Rhaglen a chofnodion

Yn unol â gofynion y Cyfansoddiad, penderfynodd y Pwyllgor ganiatáu i’r Cynghorydd Dunbar (a oedd wedi gwneud yr hyfforddiant gofynnol) i ddirprwyo ar ran y Cynghorydd Dunbobbin.

PENDERFYNWYD:

Caniatáu i’r Cynghorydd Dunbar ddirprwyo yn y cyfarfod.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 10 Gorffennaf 2019.

Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2019.

Cofnod rhif 16: Datganiad Cyfrifon Drafft 2018/19 - fel y nodwyd yn yr adroddiad Olrhain Gweithredu, codwyd y pryderon ynghylch y ddyled sy'n ddyledus i'r Cyngor gyda'r Bwrdd Iechyd Lleol ar lefel uwch.  Byddai'r sefyllfa'n parhau i gael ei monitro gyda sylwadau pellach i'w codi mewn cyfarfodydd sydd i ddod ac ar lefel ranbarthol. Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol nad oedd y swm sy'n ddyledus gan y Bwrdd Iechyd Lleol wedi newid yn sylweddol ers iddo gael ei gyfleu i'r Pwyllgor ddiwethaf.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Nododd y Cadeirydd y byddai newid bach yn nhrefn y busnes i gyflwyno eitem 7 ar yr agenda (Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol) oherwydd bod cynrychiolydd trydydd parti yn bresennol i siarad ar yr eitem.  Bydd gweddill yr eitemau yn cael eu hystyried yn y drefn a ddangosir ar y rhaglen.

Cyflwyno diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol y wybodaeth ddiweddaraf yngl?n â chynnydd yr adain Archwilio Mewnol. O ran adroddiadau a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf, roedd un adroddiad â choch (sicrwydd cyfyngedig) ar gyfer cronfeydd ysgolion yn Ysgol Uwchradd Argoed a oedd ymhlith sampl o archwiliadau a gynhaliwyd mewn pedair ysgol.

Rhoddodd yr Uwch Archwilydd yr adolygiad (Rafaela Rice) gefndir i'r archwiliad a oedd wedi canolbwyntio ar risgiau o ran gweithredu, rheoli a gofynion rheoliadol cronfeydd ysgolion.  Trafodwyd y gwendidau a nodwyd gyda'r Pennaeth a'r Rheolwr Busnes newydd ei benodi i gytuno ar nifer o newidiadau ar gyfer gwella rheolaethau a chryfhau gweithdrefnau.

Mewn ymateb i ganfyddiadau'r archwiliad, cadarnhaodd Pennaeth Ysgol Uwchradd Argoed (Mr Paul Smith) fod gweithdrefnau wedi'u hadolygu a bod cynllun gweithredu cytunedig wedi'i rannu ag unigolion allweddol.  Yn ogystal â'r Rheolwr Busnes profiadol sydd newydd ei benodi, byddai penodi Is-Gadeirydd Cyllid a llywodraethwr cyfetholedig â phrofiad perthnasol yn adeiladu gwytnwch i oruchwyliaeth rheolaeth ariannol yr Ysgol. Roedd gweithredoedd eraill yn cynnwys sesiynau hyfforddi ac ymweliadau ag ysgolion eraill a nodwyd fel arfer da. Dywedodd y Pennaeth hefyd y byddai gr?p tasg o lywodraethwyr ysgolion yn monitro cynnydd ar yr argymhellion archwilio, ac roedd rhai ohonynt ar y gweill. Rhoddodd sicrwydd y byddai'r holl gamau gweithredu yn cael eu gweithredu erbyn tymor y Gwanwyn.

Cadarnhaodd yr Uwch Reolwr - Systemau Gwella Ysgolion fod y canfyddiadau wedi'u trosglwyddo i'r Prif Swyddog a fyddai'n cael gwybod am y cynnydd o ran camau gweithredu. Er mwyn codi ymwybyddiaeth ar draws pob ysgol, roedd y materion yn cael eu trafod gyda’r Fforwm Cyllideb Ysgolion a Ffederasiwn Penaethiaid Cynradd, gyda hyfforddiant perthnasol ar y gweill ar gyfer ysgolion.

Wrth ddiolch i’r Pennaeth am ei bresenoldeb, dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn fodlon gyda brys a bwriad ymateb yr Ysgol a’r dysgu a rennir ymhlith ysgolion.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Sally Ellis, esboniodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai angen tystiolaeth o’r camau gweithredu cyn eu cau i lawr a bod adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ar gyfer pob archwiliad sicrwydd coch.

O ran y tri adroddiad ambr / coch (rhywfaint o sicrwydd) a gyhoeddwyd yn ystod y cyfnod, roedd Sally Ellis yn poeni am y diffyg cynnydd ar ddilyniant Storfa Alltami a chynigiodd y dylid cyfeirio hyn at Bwyllgor Trosolwg a Chraffu yr Amgylchedd i'w fonitro ymhellach. Cytunodd y Rheolwr Archwilio Mewnol i godi hyn yng nghyfarfod nesaf y gr?p cyswllt â Chadeiryddion Trosolwg a Craffu.

