysig yn natblygiad y Strategaeth Ariannol Tymor Canolig, wedi ei drefnu ar gyfer 18 Ebrill.

Yn dilyn sylwadau Cynghorydd Jones, bydd diweddariad ar yr adolygiad o’r cronfeydd wrth gefn yn cael ei ddarparu fel rhan o’r eitem ar Fonitro’r Gyllideb Refeniw.  Dywedodd Cynghorydd Jones ei fod yn deall y byddai’r Pwyllgor yn cael diweddariad cynnar er mwyn eu galluogi i wneud argymhelliad i’r Cyngor Sir cyn cymeradwyo’r gyllideb ar 20 Chwefror.  Rhoddodd y Prif Weithredwr sicrwydd ynghylch cadernid yr adolygiad er mwyn rhoi’r holl wybodaeth angenrheidiol i’r Aelodau i’w galluogi i wneud penderfyniad ar y cynigion parthed y gyllideb.

Cofnod rhif 60 – cyn y cyfarfod, roedd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd wedi dosbarthu’r ymatebion i’r wybodaeth y gofynnwyd amdani ar  rychwant rheolaeth rheolwyr a chysylltiadau rhwng perfformiad gweithwyr a chynyddiadau blynyddol.  Ar yr ail bwynt, dywedodd y Prif Weithredwr fod 16 Cyngor yng Nghymru wedi ateb yr ymholiad ac wedi cadarnhau nad oeddent yn gweithredu cynllun o'r fath.

Cofnod rhif 61 – Diolchodd Cynghorydd Johnson i’r swyddogion am y wybodaeth ar ffioedd Rheoli Pla.

PENDERFYNWYD:

Y dylid cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir ac y dylai’r Cadeirydd eu llofnodi.

Pwrpas:        Cyflwyno’r Rhaglen Gyfalaf ar gyfer y cyfnod  2018/19 i 20/21.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr (Newid Sefydliadol) adroddiad ar ddatblygiad Rhaglen Gyfalaf 2018/19-2020/21.  Roedd hyn yn cysylltu â’r Strategaeth Gyfalaf a’r Cynllun Rheoli Asedau a oedd i’w diweddaru yn ddiweddarach yn y flwyddyn er mwyn cefnogi blaenoriaethau cyfredol y Cyngor a blaenoriaethau mwy hirdymor sy’n dod i’r amlwg ac er mwyn adlewyrchu’r newidiadau i Godau Ymarfer y Sefydliad Siartredig Cyllid a Chyfrifeg Cyhoeddus (CIPFA). 

Darparodd y Rheolwr Cyllid – Cyfrifeg Technegol, eglurhad ar yr amrywiol dablau yn yr adroddiad yn dangos y cynlluniau dynodedig wedi’u rhannu’n dair adran – Statudol/Rheolaethol, Asedau Argadwedig a Buddsoddiad.   Roedd cynnydd o ran mynd i’r afael â’r diffyg amcangyfrifedig o £3.187m yng nghyllideb 2017/18 -19/20 wedi ffurfio rhan o’r adroddiadau monitro cyllideb rheolaidd a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ac roedd cyflawniad y derbyniadau cyfalaf a ragwelwyd  wedi helpu i noddi’n llawn y rhaglen a gymeradwywyd ar gyfer 2017/18-20/21. Mae hyn yn dangos effeithiolrwydd polisi darbodus y Cyngor  o beidio â defnyddio derbynebau cyfalaf oni bai eu bod wedi eu gwireddu.

Roedd yr adroddiad yn nodi bod uchelgeisiau’r Cyngor yn gorbwyso’r cyllid sydd ar gael i gynnal y rhaglen dros y tair blynedd nesaf a dywedwyd y byddai cyllid Llywodraeth Cymru yn lleihau o £0.118m ar gyfer 2018/19.  Byddai’n rhaid ariannu’r diffyg cyffredinol o £8.216m ar gyfer ariannu cynlluniau arfaethedig yn ystod y cyfnod drwy gyflawni derbyniadau cyfalaf y dyfodol (a amcangyfrifir ar hyn o bryd i fod tua £8.3) neu opsiynau eraill megis grantiau amgen, benthyca darbodus neu gyflwyno cynlluniau fesul cam.

