Rhaglen a chofnodion

I dderbyn unrhyw ddatganiad o gysylltiad a chynghori’r Aelodau yn unol a hynny.

Ni dderbyniwyd dim.

I gadarnhau, fel cofnod cywir gofnodion y cyfarfod ar 24 Ionawr 2018.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Ionawr 2018.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir a bod y Cadeirydd yn eu llofnodi.

Rhoi diweddariad ar faterion sy’n ymwneud a Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys y Cyngor at ddiwedd mis Chwefror 2018.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid (Technegol a Chyfalaf) y diweddariad chwarterol ar faterion a oedd yn ymwneud â Pholisi, Strategaeth ac Arferion Rheoli Trysorlys 2017/18 y Cyngor hyd at ddiwedd mis Chwefror 2018.

Roedd y diweddariad yn adlewyrchu’r strategaeth gyfredol i wneud y mwyaf o fenthyca byrdymor gan fonitro cyfraddau llog; dull a gafodd ei gefnogi gan yr ymgynghorwyr rheoli trysorlys Arlingclose Ltd.  Fel y gofynnwyd yn flaenorol, darparwyd rhestr o’r sefydliadau ariannol rheoledig a oedd wedi cymeradwyo cais y Cyngor i ddewis cael statws cleient ‘proffesiynol’ dan Gyfarwyddiaeth Marchnadoedd mewn Offerynnau Ariannol.  Cytunodd y Rheolwr Cyllid i ymchwilio i ymholiad y Cynghorydd Johnson yngl?n ag a oedd dau o'r cwmnïau yr un fath.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd Dolphin ar y dadansoddiad benthyca hirdymor, eglurwyd bod nifer o fenthyciadau newydd wedi’u cael tua’r un pryd o ganlyniad i ailstrwythuro dyled.  Rhoddwyd eglurhad hefyd ar y Bwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus a ddefnyddid gan y rhan fwyaf o gynghorau i gael benthyciadau hirdymor.

Gofynnodd Sally Ellis a oedd gan gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) unrhyw bryderon yngl?n â risg a ddeilliai o newid polisi’r Cyngor ar Isafswm Darpariaeth Refeniw.  Croesawodd Mr Richard Harries drafodaeth y Cyngor gyda chydweithwyr SAC ar y mater ac roedd yn cefnogi penderfyniad y Cyngor a faint o wybodaeth a oedd wedi'i rhannu.  Dywedodd eu bod yn disgwyl canllawiau gan Lywodraeth Cymru a bod SAC yn ceisio gweithio gyda chynghorau i sicrhau bod eu dull dewisol yn ddarbodus.

Darparodd y Prif Weithredwr wybodaeth gefndir i'r adolygiad o'r polisi a arweiniai at y newid a argymhellwyd, a oedd wedi'i gytuno'n ffurfiol gan y Cyngor llawn yn gynharach yn y mis.  Yn dilyn cyngor gan yr ymgynghorwyr rheoli trysorlys a SAC, roedd y newid wedi’i argymell ar y sail ei fod yn cael ei ystyried yr un mor ddarbodus â’r dull blaenorol (ac yn fwy darbodus ym marn Sefydliad Siartredig Cyllid a Chyfrifeg Cyhoeddus).

PENDERFYNWYD:

Nodi Diweddariad Chwarterol Rheoli’r Trysorlys 2017/18.

Mae Swyddfa Archwilio Cymru, sy’n archwiliwr allanol y Cyngor, wedi paratoi cynnal archwiliad ar gyfer 2018 i’r Cyngor a’r Cronfa Bensiynau Clwyd, sydd yn gosod eu gwaith archwilio arfaethedig ar gyfer y flwyddyn ynghyd ag amserlenni, costau a’r timau archwilio sydd yn gyfrifol am gyflawni’r gwaith.

Cyflwynodd Mr Richard Harries Gynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) 2018 a oedd yn nodi’r trefniadau a’r cyfrifoldebau ar gyfer gwaith archwilio arfaethedig i’r Cyngor a Chronfa Bensiynau Clwyd.

