Rhaglen a chofnodion

Pwrpas: Penodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Cynigiodd y Cynghorydd Banks bod y Cynghorydd Brown yn cael ei benodi’n Gadeirydd i'r Pwyllgor.  Eiliwyd hyn yn briodol a chafodd ei gymeradwyo yn dilyn pleidlais ar y mater.

I roi cadarnhad ar bwynt a godwyd gan y Cynghorydd Woolley, eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y meini prawf cymhwysedd ar gyfer penodi Cadeirydd, fel y nodir yn y Cyfansoddiad.  Ni chafwyd enwebiadau pellach.

PENDERFYNWYD:

Bod y Cynghorydd Helen Brown yn cael ei phenodi’n Gadeirydd i'r Pwyllgor.

(Ar y pwynt hwn, cadeiriodd y Cynghorydd Brown weddill y cyfarfod)

Pwrpas: Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor.

Eiliwyd enwebiad y Cyngorydd Banks i Sally Ellis fel Is-gadeirydd y Pwyllgor  a chymeradwywyd ar ôl ei rhoi i bleidlais.   Ni chafwyd enwebiadau pellach.

PENDERFYNWYD:

Penodi Sally Ellis fel Is-gadeirydd y Pwyllgor.

Pwrpas:I derbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

Pwrpas: I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod blaenorol.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mawrth 2017.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Pwrpas: Adroddiad yn ymwneud â gwaredu asedau’r Cyngor yn 2016/17 gan gynnwys symiau ac ystod gwerth.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Newid Sefydliadol) adroddiad ar dderbyniadau cyfalaf a gynhyrchwyd wrth werthu asedau yn 2016/17 o’i gymharu â’r ddwy flynedd flaenorol.  Nododd y dull a ddefnyddiwyd i ddelio â derbyniadau cyfalaf a gyfrannodd at y Rhaglen Gyfalaf ac eglurodd bod y swm o gyllid a gynhyrchwyd wedi’i ddylanwadu’n helaeth gan y sefyllfa economaidd ar y pryd.

 Mewn ymateb i ymholiadau gan y Cynghorydd Banks, rhoddwyd cadarnhad ar y broses o werthu megis ystadau amaethyddol o’i gymharu ag eiddo Cyfrif Refeniw Tai (HRA) a oedd yn cael eu neilltuo.  Cafodd ei gynghori y bydd manylion pellach ar y wybodaeth gyffredinol wedi’u hatodi i’r adroddiad yn gallu cael eu darparu ar gais y tu allan i’r cyfarfod.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Dolphin i’r Panel Amaethyddol blaenorol, a dywedodd bod y gwerthiannau yn cael eu delio bellach gan y Bwrdd Rhaglen Asedau, a oedd yn cyfarfod bob mis, ac roedd ymgynghori ag Aelod Lleol yn rhan o’r broses ar bob gwerthiant.

Gofynnodd Sally Ellis os oedd y meini prawf yn destun adolygiad rheolaidd i wella cyfleoedd am dderbyniadau cyfalaf.  Dywedodd y Prif Swyddog (Newid Sefydliadol) bod y broses yn gadarn ond heb gael ei adolygu ers peth amser.   Rhoddodd y Prif Weithredwr enghreifftiau o wahanol fathau o asedau a oedd wedi cael eu gwerthu fel rhan o adolygiadau ardal/ gwasanaeth penodol, ond teimlwyd bod y broses ar gyfer asedau eiddo cyffredinol yn gallu manteisio ar gael adolygiad.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Pwrpas: Cefnogi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2016/17.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr y Datganiad Llywodraeth Blynyddol (AGS) drafft ar gyfer 2016/17 i’w ystyried a’i argymell i'r Cyngor Sir i fynd gyda’r Datganiad Cyfrifon.   Atgoffodd o'r gofyniad blynyddol i gynhyrchu'r AGS yn dilyn adolygiad manwl a hunanasesiad llywodraethu corfforaethol lle cafodd herio cadarn ei ddefnyddio.   Wrth osod y dull i baratoi AGS, tynnwyd sylw at y camau gweithredu ar faterion strategol llywodraeth a gwasanaeth penodol yn 2015/16.

