Manylion y penderfyniad

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol Richard Harries a Mike Whiteley o Swyddfa Archwilio Cymru, Paul Vaughan, Rheolwr Cyllid Technegol dros dro a Richard Lloyd-Bithell, Cyllid Corfforaethol. 

Cyflwynodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fersiwn derfynol Datganiad Cyfrifon 2017/18 i’w gymeradwyo wedi i’r Pwyllgor Archwilio ei ystyried cyn cyfarfod y Cyngor Sir heddiw. Roedd wedi cael ei gynghori bod yr adroddiad yn cynnwys Datganiad Llywodraethu Blynyddol a oedd wedi ei ystyried yn flaenorol gan y Pwyllgor Archwilio mewn cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Mehefin 2018 ac roedd angen cymeradwyaeth y Cyngor arno.  

Adroddodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol mai 30 Medi oedd y dyddiad cau statudol blynyddol ar gyfer cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon blynyddol ar hyn o bryd , fodd bynnag y mae’r rheoliadau y mae’r Datganiad Cyfrifon yn cael eu paratoi oddi tanynt yn newid o flwyddyn ariannol 2018/19, sy’n golygu fod yn rhaid cymeradwyo’r cyfrifon erbyn 15 Medi. Paratowyd Datganiad Cyfrifon 2017/18 yn llwyddiannus erbyn y dyddiad cau cynharach hwn er mwyn paratoi ar gyfer 2018/19.  

Cyfeiriodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol at adroddiad 260 Swyddfa Archwilio Cymru ar Safon Ryngwladol ar Archwilio (ISA). Dywedodd fod yn rhaid i Swyddfa Archwilio Cymru gyfathrebu materion perthnasol yn ymwneud ag archwilio'r datganiadau ariannol i’r rheiny sy’n llywodraethu’r endid (Cyngor Sir Y Fflint ar gyfer Datganiadau’r Cyngor Sir).  Eglurodd bod yr adroddiad eleni ar ffurf cyflwyniad er mwyn ceisio gwella hygyrchedd, a bod copi o’r adroddiad wedi ei atodi at yr adroddiad. Parhaodd y Rheolwr Corfforaethol gan ddweud bod newidiadau a gytunwyd gyda Swyddfa Archwilio Cymru wedi eu gwneud i Ddatganiad Cyfrifon 2017/18 yn ystod yr archwiliad, a bod y newidiadau yn cael eu dangos yn atodiad 2 yr adroddiad. Eglurodd bod y newidiadau’n ymwneud â phwrpas datgelu yn unig ac nad oeddynt yn effeithio ar sefyllfa ariannol y Cyngor. 

Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi adrodd bod y Datganiad Cyfrifon wedi ei baratoi i safon dda gyda phapurau gwaith cynhwysfawr wedi eu hatodi. Nodwyd rôl barhaus y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon, sydd â throsolwg dros gynhyrchiad cyffredinol y Datganiad Cyfrifon, a’i fod wedi bod yn effeithiol am y 2 flynedd diwethaf.

Dywedodd y Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod Llythyr Sylwadau Cyngor Sir Y Fflint at Swyddfa Archwilio Cymru wedi ei atodi i’r adroddiad a chadarnhaodd bod y wybodaeth yn y datganiadau ariannol yn wir ac yn gywir a bod yr holl wybodaeth wedi ei ddatgelu i’r archwilwyr. 

Cyflwynodd Mr Richard Harries, Arweinydd Ymgysylltu Archwiliad Ariannol ar gyfer Cyngor Sir y Fflint ei hun a'i gydweithiwr sef Mike Whiteley o Swyddfa Archwilio Cymru.  Rhoddodd Mr Harries gyflwyniad bras, ac yn wahanol i’r arfer, cyflwynodd adroddiad Safon Ryngwladol ar Archwilio 260 drwy gyfrwng cyflwyniad oedd yn cynnwys y prif bwyntiau canlynol:

·         canlyniad cyffredinol

·         Cyfrifoldebau’r Archwilydd Cyffredinol

·         sefyllfa’r archwiliad a materion yn codi o’r archwiliad

·         2018-19 a’r blynyddoedd dilynol

Wrth ddod a’i gyflwyniad i ben, crynhodd Mr  Harries y prif ganfyddiadau a dywedodd bod yr archwiliad wedi mynd yn dda ac nad oedd materion arwyddocaol oedd angen eu dwyn i sylw’r Cyngor. . Diolchodd i’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol, y Rheolwr Cyllid Technegol dros dro a’r Tîm Cyllid am eu gwaith ar y cyfrifon ac am y cymorth a’r gefnogaeth yn ystod y broses archwilio. 