Cyfeiriodd Cynghorydd Shotton at amrywiol gynlluniau yn Rhaglen Gyfalaf y Cyfrif Refeniw Tai sy’n cyflenwi Rhaglen Gyfalaf Cronfa’r Cyngor, a’r defnydd o asedau cyfalaf yn y Rhaglen Tai Cymdeithasol ac Adfywio. Amlygodd nifer o gynlluniau ychwanegol yn y Rhaglen Gyfalaf megis uwchraddio toiledau ysgolion, ymestyn/ailfodelu yn yr Hob a Bagillt ac adsefydlu cyfleuster gwasanaethau dydd pobl ag anableddau dysgu Glanrafon.

 Diolchodd hefyd i’w gydweithiwr ar GLlLC, Cynghorydd Andrew Morgan (Arweinydd Cynon Taf) am ei ran yn y trafodaethau gyda Llywodraeth Cymru i sicrhau cyllid i gefnogi gwelliannau i’r priffyrdd lleol, gan gynnwys siâr o £1.427m ar gyfer Sir y Fflint

Holodd Cynghorydd Cunningham yngl?n â’r dyraniad a gymeradwywyd ar gyfer yr archwiliad o Bont Sir y Fflint a dywedwyd wrtho y byddai’n rhaid dadansoddi’r canlyniadau.  Tra bo’r Cyngor ar hyn o bryd yn atebol am gost unrhyw waith adferol  sy’n dod i’r amlwg yn yr archwiliad, gallai’r cyfrifoldeb am y ffordd dros y bont newid unwaith y bydd yr A494 yn dod yn ‘ffordd goch’ oherwydd y byddai'n dod yn rhan o gefnffordd ac felly’n gyfrifoldeb LlC. Yn dilyn trafodaethau pellach, cynigiodd Cynghorydd Marion Bateman y dylai’r Pwyllgor groesawu trafodaethau cynnar gyda LlC am y cydgyfrifoldeb dros unrhyw gostau sy’n deillio o’r  archwiliad, yng ngoleuni maint posibl y risg hwn.  Dywedwyd y byddai canlyniad yr archwiliad yn cael  ei adrodd i Bwyllgor Trosolwg a Chraffu yr Amgylchedd a hefyd, os bydd yn effeithio ar y Rhaglen Gyfalaf, i’r Pwyllgor hwn.

Dywedodd Cynghorydd Jones ei bod yn bwysig deall effaith gwariant cyfalaf ar gynlluniau newydd  ...  view the full Cofnodion text for item 66.

Pwrpas:        Cyflwyno sylwadau i’r Pwyllgor ar y dull arfaethedig o roi’r Strategaeth Ddigidol a’r Strategaeth Cwsmeriaid ar waith, trwy roi blaenoriaeth a ffocws ar wella gwasanaethau ar gyfer ‘Cwsmeriaid Digidol’ fel yr amlinellir yn yr adroddiad hwn.

Cyflwyno sylwadau i’r Pwyllgor ar lansiad arfaethedig Cyfrif y Cwsmer ym mis Mawrth eleni, fydd yn galluogi cwsmeriaid i ddefnyddio’r gwasanaeth hwn, a rhoi adborth cychwynnol ar y gwasanaeth er mwyn gallu ei ddatblygu dros amser.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr (Llywodraethu) adroddiad ar gynnydd y dull arfaethedig o foderneiddio a gwella darpariaeth gwasanaethau cwsmeriaid y Cyngor drwy wneud y defnydd gorau a mwyaf priodol o dechnoleg ddigidol.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth, Cymorth Cwsmeriaid, gyflwyniad ar y meysydd canlynol:

·         Manteision ffocws ar y ‘cwsmer digidol’

·         Rhagolwg o’n Porth Cwsmeriaid

·         Datblygu ein porth talu

·         Datblygu Sgwrsio Byw

·         Penderfyniadau Allweddol – yn gynnar yn 2018

·         Dulliau o ymdrin ag effeithlonrwydd

·         Adnoddau

·         Cynllun Gweithredu Amlinellol

Gwelliannau i’r gwasanaeth oedd y rheswm pennaf dros y prosiect a byddai’r buddsoddiad unwaith yn unig o £0.550m yn cael ei dalu’n ôl o arbedion y dyfodol. .