I ymateb i sylwadau gan Sally Ellis ar wendidau a nodwyd mewn adroddiadau eraill, eglurodd y Prif Weithredwr bod y materion strategol sy’n berthnasol i ardaloedd Cynllun Gwella.   Ac er bod materion megis Cytundebau Adran 106 yn bwysig fel risg parhaus, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro nad oedd y rhain yn lefel arwyddocaol i’w cynnwys yn yr AGS a byddai’n cael ei ddelio drwy weithredu olrhain.

Atgoffodd Matthew Edwards o Swyddfa Archwilio Cymru y byddai ystyriaeth o gynnwys a fformat yr AGS yn ffurfio rhan o waith y Swyddfa Archwilio Cymru ar yr archwiliad o ddatganiadau ariannol a byddai’n cael eu blaenoriaethu.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cyngor bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2016/17 yn cael ei atodi i’r Datganiad Cyfrifon.

Pwrpas: Cefnogi’r crynodeb o’r holl adroddiadau rheoleiddio allanol a dderbyniwyd yn ystod 2015/16 ynghyd ag ymateb y Cyngor.

Rhoddodd y Prif Weithredwr adroddiad cryno i roi sicrwydd bod adroddiadau gan reoleiddwyr allanol ac arolygwyr yn 2016/17 wedi bod yn destun ystyriaeth gan bwyllgorau perthnasol a chamau gweithredu wedi’u cymryd mewn ymateb i’r argymhellion.

Atgoffawyd y Pwyllgor o’r protocol mewnol sydd mewn lle ar gyfer holl adroddiadau terfynol lleol sy’n ymwneud ag ymateb y Cabinet, yn cael ei herio gan y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu ac yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio.   Dangosodd y trosolwg o’r adroddiadau yn 2016/17 statws Gwyrdd drwyddi draw ac wedi cynnwys rhai argymhellion generig ar adroddiadau cenedlaethol a oedd yn berthnasol i bob un o’r 22 cyngor yng Nghymru.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi sut mae adroddiadau gan archwilwyr allanol, rheoleiddwyr eraill ac arolygwyr wedi cael eu delio ag hwy yn ystod 2016/17.

Pwrpas: Cefnogi’r dull a ddefnyddir i reoli risg a sut y caiff risgiau presennol eu rheoli.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ddatganiad sefyllfa ar risgiau strategol a gynhwysir o fewn Cynllun Gwella 2016/17 y Cyngor.  Roedd adroddiad ar alldro terfynol i'w ystyried gan y Cabinet.   Rôl y Pwyllgor Archwilio oedd sicrhau bod y dull cadarn o reoli risgiau tra’r oedd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu yn herio’r adroddiadau cynnydd chwarterol.

Darparodd y Swyddog Gweithredol Cyfathrebu a Busnes Corfforaethol gadarnhad ar y tabl cryno yn yr adroddiad a oedd yn adnabod statws risgiau o’r asesiad cychwynnol ar ddiwedd sefyllfa’r flwyddyn.  Dywedodd bod y risgiau sylweddol (coch) yn cael eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2017/18.

Dywedodd y Cynghorydd Dolphin nad oedd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu wedi cael gwybodaeth ar holl feysydd o risg.  Mewn ymateb, dywedodd y Prif Weithredwr bod y Cabinet wedi cyfeirio at faterion o risg i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu a bod  Aelodau o’r Pwyllgorau hynny yn gallu gwneud cais am bynciau penodol i’w cynnwys ar y Rhaglenni Gwaith i’r Dyfodol.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod y gwaith ar y trywydd iawn gyda’r Cynllun Gwella drafft 2017/18 i’w adrodd i’r Cabinet ym mis Gorffennaf 2017.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r statws ar gyfer y crynodeb diwedd flwyddyn 2016/17 o’r risgiau strategol o’r blaenoriaethau gwella y Cyngor; gan orfodi rheolaeth llwyddiannus o’r risgiau.