Siaradodd y Prif Weithredwr o blaid hyn a dywedodd y byddai cyfarfod adolygu cychwynnol yn cael ei gynnal gyda'r Prif Swyddog.

Yn dilyn sylwadau gan y Cynghorydd Johnson ar gronfeydd ysgolion ar draws y sectorau cynradd ac uwchradd, dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod materion tebyg wedi'u nodi yn rhai o'r ysgolion eraill a archwiliwyd.  Roedd diffyg goruchwyliaeth ar gronfeydd ysgolion yn gyffredinol, felly amlygwyd y mater ar draws pob ysgol.

Crynhodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y pwyntiau allweddol o adrannau eraill yr adroddiad cynnydd, gan gynnwys bwrw ymlaen â chamau  ...  view the full Cofnodion text for item 26.

Adroddiad i gyflwyno fersiwn archwiliedig terfynol y Datganiad Cyfrifon 2018/19 ar gyfer argymhelliad Aelodau i'r Cyngor, yn cynnwys adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2018/19 gan ymgorffori newidiadau y cytunwyd arnynt gyda Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) yn ystod yr archwiliad.  Ar ôl derbyn y cyfrifon drafft ym mis Gorffennaf, gofynnwyd i'r Pwyllgor argymell y fersiwn derfynol i'r Cyngor Sir i gyflawni'r dyddiad cau, a oedd bythefnos ynghynt na blynyddoedd blaenorol.  Rhannwyd ymateb ysgrifenedig llawn i gwestiynau a godwyd yn y cam drafft gyda holl Aelodau'r Cyngor, ac ni chodwyd unrhyw ymholiadau pellach ers hynny.

Mynegodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol ei ddiolch i gydweithwyr WAO am y modd y cynhaliwyd yr archwiliad a chroesawodd y farn ddiamod a gyhoeddwyd. Dywedodd ei bod yn galonogol gwybod bod y datganiadau wedi'u cynhyrchu i safon dda a diolchodd i'r Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Technegol a'i thîm am eu gwaith. Tynnwyd sylw'r Pwyllgor at gamau gweithredu a gynlluniwyd i fynd i'r afael â mater yn ymwneud â'r broses ar gyfer prisio asedau sefydlog nad oedd yn arwain at unrhyw gamddatganiad materol. Byddai effaith bosibl y Farn ‘McCloud’ ar holl gynlluniau pensiwn awdurdodau lleol y DU yn cymryd amser i’w datrys yn llawn a byddai angen ystyried unrhyw effaith ariannol ar gyfer Cronfa Bensiwn Clwyd fel rhan o gylch yr Adolygiad Actiwaraidd.  Roedd yr archwiliad ar gyfrifon Cronfa Bensiwn Clwyd yn parhau ar hyn o bryd gyda chymeradwyaeth wedi'i threfnu ar gyfer 7 Hydref cyn y dyddiad cau statudol.

Rhoddodd Mike Whiteley o WAO brif ganfyddiadau adroddiad ISA 260 mewn cyflwyniad yn ymwneud â:

·         Canfyddiadau cyffredinol

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         Sefyllfa archwilio

·         Materion sy'n codi o'r archwiliad

·         Annibyniaeth

·         Edrych i’r dyfodol

Dywedodd fod hwn yn archwiliad cadarnhaol eto gyda chydweithrediad da gan y swyddogion, gan arwain at farn ddiamod (‘glân’) gan Archwilydd Cyffredinol Cymru. Croesawodd gamau a roddwyd ar waith ar brisiadau asedau a allai fod wedi cael eu heffeithio gan faterion adnoddau a dywedodd y byddai angen datrys materion o'r fath cyn cyflwyno dyddiadau cau statudol cynharach. O ran y diwygiad perthnasol a ddeilliodd o ddyfarniad ‘McCloud’, roedd y WAO yn fodlon bod yr atebolrwydd ariannol posibl yn amcangyfrif rhesymol ar hyn o bryd.

Ar y pwynt olaf, dywedodd y Prif Weithredwr ei bod yn siomedig nad oedd sylw yn y wasg leol yn adlewyrchu hyn fel problem ledled y wlad ar atebolrwydd posibl. Yn dilyn trafodaethau manwl, roedd yr atebolrwydd amcangyfrifedig o £12m yn dybiaeth resymol ar hyn o bryd i Sir y Fflint fel un o'r cyfranwyr i Gronfa Bensiwn Clwyd. Byddai unrhyw effaith dros y tymor hwy ac yn effeithio ar gyfraniadau blynyddol cyflogwyr wedi’i ledaenu dros nifer o flynyddoedd.