Mewn ymateb i nifer o gwestiynau gan y Cadeirydd, cyfeiriodd y Prif Swyddog at y diagram yn y cyflwyniad sy’n dangos fod angen buddsoddiad mewn rhai systemau swyddfa gefn er mwyn cefnogi integreiddiad llawn.  Rhoddodd eglurhad ar agweddau o’r porth cwsmeriaid a fyddai’n cynnwys dolen i gyfeiriad e-bost Aelod lleol y cwsmer.

Wrth groesawu’r gwelliannau digidol, gofynnodd Cynghorydd Cunningham yngl?n ag unrhyw effaith ar amseroedd ymateb ar gyfer cwsmeriaid y mae’n well ganddynt ddefnyddio’r dulliau cysylltu mwy traddodiadol. Cytunodd Rheolwr y Gwasanaeth i ddosbarthu’r wybodaeth am safonau ymateb y gwasanaeth cwsmeriaid.

Cydnabu’r Prif Swyddog sylwadau’r Cynghorydd Johnson ar boblogrwydd defnyddio gwasanaethau ar-lein drwy ffonau symudol, gan ddweud nad oedd cyfleuster i ddadansoddi defnydd yn ôl ardal, ond bod y wefan wedi’i llunio er mwyn hwyluso’i defnydd ar ffonau symudol, tabledi a chyfrifiaduron personol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Jones, eglurodd y Prif Weithredwr mai manteision ar gyfer cwsmeriaid oedd y prif ffocws ar y cam cynnar hwn ac y byddai gweithredu fesul cam yn caniatáu dadansoddiad manwl o’r arbedion.  Rhoddodd y Prif Swyddog eglurhad ar y ffigwr buddsoddi a ddyfynnwyd a sut y bydd arbedion effeithlonrwydd yn cael eu holrhain yn fanwl wrth i’r prosiect esblygu.

Cyfeiriodd y Prif Swyddog at arbedion yr oedd modelau a weithredir gan gynghorau eraill wedi eu cynhyrchu.  Dywedodd Cynghorydd Jones fod y Pwyllgor yn croesawu enghreifftiau o fodelau arfer gorau a weithredir gan gynghorau tebyg o ran maint.

Rhoddodd Cynghorydd Peers, a oedd yn bresennol yn y galeri cyhoeddus, enghraifft o achos pan gaewyd mater nad oedd wedi'i ddatrys ac awgrymodd gyfleuster i atodi llun o ddigwyddiad/ardal.  Eglurodd y swyddogion y byddai’r dechnoleg well yn lleihau’r angen am ‘gyfryngwr dynol’ sy’n gallu arwain at y fath gamgymeriadau. Fel y nodwyd yn y cynllun gweithredu, byddai ailfodelu’r gwasanaeth yn darparu swyddog dynodedig i gefnogi datblygiad sgwrsio byw.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn croesawu’r dull arfaethedig o weithredu’r Strategaeth Ddigidol a’r Strategaeth Cwsmeriaid drwy roi blaenoriaeth i, a ffocws ar wella gwasanaethau ar gyfer ‘Cwsmeriaid Digidol’ fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad;

(b)       Bod y Pwyllgor yn croesawu lansiad arfaethedig y Cyfrif Cwsmeriaid ym mis Mawrth eleni gan alluogi cwsmeriaid i ddefnyddio’r gwasanaeth hwn a rhoi adborth cychwynnol ar y gwasanaeth fel y gellir ei ddatblygu dros amser;

(c)       Bodd manylion y safonau Gwasanaethau Cwsmeriaid a’r ymateb i’r safonau yn cael ei ddosbarthu i’r Pwyllgor; a

(d)       Bod  ...  view the full Cofnodion text for item 67.

Pwrpas:        Ystyried Adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu ar gyfer Chwarter 3 2017/18.

Cyflwynodd yr Uwch Reolwr, Adnoddau Dynol a Datblygiad Sefydliadol, yr adroddiad gwybodaeth am y gweithlu ar gyfer trydydd chwarter 2017/18.