Wrth grynhoi pwyntiau allweddol Cynllun y Cyngor, cyfeiriodd at y drafodaeth gadarnhaol rhwng swyddogion y Cyngor a SAC ar y broses gyfrifon, gan gynnwys paratoadau i fodloni terfynau amser statudol cynt.  Roedd y risgiau archwilio ariannol allweddol a nodwyd ar gam cynllunio'r archwiliad yn gyffredinol yn bennaf, ag ond ychydig o risgiau penodol i'r Cyngor.  Roedd gwaith archwilio perfformiad yn cynnwys cydbwysedd rhwng gwaith cenedlaethol ar draws Cymru a gwaith perfformio lleol.  Roedd gostyngiad bach yn y ffi a amcangyfrifwyd ar gyfer gwaith archwilio’r cyfrifon yn adlewyrchu’r gwelliannau a wnaed i'r broses.  Roedd gostyngiad yn y ffi am waith ardystio grantiau o ganlyniad i drefniadau symleiddio a gyflwynwyd gan Lywodraeth Cymru, a fyddai'n arwain at ostyngiad sylweddol o ran ardystio hawliadau am grantiau yn y modd arferol.

Croesawodd y Prif Weithredwr adborth cadarnhaol ar archwiliad ariannol cyfrifon 2016/17 ac, yn enwedig, cydnabyddiaeth i rôl y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon.  Dywedodd y gallai newidiadau i driniaeth gyfrifeg Prosiect Trin Gwastraff Gweddilliol Gogledd Cymru, pan fyddai’n dod yn weithredol yn 2019, arwain at waith ychwanegol am gyfnod dros dro.  Er bod y farn archwilio ar gadernid systemau wedi’i chydnabod, roedd cynaliadwyedd sefyllfa’r gyllideb yn fater arall.  Byddai newidiadau posib’ i Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 yn gofyn am gytundeb ar y cyd ar ddefnyddio unrhyw adnoddau a fyddai'n cael eu rhyddhau gan SAC yn y ffordd orau.

Ar y Cynllun ar gyfer Cronfa Bensiynau Clwyd, dywedodd Mr Harries nad oedd nifer o risgiau'r archwiliad ariannol yn benodol i Sir y Fflint, gan gynnwys newidiadau rheoleiddio, a oedd yn golygu na fyddai cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd yn cael ei chynnwys yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor mwyach.

Eglurodd y Prif Weithredwr bod trafodaethau ar fynd i gytuno ar rôl Pwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd wrth gymeradwyo ei gyfrifon.  Er y gallai’r Pwyllgor Archwilio barhau i arolygu, byddai’n cadw’r cyfrifoldeb dros gymeradwyo’r cyfrifon craidd.

PENDERFYNWYD:

Nodi adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru.

Hysbysu Aelodau o'r ardystiad hawl grant gan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2017.

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid (Cyfrifeg a Systemau Corfforaethol) adroddiad blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar ardystio hawliadau grantiau ar gyfer y flwyddyn a ddeuai i ben ar 31 Mawrth 2017.

Roedd yr adroddiad wedi cydnabod gwelliannau mewn sawl maes, yn enwedig yn nifer y grantiau a gyflwynwyd cyn y dyddiad cau, gan nodi bod lle i wella ymhellach.  Roedd yr addasiad net o £3,120 i hawliadau yn rhan fechan o gyfanswm y grantiau o £137 miliwn ac nid oedd unrhyw golled ariannol i'r Cyngor, ac roedd yr un addasiad sylweddol o £250,000 ar y Gronfa Cludiant Lleol o ganlyniad i broblem ag amseru.  Roedd gwaith ar fynd i fynd i’r afael â’r argymhellion gan Swyddfa Archwilio Cymru ac roedd swyddogion a oedd ynghlwm â’r broses yn cael eu hatgoffa o’u cyfrifoldebau penodol.

