Mater - cyfarfodydd

Pwrpas:        Rhannu gwybodaeth am y camau gweithredu a’r gwaith a wnaed hyd yma i wella safonau cysylltiedig â gohebiaeth Aelodau.

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad oedd yn crynhoi’r gwaith a wnaed mewn ymateb i Hysbysiad o Gynigiad a gymeradwywyd gan y Cyngor Sir ym Medi ar reoli cyfathrebiadau gydag Aelodau etholedig.

Rhannwyd cynllun gweithredu manwl oedd yn darparu gwybodaeth am yr adolygiad a wnaed o systemau adrodd ac ymateb. Ymysg y canfyddiadau, nodwyd bod amseroedd ymateb ar draws y rhan fwyaf o wasanaethau’n gadarnhaol gyda mwyafrif y cwynion gan y rhai oedd yn ymwneud mwy â’r cyhoedd. Roedd yr adroddiad yn cydnabod natur amrywiol ymholiadau a gwasanaethau, ynghyd â gwahanol brofiadau cwsmeriaid ac Aelodau.

Ailadroddodd y Prif Weithredwr y cais a wnaed yn y Cyngor Sir fod Aelodau’n adrodd am unrhyw achosion a bod cydweithwyr yr Undeb Llafur wedi gwneud cais fod y rhain yn cael eu hategu gan dystiolaeth er mwyn gallu canolbwyntio ar y meysydd penodol hynny. Ni dderbyniwyd unrhyw atgyfeiriadau ers Medi. Roedd Swyddogion a swyddogion yr Undeb Llafur yn rhannu’r un pryder fod Aelodau mewn risg o fod yn or-feirniadol o berfformiad swyddogion yma.

Siaradodd Prif Swyddog (Llywodraethu) am yr her i olrhain cyfathrebiadau gydag Aelodau etholedig o ystyried lefel yr ohebiaeth â swyddogion. Byddai’r awgrym o gynnal gweithdy i Aelodau o gymorth i drafod y ffordd orau i ddefnyddio systemau adrodd.

Siaradodd y Cadeirydd am ei brofiad ei hun o geisio ymatebion gan swyddogion oedd yn amrywio. Eglurwyd y system ar gyfer newid rhifau gwaith i ddyfais arall a rhannu rhifau ffonau symudol gwaith.

Siaradodd y Prif Weithredwr am y gwaith manwl a wnaed ar draws yr holl feysydd gwasanaeth, a’r cynllun gweithredu oedd yn mynd y tu hwnt i’r Safonau a gyflwynwyd. Roedd Aelodau’n cael eu hannog i gysylltu â’r Rheolwr Gwasanaethau Cwsmeriaid a Chofrestru (Rebecca Jones) gydag unrhyw enghreifftiau untro nad oeddent yn rhai brys er mwyn gallu cofnodi’r rhain tra dylid cyfeirio diffyg cydymffurfio gan dimau at y Prif Weithredwr neu at Brif Swyddog (Llywodraethu).

Yn ystod y drafodaeth, cydnabu Aelodau fod y Safonau’n berthnasol i bawb a chydnabuwyd bod meysydd o arfer da lle’r oedd swyddogion yn ymateb yn gyson dda, fel y dangoswyd gan yr ystadegau.

PENDERFYNWYD:

(a)       Cefnogi’r Cynllun Gweithredu; a

(b)       Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r cais i gynnal gweithdy Aelodau i adolygu sut y gall Aelodau weithio gyda’r systemau adrodd y mae’r Cyngor yn eu gweithredu i dderbyn y gwasanaeth a’r gefnogaeth orau.