Mater - cyfarfodydd

Pwrpas:        Bod y Pwyllgor yn cytuno ar rota o ymweliadau a’r canllawiau er mwyn eu cynnal.

Gwnaeth y Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad i ystyried y dull i aelodau annibynnol y Pwyllgor gynnal ymweliadau â Chynghorau Tref a Chymuned, fel a awgrymwyd yng nghyfarfod mis Ionawr.  Yn dilyn cyfathrebu â Chynghorau Tref a Chymuned, dim ond un Cyngor Tref oedd wedi rhoi ymateb i groesawu’r ymweliadau.  Ar y sail honno, gofynnwyd i aelodau roi ystyriaeth i p’un a oeddent am ohirio’r eitem wrth aros am ymgynghoriad pellach, neu fwrw ymlaen a rhoi ystyriaeth i’r canllawiau drafft yn yr adroddiad.

Cynigiodd y Cynghorydd Woolley fod y Pwyllgor yn derbyn yr argymhelliad a’r canllawiau fel a nodir yn yr adroddiad.  Eiliwyd hyn gan y Cynghorydd Heesom.

Eglurodd Mrs. Julia Hughes mai nod yr ymweliadau oedd helpu i wella safonau a sicrhau bod gan aelodau’r cyhoedd fynediad da i’w cyfarfodydd lleol.  Yr arfer a gaiff ei weithredu gan gyngor cyfagos oedd nid rhag-gyhoeddi rota ar gyfer yr ymweliadau, ond darparu rhestr o ddyddiadau cyfarfodydd cyngor i aelodau annibynnol sy’n cymryd rhan.  Yna byddent yn cysylltu â’r Clercod a chyflwyno eu hunain, gan egluro eu bwriad i fynychu cyfarfod i arsylwi yn hytrach na chymryd rhan (yr un fath ag aelod o’r cyhoedd) a gadael y cyfarfod cyn unrhyw eitemau eithriedig.  Pe bai gofyn i'r aelod gyflwyno ei hun, defnyddir sgript gyffredin i egluro pwrpas yr ymweliad o ran codi ymwybyddiaeth o’r Cod Ymddygiad a chefnogi cynghorau i ddeall eu rhwymedigaethau.  Bydd adborth cyffredin ar lafar yn cael ei adrodd yn rheolaidd i’r Pwyllgor Safonau ar faterion fel mynediad i raglenni, materion gweithdrefnol, cyfranogiad aelodau, rhoi enghreifftiau o arfer da ac amlygu anghenion hyfforddiant.

Awgrymodd Mrs. Phillipa Earlam dylid cyhoeddi rhestr wirio i ddangos tryloywder ond roedd y Cynghorydd Johnson yn pryderu y gellid ei ddehongli fel arolwg.  Teimlai ei bod yn bwysig hyrwyddo’r ymweliadau fel gweithio mewn partneriaeth gyda Chynghorau Tref a Chymuned ac aeth ymlaen i ofyn a fyddai gwrthdaro buddiannau ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor a oedd ar Gynghorau Tref a Chymuned hefyd.  Dywedodd y Swyddog Monitro na fyddai angen i’r Aelodau hyn ddatgan cysylltiad personol.

Awgrymodd y Swyddog Monitro ei fod yn ysgrifennu at Glercod i egluro natur yr ymweliadau o ran cymryd nodiadau o ganfyddiadau ac edrych ar brosesau sy’n arwain at ymddygiad moesegol da a oedd o fewn cylch gwaith y Pwyllgor.

Trafododd Aelodau sut dylid adrodd adborth yn ôl i’r Pwyllgor.  Roedd Mrs. Hughes yn teimlo y dylai adborth llafar fod yn gyffredinol, gyda’r pwyntiau allweddol wedi’u cynnwys yn y cofnodion a oedd yn ddogfen gyhoeddus.  Dywedodd Mr. Rob Dewey y gallai adborth ddangos nifer y cynghorau yr ymwelwyd â nhw a hefyd y prif ganfyddiadau.

Awgrymodd Cynghorydd Johnson y gellid arsylwi’r dull a gymerwyd gan y cyngor cyfagos a’i addasu i’w ddefnyddio gan Sir y Fflint.   Dywedwyd bod aelodau yn gallu gweld cofnodion a gyhoeddwyd gan y cyngor hwnnw i weld sut roedd adborth ar lafar yn cael ei adrodd.

Cynigiodd Mrs. Hughes ddiwygiad i’r cynnig cadarn gan y Cynghorydd Woolley nad oedd y rota ar gyfer ymweliadau yn cael ei gyhoeddi a bod  ...  view the full Cofnodion text for item 62