Pwrpas: Rhoi gwybod i’r aelodau am ganlyniad yr holl waith archwilio a gynhaliwyd yn ystod 2016/17 a rhoi’r farn Archwilio Mewnol flynyddol ar safon rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu yn y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro yr adroddiad a oedd yn crynhoi canlyniad o’r holl waith archwilio a gyflawnwyd yn ystod 2016/17 ac yn cynnwys y farn archwilio bod gan y Cyngor fframwaith digonol ac effeithiol o lywodraethu, rheoli risg a rheolaeth.

 Gan roi trosolwg o gwmpas a sail ffurfio barn archwilio, gwnaethpwyd cyfeiriad at leihad archwiliadau lefel sicrwydd ‘coch’ yn ystod y cyfnod a lefelau cyffredinol da o reoli aseiniadau archwilio.

Mewn ymateb i ymholiad gan Sally Ellis, soniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro am ddatblygu'r ffordd wahanol o fynd at archwiliadau gyda chynnydd mewn gwaith ymgynghorol.   Hefyd, cyfeiriodd at weithio ar y cyd a chysgodi o fewn y tîm i helpu gwella gwybodaeth meysydd gwasanaeth a helpu gyda chynllunio ar gyfer olyniaeth.   Byddai hyn yn galluogi cylchdroi'r gwaith system allweddol rhwng Archwilwyr.

PENDERFYNWYD:

I nodi’r adroddiad ac i dderbyn barn flynyddol archwiliad mewnol.

Pwrpas: Rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol gan gynnwys newidiadau i’r cynllun archwilio, gweithrediadau olrhain, dangosyddion perfformiad ac archwiliadau.   Ar gamau gweithredu sydd â dyddiadau adolygu sy’n fwy na chwe mis o'r dyddiad gwreiddiol, cadarnhaodd bod y rhesymau a roddwyd gan y rheolwyr gwasanaeth yn foddhaol a chafodd y rhain eu nodi yn yr adroddiad.

Ar yr adroddiadau terfynol a roddwyd, gofynnodd y Cynghorydd Dunbobbin pam nad oedd unrhyw farn wedi ei roi ar y lefel o sicrwydd ar y Model Darparu Amgen (ADM) – Gwasanaethau Cyfleusterau.   Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro bod hyn oherwydd y natur ymgynghorol o’r archwiliad i weithio ochr yn ochr â’r maes gwasanaeth gan ddatblygu ADM ar yr un pryd.  Cadarnhawyd nad oedd unrhyw faterion wedi’u nodi a bod gwaith ar drefniadau contract ADM wedi’u cynllunio ar gyfer yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Soniodd y Prif Weithredwr ar lefel sylweddol o reoli risg ar gyfer tri ADM a’r bwriad ar gyfer adolygiad ôl-weithredol ar gam diweddarach yn y broses.

Cododd Sally Ellis bryderon ynghylch llithriant sylweddol mewn camau gweithredu ymhellach na’r dyddiadau a bod y dull ar gyfer rheiny heb eu cwblhau ymhellach na dyddiad cau a ddiwygiwyd.   Gofynnodd os oedd materion cynhwysedd a TGCh yn arbennig wedi cael eu hasesu i sicrhau bod lefelau yn ddigonol i gefnogi’r sefydliad.  Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro sicrwydd ar y weithdrefn mewn lle i ymlid camau gweithredu heb eu gwneud gyda Phrif Swyddogion perthnasol a monitro yn y cyfarfodydd chwarterol.  Mewn perthynas â TGCh, dywedodd bod rhaid blaenoriaethu prosiectau oherwydd gwaith datblygu sylweddol a oedd yn digwydd ar hyn o bryd.

Crybwyllodd y Prif Weithredwr ddatblygiad o’r system CAMMS fel enghraifft lle’r oedd dyddiadau yn cael eu hoedi ddim yn cael effaith ar ansawdd asesiadau risg a nid oedd yn codi pryderon o ran canlyniad y prosiect a fyddai’n helpu i leihau’r llwyth gwaith.  Awgrymodd bod y math hwn o eglurhad yn cael eu cynnwys yn yr adroddiadau yn y dyfodol.