Wrth grynhoi’r pwyntiau allweddol, siaradodd Mr Mike Whiteley o SAC yngl?n ag effaith materion cymhwyso yr adroddwyd amdanynt yn y blynyddoedd ariannol blaenorol ac roedd yn falch o nodi y dylai trefniadau a roddwyd ar waith gan swyddogion gynorthwyo'r broses grantiau ar gyfer 2017/18.  Rhoddodd eglurhad ar yr addasiad unigol o £250,000 a oedd wedi arwain at gynnydd o £3,120 o gyllid a oedd yn daladwy i’r Cyngor, a’r rheswm dros y cynnydd yn y ffi gyffredinol am y gwaith grantiau, fel y nodwyd yn yr adroddiad.  Gan gydnabod y pwysau ar hyn o bryd, byddai cydweithwyr o SAC yn ymgysylltu â swyddogion y Cyngor bob chwarter i helpu i ddod o hyd i welliannau eraill yn y prosesau.

Gwnaeth y Prif Weithredwr sylwadau yngl?n â’r gwaith ychwanegol ar ardystio’r Grant Cymorth Gwasanaethau Bysiau ar ôl i GHA Coaches fynd i’r wal.  Mewn perthynas â’r addasiad ar gyfer y Gronfa Cludiant Lleol, dywedodd bod gallu’r Cyngor i gynllunio wedi’i effeithio o ganlyniad i gael gwybod yn hwyr bod cyllid ychwanegol ar gael ac fe anogodd gydweithwyr SAC i drafod hyn gyda Llywodraeth Cymru fel ymarfer cynllunio ariannol.

PENDERFYNWYD:

Nodi cynnwys yr Ardystiad Hawliadau Grantiau ar gyfer 2016/17.

Cymeradwyo adnewyddiad y Strategaeth Rheoli Risg.

Cyflwynodd Swyddog Gweithredol Busnes Corfforaethol a Chyfathrebu adroddiad ar adnewyddu’r Strategaeth Rheoli Risg mewn ymateb i ganfyddiadau’r Archwiliad Mewnol diweddar ar reoli risgiau gweithredol.  Rhannwyd gwybodaeth hefyd ar nifer o gamau a oedd yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â meysydd i’w gwella ymhellach.

Er mwyn ehangu ar Adran 7 o’r Strategaeth ar ‘Atebolrwydd Risg’, dosbarthwyd adendwm a oedd yn nodi cyfrifoldebau swyddogion statudol i’w cynnwys fel paragraff 7.2 a chyfrifoldebau tîm yr uwch swyddogion.  Awgrymodd y Prif Weithredwr y gellid ehangu'r adran eto drwy egluro cyfrifoldebau Aelodau'r Cabinet.

Mynegodd y Cynghorydd Woolley bryderon yngl?n â chyfeiriadau at y system ‘CAMMS' o fewn yr adroddiad Archwilio Mewnol.  Eglurodd y Swyddog Gweithredol bod y system yn cael ei defnyddio lle bo hynny’n briodol ar faterion strategol/corfforaethol a bod trefniadau ychwanegol y tu hwnt i’r system i reoli risgiau.  Soniodd y Prif Weithredwr am fabwysiadu newid o ran arferion i dynnu sylw at risgiau a oedd yn datblygu o fewn portffolios yn gynt.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo'r adnewyddiad ar y Polisi a'r Strategaeth Rheoli Risg ar gyfer 2018, gan ychwanegu cyfrifoldebau Swyddogion Statudol ac Aelodau'r Cabinet yn Adran 7 ar Atebolrwydd Risg.

Cyflwyno’r Cynllun Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2018/19 - 2020/21 er ystyriaeth yr Aelodau.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd y Cynllun Strategol Archwilio Mewnol tair blynedd ar gyfer 2018/19 hyd at 2020/21.  Gallai'r Cynllun newid a chael ei adolygu gan Brif Swyddogion, gydag archwiliadau ac adolygiadau blaenoriaeth uchel a oedd yn mynd i’r afael â meysydd risg uchel yn cael blaenoriaeth yn 2018/19.