O ran amserlen y cyfrifon blynyddol yn y dyfodol, dywedodd y Prif Weithredwr ei bod yn bwysig cydnabod effaith unrhyw oedi wrth gyflwyno a chwblhau ymholiadau a allai ddigwydd yn y broses archwilio.  Fel y cytunwyd gydag Arweinwyr Grwpiau, byddai’r Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd yn gofyn am argymhelliad i'r Cyngor Sir i ddirprwyo cymeradwyaeth y cyfrifon gr?p i'r Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol. Os cytunir arno, ni fyddai hyn yn gwahardd Aelod rhag cymryd rhan yn  ...  view the full Cofnodion text for item 27.

Derbyn yr Adroddiad Gwella Blynyddol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a nodi ymateb y Cyngor.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr yr Adroddiad Gwella Blynyddol gan Swyddfa Archwilio Cymru (WAO) a oedd yn crynhoi'r gwaith archwilio a rheoleiddio a wnaed yn y Cyngor ers yr adroddiad diwethaf a gyhoeddwyd ym mis Tachwedd 2018. Daeth yr adroddiad, na wnaeth unrhyw argymhellion ffurfiol, i gasgliad cadarnhaol bod 'y Cyngor yn cwrdd â'i ofynion statudol mewn perthynas â gwelliant parhaus ond, fel gyda phob cyngor yng Nghymru, mae'n wynebu heriau wrth symud ymlaen'.

Nid oedd ganddo unrhyw bryderon ynghylch y cynigion gwirfoddol ar gyfer gwella o adroddiadau cenedlaethol a lleol, ynghyd ag ymateb drafft yn nodi camau gweithredu lefel isel.  Byddai unrhyw sylwadau a godwyd gan y Pwyllgor yn cael eu hadrodd i'r Cabinet.

Wrth dynnu sylw at Lythyr Archwilio Blynyddol WAO yn crynhoi gwaith yn 2017-18, dywedodd Richard Harries y byddai'r llythyr ar gyfer 2018-19 yn adrodd ar yr holl waith yn y cyfnod hwnnw gan gynnwys y cyfrifon ar gyfer y flwyddyn gyfredol.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor wedi’i sicrhau gan Adroddiad Gwella Blynyddol Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer 2018/19.

Darparu trosolwg o ddull strategol Rheoli Risg.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad a roddodd drosolwg lefel uchel o'r dull strategol o reoli risg.

Defnyddiwyd y model pedwar blwch yn yr adroddiad ar gyfer nodi a dwysáu risgiau sy'n dod i'r amlwg ar y cam cywir. Nodwyd hefyd enghreifftiau o risgiau o Gynllun cyfredol y Cyngor. Byddai adroddiad llawn ar y Strategaeth Rheoli Risg wedi'i diweddaru yn cael ei drefnu ar gyfer y cyfarfod nesaf.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Dunbar at yr enghraifft ar y Strategaeth Ddigartrefedd a rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad byr iddi ar ystod o fentrau gan gynnwys datrysiadau tai â chymorth.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y Pwyllgor yn cael ei sicrhau gan ddull strategol y Cyngor o reoli risg; a

 (b)      Bod y Pwyllgor yn derbyn fersiwn ddiwygiedig o'r Strategaeth Rheoli Risg yn y cyfarfod nesaf.

Ystyried penodi’r ymgeisydd a ffefrir ar gyfer y sedd wag Aelod Lleyg ar y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad ar benodi aelod lleyg ychwanegol i'r Pwyllgor Archwilio, fel y cytunwyd yn flaenorol gan y Cyngor Sir ar argymhelliad y Pwyllgor.  Nododd yr adroddiad y broses ddethol a chyfweld a arweiniodd at y panel yn argymell penodi Allan Rainford, a oedd yn bresennol yn yr oriel gyhoeddus.

Cynigiwyd yr argymhelliad gan y Cynghorydd Woolley a'i eilio gan y Cynghorydd Johnson. Croesawyd hyn gan y Cadeirydd.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn argymell i'r Cyngor llawn y dylid penodi Allan Rainford i'r Pwyllgor Archwilio tan ddiwedd mis Rhagfyr 2023.

Rhoi gwybod i’r Aelodau fanylion gweithgareddau'r Pwyllgor Archwilio yn ystod 2018/19.

Cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2018/19 i'w gymeradwyo cyn ei gyflwyno i'w gymeradwyo yn y Cyngor Sir ym mis Hydref. Roedd y trefniant i adrodd yn flynyddol ar weithgareddau a chyflawniadau'r Pwyllgor yn cwrdd ag arfer gorau ac wedi'i adlewyrchu yn y Cylch Gorchwyl wedi'i ddiweddaru. Diolchodd y Cadeirydd i'r Rheolwr Archwilio Mewnol am ei gwaith ar yr adroddiad.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo'r adroddiad blynyddol ar gyfer 2018/19 cyn ei gyflwyno i'r Cyngor i'w gymeradwyo ar 22 Hydref 2019.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio blaenorol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddaru ar gamau a gododd o gyfarfodydd blaenorol.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol gyfredol i'w hystyried, gan gynnwys crynodeb o'r newidiadau.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol; a

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr adran Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio’r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Roedd un aelod o’r cyhoedd yn bresennol.