Mewn perthynas â dangosyddion perfformiad, eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro bod y cyfartaledd nifer o ddiwrnodau o’r ôl-drafodaeth i gyhoeddi adroddiad drafft a'r diwrnodau a gymerir i ddychwelyd adroddiadau drafft wedi cael targedau diwygiedig i adlewyrchu yn gywir perchnogaeth a’r amser sydd ei angen i gwblhau’r gwaith.  Yn dilyn ymholiad gan y Cynghorydd Glyn Banks, dywedodd bod y targedau cyfredol yn fwy tebyg i gynghorau eraill a byddant yn cael eu monitro.

Gofynnodd y Cynghorydd Dolphin ynghylch graddfeydd blaenoriaeth a ddyrannwyd i’r Cynllun Gweithredol a chynghorwyd bod y rhain yn cael eu pennu drwy system matrics a oedd yn ystyried gwahanol elfennau.   Mewn perthynas â Pharc Treftadaeth Dyffryn Maes Glas, rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad byr ar faterion llywodraethu a adroddwyd yn flaenorol i’r Pwyllgor, a chynghorodd bod y cynnydd ar y trywydd iawn gyda’r cynllun gweithredu a gytunwyd.

PENDERFYNWYD:

I dderbyn yr adroddiad.

Pwrpas: Rhoi gwybod i’r pwyllgor am ganlyniadau’r asesiad allanol o gydymffurfedd â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro adroddiad ar yr asesiad allanol o’r gwasanaeth Adain Archwilio Mewnol yn erbyn Safonau Archwilio Mewnol Y Sector Cyhoeddus (PSIAS) a gyflawnwyd gan y Prif Archwilydd Mewnol Cyngor Sir Ceredigion.

Roedd canfyddiadau’r asesiad a nodwyd bod y gwasanaeth yn cydymffurfio â 329 o’r Safonau, gyda phedwar yn cydymffurfio’n rhannol.  Roedd un maes o ddiffyg cydymffurfio wedi ei nodi’n flaenorol fel rhan o’r hunanasesiad ac roedd yr aseswr wedi tybio nad oedd yr effaith mor sylweddol.  Nodwyd chwe awgrym ar gyfer gwelliant pellach i'w gweithredu.

 Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) bod yr aseswr wedi rhoi sylw ar y gwasanaeth yn bodloni gofynion mewn achosion pan nad oedd cydymffurfiaeth lawn wedi’i gyflawni.

Gofynnodd Sally Ellis ynghylch sicrwydd TGCh a dywedwyd y byddai hwn yn ffurfio rhan o'r broses mapio sicrwydd.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Pwrpas: Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu o ganlyniad i bwyntiau a godwyd yng nghyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro yr adroddiad diweddariad ar gynnydd ar gamau gweithredu a oedd yn codi o’r cyfarfodydd blaenorol o’r Pwyllgor.  Roedd y rhan fwyaf o’r camau gweithredu wedi’u cwblhau, gyda dau dros ben i'w cwblhau yn ddiweddarach eleni.

PENDERFYNWYD:

I dderbyn yr adroddiad.

Pwrpas: Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr oedd y Prif Swyddogion wedi ymgynghori arni.  Bydd unrhyw newidiadau yn y dyfodol yn destun y broses arferol sy’n cynnwys ymgynghoriad â’r Cadeirydd ac Is-gadeirydd newydd.

PENDERFYNWYD:

(a)       I dderbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol; a

(b)       Bod y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro, mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd y Pwyllgor, yn awdurdodi i amrywio'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, fel mae’r angen yn codi.

Cyn yr eitem nesaf, gadawodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro y cyfarfod.

Darparodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) ddiweddariad byr ar y broses recriwtio ar gyfer y swydd Rheolwr Archwilio Mewnol.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r diweddariad.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r wasg na’r cyhoedd yn bresennol.