Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 11 Gorffennaf 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Gorffennaf 2018.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Adroddiad i gyflwyno fersiwn archwiliedig terfynol y Datganiad Cyfrifon 2017/18 ar gyfer argymhelliad Aelodau i'r Cyngor, yn cynnwys adroddiad yr archwiliwr allanol.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2017/18 gydag adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru mewn cysylltiad ag archwiliad y datganiadau ariannol a Llythyr Sylwadau ar gyfer Cyngor Sir Y Fflint.  Roedd ymateb ysgrifenedig llawn wedi ei ddarparu i gwestiynau a godwyd ar y cam drafft, a doedd dim ymholiadau pellach gan Aelodau ers hynny.  Cadarnhawyd mai cyflwyniadol yn unig oedd yr holl gamddatganiadau perthnasol a’u bod wedi eu cynnwys yn y fersiwn derfynol.  Fel rhan o ymateb y Cyngor i ganfyddiadau’r archwiliad, tynnwyd sylw at yr angen i ddiweddaru’r polisi cyfrifo ar gyfer croniadau o incwm a gwariant.  Roedd yn gysur nodi sylwadau Swyddfa Archwilio Cymru, yn cydnabod bod y cyfrifon wedi eu paratoi i safon uchel ac yn cael eu cefnogi gan bapurau gweithio manwl ac amserol.

Rhannwyd copi o Ddatganiad Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd, y mae cymeradwyaeth ar ei gyfer wedi ei ddirprwyo i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, er gwybodaeth.  Roeddynt wedi eu cymeradwyo'n ffurfiol ar 5 Medi 2018.

Mewn newid i’r arferol, cyflwynodd Richard Harries o Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad 260 ISA (Safon Ryngwladol ar Archwilio) ar ffurf cyflwyniad oedd yn cynnwys:

·         canlyniad cyffredinol

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         sefyllfa’r archwiliad a materion yn codi o’r archwiliad

·         2018-19 a’r blynyddoedd dilynol

Gwnaeth sylwadau ar safon uchel y cyfrifon a fyddai’n cael barn archwilio diamwys (‘glân’) gan Archwilydd Cyffredinol Cymru.  Dywedodd bod ymgysylltu cadarnhaol wedi bod rhwng swyddogion Cyngor a Swyddfa Archwilio Cymru drwy gydol y broses a bod y canfyddiadau wedi eu trafod gyda’r tîm rheoli er mwyn helpu i nodi gwelliannau pellach.  Eglurodd gysyniad materoliaeth a fabwysiadwyd ar gyfer archwilio’r datganiadau ariannol a chanmolodd gyflawniadau’r Cyngor o gwblhau’r gwaith yn gynt na’r angen cyn y newidiadau i derfynau amser statudol a fyddai’n her i bawb.  Er mwyn hwyluso hyn, cynlluniwyd trafodaethau er mwyn ystyried sut i gydweithio er mwyn gwella’r broses, i helpu’r Cyngor ddatblygu ei drefniadau cau cynnar ymhellach.

Diolchodd y Prif Weithredwr i’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol, a’r Rheolwr Cyllid dros dro am eu gwaith ar y cyfrifon ac i gydweithwyr Swyddfa Archwilio Cymru am y cymorth a’r gefnogaeth yn ystod y broses archwilio.  Diolchwyd i’r Rheolwr Cyllid Pensiynau hefyd am ei gwaith da ar gyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd.

Croesawodd y Prif Weithredwr yr ymdrech a wnaed fel tîm ar yr archwiliad a’r lefel uchel o sicrwydd a roddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Siaradodd yn gadarnhaol am berchnogaeth gorfforaethol o’r cyfrifon a rôl effeithiol y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon o ran bod a throsolwg dros y cyfrifon, a fyddai’n parhau.  Dywedodd y dylid cydnabod cadw digon o gapasiti o fewn y swyddogaeth Gyllid er mwyn bodloni terfynau amser statudol tynn yn y dyfodol yn ystod trafodaethau ar opsiynau cyllideb ar gyfer 2019/20.

Yn dilyn sylwadau ar y cyflwyniad i gyfleu canfyddiadau’r archwiliad, dywedodd Richard Harries y byddai Swyddfa Archwilio yn gwneud penderfyniad ar y dull gorau i’w ddefnyddio mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Argymell y dylai’r Cyngor Sir gymeradwyo fersiwn terfynol Datganiad Cyfrifon 2017/18;

 (b)      Nodi cyflwyniad 260 ISA Swyddfa Archwilio Cymru; ac

 (c)  ...  view the full Cofnodion text for item 22.

