Mater - cyfarfodydd

Pwrpas: Rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar gynnydd yr Adran Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol gan gynnwys newidiadau i’r cynllun archwilio, gweithrediadau olrhain, dangosyddion perfformiad ac archwiliadau.   Ar gamau gweithredu sydd â dyddiadau adolygu sy’n fwy na chwe mis o'r dyddiad gwreiddiol, cadarnhaodd bod y rhesymau a roddwyd gan y rheolwyr gwasanaeth yn foddhaol a chafodd y rhain eu nodi yn yr adroddiad.

Ar yr adroddiadau terfynol a roddwyd, gofynnodd y Cynghorydd Dunbobbin pam nad oedd unrhyw farn wedi ei roi ar y lefel o sicrwydd ar y Model Darparu Amgen (ADM) – Gwasanaethau Cyfleusterau.   Eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro bod hyn oherwydd y natur ymgynghorol o’r archwiliad i weithio ochr yn ochr â’r maes gwasanaeth gan ddatblygu ADM ar yr un pryd.  Cadarnhawyd nad oedd unrhyw faterion wedi’u nodi a bod gwaith ar drefniadau contract ADM wedi’u cynllunio ar gyfer yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

Soniodd y Prif Weithredwr ar lefel sylweddol o reoli risg ar gyfer tri ADM a’r bwriad ar gyfer adolygiad ôl-weithredol ar gam diweddarach yn y broses.

Cododd Sally Ellis bryderon ynghylch llithriant sylweddol mewn camau gweithredu ymhellach na’r dyddiadau a bod y dull ar gyfer rheiny heb eu cwblhau ymhellach na dyddiad cau a ddiwygiwyd.   Gofynnodd os oedd materion cynhwysedd a TGCh yn arbennig wedi cael eu hasesu i sicrhau bod lefelau yn ddigonol i gefnogi’r sefydliad.  Rhoddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro sicrwydd ar y weithdrefn mewn lle i ymlid camau gweithredu heb eu gwneud gyda Phrif Swyddogion perthnasol a monitro yn y cyfarfodydd chwarterol.  Mewn perthynas â TGCh, dywedodd bod rhaid blaenoriaethu prosiectau oherwydd gwaith datblygu sylweddol a oedd yn digwydd ar hyn o bryd.

Crybwyllodd y Prif Weithredwr ddatblygiad o’r system CAMMS fel enghraifft lle’r oedd dyddiadau yn cael eu hoedi ddim yn cael effaith ar ansawdd asesiadau risg a nid oedd yn codi pryderon o ran canlyniad y prosiect a fyddai’n helpu i leihau’r llwyth gwaith.  Awgrymodd bod y math hwn o eglurhad yn cael eu cynnwys yn yr adroddiadau yn y dyfodol.

Mewn perthynas â dangosyddion perfformiad, eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol Dros Dro bod y cyfartaledd nifer o ddiwrnodau o’r ôl-drafodaeth i gyhoeddi adroddiad drafft a'r diwrnodau a gymerir i ddychwelyd adroddiadau drafft wedi cael targedau diwygiedig i adlewyrchu yn gywir perchnogaeth a’r amser sydd ei angen i gwblhau’r gwaith.  Yn dilyn ymholiad gan y Cynghorydd Glyn Banks, dywedodd bod y targedau cyfredol yn fwy tebyg i gynghorau eraill a byddant yn cael eu monitro.

Gofynnodd y Cynghorydd Dolphin ynghylch graddfeydd blaenoriaeth a ddyrannwyd i’r Cynllun Gweithredol a chynghorwyd bod y rhain yn cael eu pennu drwy system matrics a oedd yn ystyried gwahanol elfennau.   Mewn perthynas â Pharc Treftadaeth Dyffryn Maes Glas, rhoddodd y Prif Weithredwr ddiweddariad byr ar faterion llywodraethu a adroddwyd yn flaenorol i’r Pwyllgor, a chynghorodd bod y cynnydd ar y trywydd iawn gyda’r cynllun gweithredu a gytunwyd.

PENDERFYNWYD:

I dderbyn yr adroddiad.