Roedd y newidiadau arwyddocaol i niferoedd a throsiant staff wedi digwydd yn bennaf o ganlyniad i drosglwyddo gweithwyr i’r gwasanaeth Arlwyo a Glanhau NEWydd ac i wasanaeth Hamdden a Llyfrgelloedd Aura.  Mas  presenoldeb hyd yma yn 2017/18 yn dangos gwelliant o gymharu â’r un cyfnod yn 2016/17 ac roedd y ffigyrau ar gyfer staff ysgolion a staff eraill yn debyg.  Mae gwaith a wnaed ers y cyfarfod blaenorol wedi arwain at welliannau arwyddocaol mewn nifer o feysydd gan gynnwys Newid Sefydliadol 2, Cynllunio a’r Amgylchedd a’r Gwasanaethau Cymdeithasol.  Byddai diweddariad manwl yn cael ei roi i’r cyfarfod ym mis Mai. Er bod gwariant cronnus ar weithwyr asiantaeth wedi mynd dros y targed roedd gostyngiad o 45% o gymharu â’r un cyfnod yn 2016/17.

Gofynnodd Cynghorydd Jones am eglurhad ar y ffigyrau cymharol ar wariant ar weithwyr asiantaeth a throsiant heb fod mewn ysgolion o’r flwyddyn flaenorol a chytunodd yr Uwch Reolwr y byddai’n darparu ymateb.  Nodwyd y gellid ymgyfnewid y ffigyrau dadansoddi rhyw ar gyfer gweithwyr heb fod yn rhai ysgolion ac y dylid diweddaru’r graff niferoedd staff a staff cyfwerth ag amser llawn i ddangos y cyfnod llawn.

O ran monitro Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yn y gweithlu, cynigiodd Cynghorydd Johnson y dylid cynnwys gwybodaeth am anableddau yn adroddiadau’r dyfodol.  Mewn ymateb i sylwadau, eglurodd yr Uwch Reolwr fod gwerthusiadau’n rhoi cyfle i hyrwyddo datblygiad gyrfa cadarnhaol a chytunodd i baratoi adroddiad ar enghreifftiau o waith.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Gwybodaeth am y Gweithlu ar gyfer Chwarter tri  2017/18 hyd 31 Rhagfyr 2017;

(b)       Bod yr Uwch Reolwr, Adnoddau Dynol a Datblygiad Sefydliadol yn adolygu’r ffigyrau ar gyfer adroddiadau’r dyfodol, a

(c)       Bod yr adroddiad nesaf yn cynnwys ystadegau perthnasol i anabledd.

Pwrpas:        Pwrpas yr adroddiad hwn yw darparu Monitro Cyllideb Refeniw 2017/18 (Mis 9) i’r Aelodau.  Darparu gwybodaeth diwedd Mis 9 (diwedd Rhagfyr) rhaglen gyfalaf 2017/18 i Aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid adroddiad ar y sefyllfa monitro’r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/8 fel yr oedd ym mis 9 ar gyfer Cronfa’r Cyngor a’r Cyfrif Refeniw Tai (CRT), a’r Rhaglen Gyfalaf, cyn iddynt gael eu hystyried gan y Cabinet.

 Monitro’r Gyllideb Refeniw

O ran Cronfa’r Cyngor, y rhagolygon o safbwynt y sefyllfa net yn y flwyddyn oedd y byddai’n £0.908m yn uwch na’r gyllideb, sef cynnydd o £0.062m o Fis 8.  Roedd y rhesymau dros yr amrywiadau rhagamcanol wedi eu nodi yn yr adroddiad.  Rhagamcanwyd y byddai 94% o’r arbedion effeithlonrwydd a gynlluniwyd yn y flwyddyn yn cael eu gwireddu.