Adrodd y lefel o falansau ysgol i’r Pwyllgor Archwilio ac amlygu’r peryglon a phrosesau mewnol sy’n gysylltiedig ag ysgolion mewn diffyg ariannol.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Addysg a Ieuenctid) a’r Rheolwr Cyllid (Pobl ac Adnoddau) adroddiad ar y cronfeydd wrth gefn sydd gan ysgolion Sir y Fflint ar 31 Mawrth 2018. O’i gymharu â Mawrth 2017, adroddwyd lleihad o 11%.

Roedd y grynodeb sefyllfa yn dangos bod y cynnydd o 47% yn y diffyg net o'r cronfeydd wrth gefn gan ysgolion uwchradd yn cael ei osod yn erbyn cynnydd o 15% yng nghronfeydd wrth gefn ysgolion cynradd.  Er bod y grant cynhaliaeth ysgolion gan Lywodraeth Cymru (LlC) wedi gwella sefyllfa ariannol balansau wrth gefn yr ysgolion, roedd y lefel a gynhelir gan ysgolion uwchradd â balansau cadarnhaol yn llai na 2%  o’r gyllideb.  Roedd effaith mesurau caledi parhaol ymysg nifer o ffactorau a olygodd y bu'n rhaid i ysgolion amsugno cost cynnydd chwyddiant.  Byddai newidiadau mewn demograffeg yn y  dyfodol yn golygu ailddosbarthu cyllid rhwng y sectorau cynradd ac uwchradd.

Siaradodd y Prif Swyddog am y cymhlethdodau o ran rheoli cyllidebau ysgolion yn ystod y cyfnod parhaus o galedi a nododd bod y sefyllfa yn cael ei monitro.  Bu croeso mawr gan ysgolion i gymorth parhaol gan gydweithwyr yn Adnoddau Dynol a Chyllid i helpu Penaethiaid ysgolion i ddatblygu strategaethau cryfion.  Rhoddwyd eglurder ar y dull gweithredu o ran ymdrin â balansau diffygiol ac roedd gwaith yn cael ei wneud i nodi'r ysgolion sydd mewn peryg o symud i'r sefyllfa hon fel y gellid targedu cymorth.  Mae gan ysgolion uwchradd fynediad at yr offeryn meincnodi ysgolion cenedlaethol a ddatblygwyd gan Lywodraeth Cymru, sydd bellach yn cael ei addasu ar gyfer y sector cynradd.

Dywedodd y Prif Weithredwr bod y lefel o gronfeydd wrth gefn mewn ysgolion yn bryder a’i fod yn adlewyrchu sefyllfa debyg mewn ysgolion ar draws y DU yng nghyd-destun cyfyngiadau cyllidebau sylweddol.  Roedd yn rhaid i bob ysgol fabwysiadu trefniadau cynllunio busnes effeithiol, fodd bynnag dim ond gyda chynnydd mewn cyllid cenedlaethol lle roedd sylwadau wedi eu rhoi arnynt y byddai hyn yn effeithiol.  Dywedodd bod sefyllfa diffyg oedd yn gwaethygu ar falansau ysgolion yn Sir y Fflint yn risg corfforaethol i’r Cyngor a gofynnodd a ellid cofnodi hyn fel risg parhaol byw yn y Strategaeth Ariannol Tymor Canolog.

Roedd y Cynghorydd Dolphin am gael eglurder ar y metrig effeithlonrwydd fel rhan o’r offeryn meincnodi.  Eglurodd y Rheolwr Cyllid bod ystod o ddata ysgolion yn cael ei asesu, oedd yn galluogi cymharu costau rhwng ysgolion o broffiliau tebyg er mwyn nodi sut gellid gweithio’n well.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Johnson, eglurodd y Prif Swyddog sut mae gwaith yn cael ei wneud gyda’r tîm Derbyn er mwyn modelu ystadegau cyfredol o fewn y system i gynhyrchu rhagdybiaethau bras ar lefelau derbyn y dyfodol.  Defnyddiwyd yr un ymagwedd ar gyfer ysgolion ffydd ac ysgolion cyfrwng Cymraeg.