Diolchodd y Prif Weithredwr i Mr  Harries am ei gyflwyniad ac am y lefel uchel o sicrwydd a roddwyd i'r Cyngor ei bod wedi bod yn flwyddyn gadarnhaol o safbwynt cyfrifeg ac na chodwyd cwestiynau pellach yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi ei gynnal cyn y Cyngor Sir. Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at Ddatganiad Cyfrifon Cronfa Bensiynau Clwyd, yr oedd cymeradwyaeth ar ei gyfer wedi ei ddirprwyo i Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd, a dywedodd bod y rhain wedi eu cymeradwyo yn ffurfiol gan y Pwyllgor yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 5 Medi 2018.

Siaradodd y Prif Weithredwr yn gadarnhaol am berchnogaeth gorfforaethol y cyfrifon ac am y berthynas waith broffesiynol dda oedd yn bodoli rhwng y Cyngor a'i archwilwyr allanol, oedd yn argoeli'n dda ar gyfer y dyfodol.  Diolchodd y Prif Weithredwr i dîm Swyddfa Archwilio Cymru, y Rheolwr Cyllid Corfforaethol, Rheolwr Cyllid dros dro a’r Tîm Cyllid am eu gwaith ar y cyfrifon.

Dywedodd y Cynghorydd Helen Brown bod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried Datganiad Cyfrifon 2017/18 mewn cyfarfod a gynhaliwyd cyn cyfarfod y Cyngor Sir. Roedd swyddogion o Swyddfa Archwilio Cymru wedi bod yn bresennol ac wedi cyflwyno ac egluro eu canfyddiadau. Roedd swyddogion Ariannol yr Awdurdod wedi darparu diweddariad ar y cyfrifon drafft oedd wedi eu hystyried yng nghyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio. Eglurwyd rôl a phwysigrwydd Grwpiau Llywodraethu Cyfrifon y swyddogion a’r newid i’r polisi cyfrifo ar gronni incwm a gwariant, a chyfeiriwyd at newidiadau i gyfrifon y Cyngor ers i’r drafft gael ei gyhoeddi. Nododd y Cynghorydd Brown nad oedd problemau na chwestiynau i'r Cyngor gan y Pwyllgor Archwilio ar ôl ystyried cyflwyniad Swyddfa Archwilio Cymru ar y Datganiad Cyfrifon.

Diolchodd y Cynghorydd Brown i’r Rheolwr Cyllid Corfforaethol a’i dîm, Swyddfa Archwilio Cymru, a phawb fu’n rhan o gwblhau’r gwaith ar Ddatganiad Cyfrifon 2017/18 yn llwyddiannus cyn y dyddiad cau statudol blynyddol.  Cynigiodd y Cynghorydd Brown y dylid cymeradwyo’r argymhellion yn yr adroddiad ac eiliodd y Cynghorydd Billy Mullin.

Cododd y Cynghorydd Mike Peers nifer o ymholiadau ar Ddatganiad Cyfrifon 2017/18.  Gofynnodd am fwy o wybodaeth am yr Incwm Treth Cyngor ychwanegol o £526,000 a gofynnodd pe gellid rhoi hwn yn y Cyfrif Refeniw yn hytrach na’r Cyfrif wrth Gefn.  Mynegodd bryder am y ddyled Treth Cyngor o £2.7 miliwn ac awgrymodd bod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol yn adolygu hyn.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Peers at dudalen 65 yr adroddiad a dywedodd nad oedd ffigwr wedi ei ddyfynnu ar gyfer yr elw o fuddsoddiadau hirdymor a byrdymor.  Cyfeiriodd at fandiau tâl ysgolion a gofynnodd i swyddogion ddarparu mwy o wybodaeth ar gyflog un aelod o staff.  Ar dudalen 69 yr adroddiad cyfeiriodd y Cynghorydd Peers at Ddatganiadau Cysylltiad Cofrestr y Swyddogion a gofynnodd a oes cofrestr gyhoeddus yn bodoli, fel sydd ar gyfer Aelodau, er mwyn dangos unrhyw ddatganiadau a wneir gan swyddogion.  Cwestiwn am ôl ddyledion rhent oedd y cwestiwn olaf a holwyd gan y Cynghorydd Peers, dywedodd ei fod wedi cynyddu i £1.5 miliwn ac awgrymodd y dylid mynd a’r mater hwn i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu perthnasol er mwyn ei adolygu ymhellach.  Ymatebodd y Prif Weithredwr, y Prif Swyddog (Llywodraethu), y Rheolwr Cyllid Corfforaethol a’r Rheolwr Cyllid dros dro mewn manylder i'r cwestiynau a'r pryderon a godwyd gan y Cynghorydd Peers.

 Gofynnodd y Cadeirydd i’r Aelodau bleidleisio ar yr argymhellion yn yr adroddiad ac ar ôl pleidleisio, cymeradwywyd yr argymhellion.

PENDERFYNWYD:

 (a)      Cymeradwyo fersiwn terfynol Datganiad  Cyfrifon 2017/18;

 (b)      Cymeradwyo’r Llythyr Sylwadau – Cyngor Sir y Fflint; a

 (c)      Nodi'r Wybodaeth Ariannol Atodol i Ddatganiad Cyfrifon 2017/18.