Manylion y penderfyniad

To provide an update on progress with, and assure Members, of the design principles underpinning the creation of a single Contact Centre as part of delivering the Digital Customer theme of the Digital Strategy.

                        Cyflwynodd y Cynghorydd Mullin yr adroddiad Trosolwg Cwsmeriaid Digidol, a roddodd fanylion ynghylch creu un ganolfan gyswllt i’r Cyngor.

                        Egwyddorion allweddol dyluniad tîm canolfan gyswllt cyfun oedd:

·         Cynyddu gwydnwch yn y tîm i ymdopi ag absenoldeb a chaniatáu bod adnoddau’n cael eu targedu’n fwy effeithiol pan fu digwyddiadau a gynhyrchodd symiau uchel o gontractau;

·         Cynyddu’r ddarpariaeth iaith Gymraeg yn y tîm;

·         Rhoi'r dewis i gwsmeriaid a dinasyddion gael mynediad at wybodaeth a gwasanaethau'n hawdd ar-lein; a

·         Rhoi’r gallu i gwsmeriaid a dinasyddion gael mynediad at sawl gwasanaeth drwy eu Cyfrif Cwsmeriaid mewn ffordd sy’n gyfeillgar i ddefnyddwyr ac yn sythweledol, wrth i fwy o wasanaethau symud i’r ganolfan gyswllt.

Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu), fod tair swydd wedi’i phenodi ar gyfer y prosiect yn ddiweddar, sef Rheolwr Rhaglen Gwytnwch Cymunedol a Chwsmeriaid Digidol, Swyddogion Trafodion Cwsmeriaid a Rheolwr Rhaglen Incwm a Marchnata.

Bwriadwyd cael cam 1 yn fyw erbyn canol Mawrth 2019, ond byddai Prif Swyddogion yn adolygu parodrwydd technegol a’r staff fis ymlaen llaw, i wneud y penderfyniad terfynol ynghylch a ddylid bwrw ymlaen ar yr adeg honno.  Byddai hyn yn sicrhau eu bod â hyder y byddai gwasanaethau’n cael eu darparu heb unrhyw ddirywiad mewn ansawdd, o ganlyniad i’r symud.

Dywedodd y Cynghorydd Thomas fod y feddalwedd TG newydd wedi cael problemau diweddar, gan nad oedd wedi bod yn weithredol ar dri achlysur.  Eglurodd y Prif Swyddog (Llywodraethu), fod y cwmni meddalwedd wedi cael cwmni mwy yn cymryd yr awenau, a bod y Cyngor wedi gorfod defnyddio cynnyrch gwahanol ar fyr rybudd.  Nid oedd y system wrth gefn o’r feddalwedd honno wedi’i gosod, a oedd wedi arwain at y digwyddiadau y cyfeiriwyd atynt gan y Cynghorydd Thomas.  Roedd hyn bellach wedi’i unioni a rhoddodd sicrwydd y byddai profion rheolaidd yn cael eu cynnal rhwng y brif system a’r system wrth gefn.

Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd Thomas y dylai staff canolfan gyswllt Strydwedd fod ynghlwm wrth Fwrdd y Rhaglen, dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu), y byddai hynny’n digwydd, ynghyd â staff o’r ganolfan gyswllt tai hefyd ynghlwm wrth y peth.  Awgrymodd hefyd, fel Aelodau Cabinet perthnasol, y dylai’r Cynghorwyr Attridge a Thomas fod yn rhan o’r broses honno.

Ynghylch cwestiwn pellach am Fuddsoddi i Arbed, rhoddodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) sicrwydd mai nod y Strategaeth Ddigidol oedd gweld gostyngiad mewn nifer galwadau.  Nes bo hynny’n amlwg, byddai adnoddau’n aros yr un fath.

Dywedodd y Cynghorydd Thomas hefyd, pan fyddai taliadau am wastraff gardd yn cael eu cyflwyno, bod 85/90% o breswylwyr wedi dewis talu dros y ffôn.  Dywedodd y Prif Weithredwr fod hyn o bosibl oherwydd ei fod yn daliad newydd, ond fe ddylai’r ffigur hwnnw ostwng wrth i daliadau gael eu hadnewyddu o’r naill flwyddyn i’r llall.

Mewn ymateb i sylw gan y Cynghorydd Roberts, dywedodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) fod angen gweithio ar y wefan i sicrhau ei bod yn gyfeillgar i ddefnyddwyr.  Yn ogystal, roedd porth talu newydd yn y broses o gael ei phrynu, a fyddai'n mynd â phreswylwyr yn syth i'r opsiynau talu.

            PENDERFYNWYD:

Nodi’r egwyddorion dylunio sy’n sail i greu un Ganolfan Gyswllt, a bod y cynnydd a wneir tuag at ddarparu’r thema Cwsmeriaid Digidol o'r Strategaeth Ddigidol yn cael ei gefnogi.