Atgoffodd y Cadeirydd y gellid gwneud ceisiadau ar gyfer lleoedd ysgol drwy’r adran Dderbyn.

PENDERFYNWYD:

Nodi balansau cronfeydd wrth gefn ysgolion ar 31 Mawrth 2018.

Yr Aelodau i’w hysbysu ynghylch sefyllfa risg strategol gyffredinol y Cyngor ar gyfer 2017/18.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ddatganiad sefyllfa blynyddol ar y risgiau strategol o fewn Cynllun y Cyngor ar gyfer 2017/18.  Roedd hyn er mwyn sicrhau'r Pwyllgor fod y lefelau risg o dan reolaeth y Cyngor yn symud mewn cyfeiriad cadarnhaol ac yn cael eu rheoli’n llwyddiannus.

Adroddwyd bod y 48 o risgiau strategol o fewn Cynllun y Cyngor wedi eu rheoli'n llwyddiannus, gyda'r rhan fwyaf yn cael eu hasesu fel rhai mân / ansylweddol neu gymedrol, oedd yn sefyllfa well na’r asesiad risg cychwynnol.  Nid oedd y proffil risg wedi newid llawer dros y cyfnod gyda 12 o risgiau mawr (coch) yn parhau, a llawer o’r rheiny yn ddibynnol ar ffactorau allanol.  Yn ystod crynodeb o’r risgiau coch, adroddwyd am gynnydd da ar waith oedd yn cael ei wneud i wella amseru Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl.  O ran argaeledd gwelyau gofal cartref nyrsio a phreswyl, gobeithiwyd y byddai ymestyn Marleyfield yn effeithio’n gadarnhaol ar y statws risg.    Byddai angen cael gwybodaeth gan y Cynllun Datblygu Lleol yngl?n â pharu lleoedd ysgolion gyda demograffeg sy’n newid.  Er mwyn cwrdd yr her ariannol, roedd gweithdai cyllido wedi eu trefnu er mwyn ystyried amrywiaeth o opsiynau er mwyn cydbwyso’r gyllideb ar gyfer 2019/20, fodd bynnag roedd hyn yn ddibynnol ar setliad ariannol cadarnhaol gan Lywodraeth Cymru.

PENDERFYNWYD:

Bod y Pwyllgor yn nodi’r statws ar gyfer crynodeb diwedd blwyddyn 2017/18 o risgiau strategol blaenoriaethau’r Cyngor; yn cymeradwyo rheolaeth lwyddiannus y risgiau, lle mae’r rhain yn cael eu rheoli gan y Cyngor.

Rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y camau gweithredu sy’n codi o’r pwyntiau a godwyd mewn cyfarfodydd Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol yr adroddiad diweddariad ar gynnydd ar weithredoedd o gyfarfodydd blaenorol.  Ar reoli’r risgiau strategol ers cyfarfod mis Mawrth 2018, dywedodd bod cyfarfod cychwynnol wedi ei drefnu ar gyfer 1 Hydref ar gyfer Cadeiryddion ac Is Gadeiryddion er mwyn cytuno ar Gylch Gorchwyl.

Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraeth) y byddai'r cyfarfod yn mynd i’r afael â’r cwestiwn a godwyd yn flaenorol gan Sally Ellis ar rolau’r Pwyllgorau Archwilio a'r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y peirianwaith adrodd olrhain gweithred – oedd yn arf effeithiol ar gyfer y Pwyllgor Archwilio – i’w beilota gyda’r holl bwyllgorau Trosolwg a Chraffu, gan gychwyn gydag Adnoddau Corfforaethol.

Mynegodd y Cynghorydd Dolphin ei siom gyda'r diweddariad ysgrifenedig ar gynnydd Parc Treftadaeth Dyffryn Maes Glas a ddarparwyd ar ôl y cyfarfod diwethaf.  Gwrthododd y cynnig am ddiweddariad pellach.

PENDERFYNWYD:

Bod yr adroddiad yn cael ei gymeradwyo.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Derbyniwyd y Rhaglen Gwaith I'r Dyfodol i’w hystyried a manylwyd y symudiadau ers yr adroddiad diwethaf.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol; a

 (b)      Bod Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol, mewn ymgynghoriad â Chadeirydd ac Is Gadeirydd y Pwyllgor, yn cael ei awdurdodi i amrywio'r Rhaglen Waith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Roedd un aelod o’r wasg yn bresennol.