Croesawodd y Prif Swyddog y lefel uchel o berchnogaeth a gweithgarwch gan y tîm Archwilio Mewnol i ddarparu cymorth ar waith ymgynghori fel ar waith modelu cyllideb a chyfrifo.

Cyfeiriodd Sally Ellis at rôl y Pwyllgor wrth gyfrannu at reoli risg a gofynnodd sut y gallai aelodau gael sicrwydd yngl?n a rheolaeth dros risgiau strategol y Cyngor, er enghraifft, nifer y gwelyau gofal preswyl sydd ar gael.  Eglurodd y Prif Archwilydd bod hyn yn cael ei reoli y tu allan i'r broses archwilio ond bod meysydd risg a amlygwyd yn cael eu cynnwys yn y Cynllun.  Rhoddodd y Prif Weithredwr enghreifftiau lle gallai'r Adain Archwilio Mewnol fod ynghlwm â materion corfforaethol fel sicrhau cadernid ar dueddiadau rhagolygon ac asesu addasrwydd ariannol y farchnad darparwyr allweddol.  Dywedodd y Prif Swyddog y dylai’r Pwyllgor Archwilio deimlo’n sicr bod y Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu’n cyflawni eu rôl wrth adrodd yngl?n â sut roedd risgiau’n cael eu trin.  Awgrymodd y Prif Weithredwr y dylai swyddogion ystyried y ffordd orau o adlewyrchu sut roedd hyn yn cael ei ddangos drwy raglenni gwaith Trosolwg a Chraffu i roi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio.

Dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn credu bod adnoddau'r Adain Archwilio Mewnol yn ddigonol ac er nad oedd unrhyw gynlluniau i newid, byddai mwy o drafod heriol ar feysydd corfforaethol yn y flwyddyn ariannol newydd.

Dywedodd y Prif Archwilydd bod y gwasanaeth yn dod i gyswllt â meysydd lle roedd cyfyngiadau o ran adnoddau’n effeithio ar reolaethau o fewn y Cyngor.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Cymeradwyo Cynllun Strategol Archwilio Mewnol 2018-2021 Sir y Fflint; ac

 (b)      Y dylai swyddogion drafod sut mae risgiau strategol yn cael eu rheoli drwy'r broses Trosolwg a Chraffu i roi sicrwydd i’r Pwyllgor Archwilio.

Rhoi gwybod i’r pwyllgor am ganlyniadau’r asesiad mewnol blynyddol mewn perthynas â chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd ganlyniadau’r asesiad blynyddol mewn perthynas â chydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.  Roedd canlyniad yr hunanasesiad mewnol ar gyfer 2017/18 a’r asesiad allanol ar gyfer 2016/17 yn dynodi cydymffurfedd gyffredinol.  Yr unig achos o fethu a chydymffurfio oedd yr angen i gynnal ymarfer mapio sicrwydd, a oedd i fod i gael ei gwblhau erbyn mis Mawrth 2019.  Roedd camau eraill i fynd i’r afael ag achosion o gydymffurfio’n rhannol wedi’u nodi yn y cynllun gweithredu, gan gynnwys adolygiad o’r Strategaeth Gwrth-dwyll a Llygredigaeth a fyddai’n dod ger bron y Pwyllgor yn y dyfodol.

Cyfeiriodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) at hunanasesiad y Pwyllgor, a oedd yn cael ei gwblhau ar hyn o bryd.  Gan fod aelodau newydd ar y Pwyllgor, awgrymodd y gallai gweithdy hanner diwrnod helpu aelodau i gwblhau’r holiadur ac y byddai’n rhoi cyfle i adolygu’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol hefyd.  Cefnogwyd hyn gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

Nodi’r adroddiad.

Cyflwyno Diweddariad i'r Pwyllgor am gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd y diweddariad ar gynnydd yr Adain Archwilio Mewnol.  Tynnwyd sylw at olrhain camau gweithredu lle roedd nifer o gamau gweithredu â dyddiad wedi’i newid a oedd chwe mis yn nes ymlaen na'r dyddiad gwreiddiol, ac roedd gwaith ar fynd ar y rhain.

Rhoddodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) ddiweddariad ar Safon Diogelu Data’r Diwydiant Cardiau Talu lle roedd atebion TG yn cael eu harchwilio i ddod o hyd i system i fodloni'r gofynion.  Rhoddodd sicrwydd bod cynnydd yn cael ei adrodd wrth dîm yr uwch swyddogion a bod risgiau’n cael eu rheoli.

Mewn ymateb i sylwadau gan y Cynghorydd Dolphin ar Ddyffryn Maes Glas, rhoddodd y Prif Swyddog ddiweddariad bras ar gasgliad yr adolygiad ar drefniadau llywodraethu lle roedd yr holl gamau gweithredu wedi’u cwblhau.  Cytunodd i siarad gyda'r Cynghorydd Dolphin y tu allan i’r cyfarfod mewn perthynas â materion a oedd y tu hwnt i gylch gwaith y Pwyllgor.  Dywedodd y Prif Archwilydd y byddai archwiliad dilynol yn cael ei gynnal yn y flwyddyn ganlynol i roi sicrwydd ar y camau a gymerwyd.  Gofynnodd y Cynghorydd Johnson i unrhyw wybodaeth a ddarperir i’r Cynghorydd Dolphin hefyd gael ei rhannu gyda holl aelodau lleol Treffynnon.

Fel y gofynnwyd yn flaenorol, tynnodd y Prif Swyddog sylw at y trosolwg o’r adroddiadau terfynol a nodwyd â barn sicrwydd lliw melyn/coch a cheisiodd sylwadau ar sut roedd y Pwyllgor yn dymuno derbyn y wybodaeth.  Dywedodd Sally Ellis y byddai o gymorth dangos camau cysylltiedig gydag amserlen i’w gweithredu.  Cyfeiriodd hefyd at eitemau na chawsant eu cynnwys yn y Cynllun gan gwestiynu sut roedd penderfyniadau o’r fath yn cael eu gwneud.  Eglurodd y Prif Archwilydd bod archwiliadau risg uchel yn cael eu blaenoriaethu a bod ceisiadau newydd yn cael eu trafod gyda'r Prif Swyddog perthnasol i bennu'r lefel o risg a oedd ynghlwm.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Hysbysu'r Pwyllgor o'r camau gweithredu sy'n deillio o bwyntiau a godwyd yng nghyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Archwilio.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd yr adroddiad diweddaru ar gynnydd ar gamau gweithredu o gyfarfodydd blaenorol.  Ar y cam gweithredu o 15 Mawrth 2017 ar ymchwiliadau, nodwyd nad oedd yr Heddlu’n mynd ar ôl y mater ac y byddai adroddiad ar effeithiolrwydd rheolaethau mewnol yn dod ger bron y Pwyllgor yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol i’w hystyried a chytunodd y byddai'r adroddiadau perthnasol yn cael eu newid i adlewyrchu mai Paul Vaughan oedd y swyddog arweiniol, yn absenoldeb Liz Thomas.

Gofynnodd Sally Ellis am eitem yn y dyfodol ar gyflawni cyllideb 2018/19 i roi sicrwydd yngl?n â’r systemau a oedd ar waith.  Siaradodd y Prif Swyddog yngl?n â chydgyfrifoldeb holl Aelodau’r Cyngor wrth bennu’r gyllideb yn dilyn cyfres o weithdai y gallai Sally ddod iddynt yn y dyfodol.  Dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y byddai adroddiad i gyfarfod y Cyngor ym mis Chwefror yn rhoi sicrwydd yngl?n â phrosesau'r gyllideb a rheoli risgiau.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Derbyn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol, fel y’i diwygiwyd; ac

 (b)      Awdurdodi Rheolwr yr Adain Archwilio Mewnol, wrth ymgynghori gyda Chadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, i amrywio'r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol rhwng cyfarfodydd, yn ôl yr angen.

Nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd na’r wasg yn bresennol.