O ran olrhain risgiau yn y flwyddyn a materion sy’n dod i’r amlwg roedd gwaith i asesu’r effaith ar gyllideb 2018/19 wedi ei adrodd i’r Cabinet ym mis Ionawr  ac wedi ei gynnwys mewn cynigion cyllidol i’w cyflwyno i’r Cyngor Sir ar 20 Chwefror.  Tynnwyd sylw at y risg i gyllideb cynnal a chadw’r gaeaf yn dilyn y tywydd garw diweddar

Ar y CRT, rhagamcanwyd y byddai’r gwariant yn y flwyddyn £0.035m yn is na’r gyllideb, gan adael balans diwedd blwyddyn o £1.081m (yn uwch na’r lefel isaf a argymhellir).

Rhoddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ddiweddariad ar yr adolygiad o gronfeydd lle’r oedd gwaith yn tynnu at y terfyn.  Dywedodd fod yr holl feysydd wedi’u hadolygu – nid dim ond y rhai hynny yr oedd y Pwyllgor wedi’u hadnabod –a bod cymhlethdodau o ran olrhain er mwyn sefydlu telerau a deall yr ymrwymiadau o ran proffiliau gwariant.  Rhoddodd grynodeb o statws a phwrpas pedwar maes y cronfeydd (sylfaenol, wrth gefn, wedi’u clustnodi a heb eu clustnodi) ac roedd yn hyderus fod lefel ddigonol o gronfeydd defnyddiadwy i gefnogi sefyllfa’r gyllideb yn 2018/19. 

Dywedodd y Prif  Weithredwr y byddai canlyniad yr adolygiad – a oedd yn destun manwl gywirdeb a her – yn cael ei adrodd i’r Cabinet.  Yr argymhelliad fyddai cefnogi rhyddhad darbodus rhai cronfeydd, gan gadw eraill i liniaru risg yn y dyfodol.    Byddai’r adroddiad i’r Cabinet a’r Cyngor Sir yn dweud mai’r defnydd o gronfeydd a chynnydd yn Nhreth y Cyngor yw’r unig opsiynau ar ôl i fantoli’r gyllideb.  Roedd yr her i gyllid ysgolion i dalu’n rhannol am bwysau cyflogau a chostau chwyddiant yn cael ei ystyried yn faes i risg sydd yn flaenoriaeth.

Dywedodd Cynghorydd Shotton ei bod yn deg herio cronfeydd wedi’u clustnodi nad ydynt wedi’u defnyddio ac y dylid ffurfio barn gytbwys ar lefel y risg cysylltiedig â phob cronfa

Croesawodd Cynghorydd Jones y gwaith ar yr adolygiad ac roedd yn derbyn nad oedd herio cronfeydd heb ei risg.  Roedd yn teimlo fod materion eraill yn y gyllideb yn bwysicach ac y dylai’r Pwyllgor asesu ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol a oedd cronfeydd wedi’u clustnodi yn angenrheidiol ar gyfer y flwyddyn ariannol ddilynol.

Mewn ymateb i gwestiynau, rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad ar gynnydd y Cytundeb Statws Sengl a’r gronfa ddal, lle’r oedd gwaith bron wedi’i gwblhau.

Gofynnodd y Cynghorydd Peers, a oedd yn bresennol yn y galeri cyhoeddus, ynghylch y posibilrwydd o  ...  view the full Cofnodion text for item 69.

Pwrpas:        Ystyried y flaenraglen waith Pwyllgor Craffu & Trosolwg adnoddau corfforaethol.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol er ystyriaeth a dywedodd y byddai’r materion a ddynodir yn ystod y cyfarfod yn cael eu rhestru.

PENDERFYNWYD:

(a) Bod y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i cyflwynwyd, yn cael ei chymeradwyo gyda newidiadau;

·         Adroddiad yn amlinellu effaith gwariant cyfalaf (cynlluniau newydd i’w cymeradwyo) ac yn rhoi manylion ynghylch yr effeithiau ar y gyllideb refeniw, gan gynnwys costau benthyg, costau refeniw gweithredol a manteision gweithredol, ar gyfer cyfarfod mis Mawrth os yn bosibl.

·         Adroddiad yn edrych ar enghreifftiau o arfer da mewn darpariaeth ddigidol.

·         Bod Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd, mewn perthynas â’r Cadeirydd, yn cael eu hawdurdodi i amrywio’r Cynllun Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, pe bai hynny’n angenrheidiol.

Roedd un aelod o’r wasg yn bresennol.