Mater - cyfarfodydd

Pwrpas          Mabwysiadurheolau diwygiedig ar rannu gwybodaeth o fewn y Cyngor

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yr adroddiad ar rannu gwybodaeth o fewn y Cyngor. Yn ystod y cyfarfod Pwyllgor ym mis Tachwedd, cytunwyd y byddai gweithgor yn cael ei sefydlu i lunio canllaw newydd ar sut i rannu gwybodaeth o fewn y Cyngor.

Bu i’r gweithgor, a gadeiriwyd gan y Cynghorydd Marion Bateman gyfarfod ddwywaith ym mis Rhagfyr 2017 a lluniwyd canllawiau drafft a’u rhannu â swyddogion ac Aelodau mewn ymgynghoriad. Canlyniadau’r gwaith hynny oedd cyfres o egwyddorion yn ymwneud â sut a phryd fyddai’r Cyngor yn rhannu gwybodaeth yn ei gyfathrebu mewnol. Os bydd y Cyngor Sir yn ei gymeradwyo, bydd y canllawiau yn cael eu cynnwys yn y Cyfansoddiad.

Cymeradwywyd nifer o egwyddorion yng nghyfarfodydd y gweithgor. Ystyriwyd sawl sefyllfa a oedd yn edrych ar rannu gwybodaeth o safbwyntiau gwahanol megis Cynghorydd yn siarad â swyddog, Cynghorydd yn siarad â Chynghorydd arall neu Gynghorydd yn siarad ag etholwr. 

Roedd yr egwyddorion a’r enghreifftiau yna’n destun ymgynghoriad â swyddogion a gweithdy i Aelodau. Cefnogwyd yr egwyddorion ar y cyfan yn ystod y broses er y gwnaed rhai gwelliannau ac fe atodwyd y ddogfen derfynol i’r adroddiad.

Pwysleisiodd y Prif Swyddog bwysigrwydd pa wybodaeth y gellid ei rhannu gan roi manylion y canlyniadau a wynebir o ganlyniad i rannu gormod neu ddim digon o wybodaeth. Byddai’r adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir ar 1 Mai 2018.

Diolchodd y Prif Weithredwr i bawb a oedd wedi bod yn rhan o’r broses am eu cyfraniadau a dywedodd, yn ogystal â’r egwyddorion yn cael eu cynnwys yn y Cyfansoddiad, byddent hefyd yn cael eu dosbarthu ymysg swyddogion er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu deall yn iawn.

Diolchodd y Cynghorydd Heesom i’r Prif Swyddog am yr adroddiad a gafodd ei groesawu. Diolchodd y Prif Swyddog i'r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a’r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth am eu cyfraniadau. Mynegodd y Cynghorydd Bateman ei diolch, fel Cadeirydd y gweithgor, i’r swyddogion am eu cyngor ac i’r Aelodau am eu cyfraniadau.

Dywedodd y Cynghorydd Williams na ddylai’r broses ddod i ben ar y pwynt hwn ac y dylid cynnal trafodaethau pellach gyda swyddogion yngl?n â’r broses o wneud penderfyniad. Ymatebodd y Prif Swyddog gan ddweud bod blaenweithgarwch yn bwynt pwysig.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Bod y canllawiau yn cael eu hargymell i’r Cyngor Sir i’w mabwysiadu i'r Cyfansoddiad; a

 (b)                  Bod Aelodau'r gweithgor yn cael diolch am eu gwaith.