Manylion y penderfyniad
Draft Statement of Accounts 2016/17
Y sawl sy'n gwneud penderfyniad: Pwyllgor Archwilio
Statws y Penderfyniad: Recommendations Approved
Is KeyPenderfyniad?: Yes
yn amodol ar gael ei alw i mewn?: No
Diben:
Report presents the draft Statement of
Accounts for 2016/17 for Members information only at this
stage.
Penderfyniadau:
Cyflwynodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol a Rheolwr Cyllid - Cyfrifeg Dechnegol Ddatganiad Cyfrifon drafft 2016/17 (testun archwilio) er gwybodaeth. Roedd y rhain yn cynnwys y cyfrifon Gr?p - gan gynnwys yr is-gwmni sy’n eiddo iddo’n llawn, North East Wales (NEW) Homes - a Chronfa Bensiynau Clwyd. Byddai’r cyfrifon terfynol wedi’u harchwilio’n cael eu derbyn ar 27 Medi i’w cymeradwyo a’u hargymell i'r Cyngor Sir ar yr un diwrnod, cyn y dyddiad cau statudol ar gyfer cyhoeddi, sef 30 Medi. Roedd hon yn ddogfen gorfforaethol a luniwyd drwy waith sylweddol ar draws yr Awdurdod, yn enwedig gan y tîm Cyfrifeg Dechnegol yn Adran Cyllid Corfforaethol.
Rhoddwyd cyflwyniad yn trafod y meysydd canlynol:
· Pwrpas a chefndir
· Cynnwys a throsolwg
· Cyfrifoldeb
· Cysylltiadau â monitro’r gyllideb
· Penawdau – Cronfa'r Cyngor, Cronfeydd Wrth Gefn ar Ddiwedd y Flwyddyn, Cyfrif Refeniw Tai a Chyfalaf
· Newidiadau i Ddatganiad Cyfrifon 2016/17
· Prif Ddatganiadau
· Gr?p Llywodraethu Cyfrifon
· Cynnydd wrth fynd i’r afael â materion y llynedd
· Amserlen a chamau nesaf
· Effaith dyddiadau cau cynt ar fateroliaeth
Eglurodd Mr John Herniman o Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) y dull cyffredinol o ran yr archwiliad wrth gymryd golwg gyffredinol ar fateroliaeth i ddarparu gwybodaeth er mwyn barnu cywirdeb y cyfrifon ac nad yw’r adrodd anochel am gamfynegiannau, o reidrwydd, yn golygu bod angen diwygio. Croesawodd y trefniadau i’r Gr?p Llywodraethu Cyfrifon fod yn goruchwylio’r broses. Nododd fod cyflwyno terfynau cyhoeddi statudol cynharach ar gyfer cyfrifon y dyfodol yn her sylweddol i bawb ac fe awgrymodd efallai y byddai’r Cyngor yn dymuno ystyried treialu hyn yn gynharach. Byddai effaith dyddiad cau buan yn golygu bod mwy o bwyslais ar ddata amcangyfrifedig ac, o bosib’, fwy o fân wallau yn y cyfrifon, ond roedd y ffocws ar eu cywirdeb yn eu hanfod ac felly efallai na fyddai'r Cyngor am ddiwygio mân wallau.
Cadarnhaodd Mr Matthew Edwards o SAC eu bod wedi derbyn y cyfrifon drafft cyn y dyddiad cau a diolchodd i'r swyddogion Cyllid am ddarparu gwybodaeth i ategu'r cyfrifon a oedd yn cyfrannu tuag at effeithlonrwydd yr archwiliad. Byddai unrhyw faterion allweddol a godai o'r archwiliad yn cael eu crynhoi yn yr adroddiad a fyddai yn y cyfarfod nesaf.
Soniodd y Prif Weithredwr am rôl effeithiol y Gr?p Llywodraethu Cyfrifon o ran y gwaith cyfrifon. Wrth groesawu’r cyngor gan gydweithwyr o SAC ar her y dyddiadau cau cynharach, rhoddodd sicrwydd y byddai adnoddau o fewn y tîm Cyllid yn cael eu monitro i sicrhau eu bod yn ddigonol i gyflawni dyletswyddau statudol.
Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorwyr Chris Dolphin a Glyn Banks, eglurodd Mr Herniman fod y newid arfaethedig i ddyddiadau cyhoeddi cyfrifon awdurdodau lleol Cymru’n benderfyniad gan Lywodraeth Cymru a oedd yn dilyn newidiadau a wnaed yn Lloegr, wedi’u cymell gan Drysorlys y DU i lunio Cyfrifon Llywodraeth Gyfan y DU yn gynt. Er cydnabod yr heriau, roedd mantais o fod â dealltwriaeth gynt o’r sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn. Mewn perthynas â’i sylwadau cynharach, eglurodd ei bod yn anochel bod cyfrifon yn cynnwys rhywfaint o ddata wedi’i amcangyfrif ac nad oedd mân bethau, ar y cyfan, yn effeithio ar y farn yngl?n â’i gywirdeb yn ei hanfod, sef y brif ystyriaeth. Pan ofynnwyd iddo yngl?n â’r posibilrwydd o weld y setliad dros dro ynghynt, dywedodd y Prif Weithredwr na fyddai hyn yn cael unrhyw effaith ar y cyfrifon.
Cododd y Cynghorydd Paul Jones bryderon nad oedd yr amserlen ar gyfer cyfrifon drafft 2020/21 yn caniatáu digon o amser i’r Aelodau oruchwylio’n ddemocrataidd, yn enwedig o ystyried y cyfnod cyn yr etholiad. Cyfeiriodd Mr Herniman at y drefn etholiadol a dywedodd y dylai’r Cyngor newydd ddal gael cyfle i ystyried y cyfrifon o fewn yr amserlen fyrrach. Dywedodd y Prif Weithredwr na fyddai’r cyfnod etholiadol yn effeithio ar lunio’r cyfrifon erbyn y dyddiad cau.
Gofynnodd y Cadeirydd yngl?n ag effaith ymrwymiadau pensiynau ar werth net yr awdurdod ac fe ddywedwyd wrthi fod yr ymrwymiad uwch o ganlyniad i newidiadau angenrheidiol a wnaed i ragdybiaethau cyfrifeg ariannol gan yr actiwari wrth gyfrifo’r ymrwymiad. Sicrhawyd yr aelodau bod trafodion cyfrifeg pensiynau’n angenrheidiol i gydymffurfio ag arferion cyfrifeg a dderbynnir yn gyffredinol, ond na chafwyd unrhyw effaith ar linell sylfaen y Cyngor o ran trafodion yn y Datganiad Incwm a Gwariant a’u bod wedi’u tynnu yn ôl o’r Datganiad ar Symudiadau yn y Cronfeydd Wrth Gefn. Mewn perthynas â phrisio anheddau'r Cyngor, eglurodd Rheolwr Cyllid nad oedd unrhyw effaith weithredol ac eglurodd gefndir y dull o gyfrifo'r gwerth a oedd wedi'i fabwysiadu i'w ddefnyddio yn y cyfrifon.
Wrth dderbyn cwestiynau pellach gan y Cadeirydd, soniodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol am y gwahaniaeth rhwng cronfeydd wrth gefn wedi’u neilltuo a rhai heb eu neilltuo ac am y defnydd parhaus o gronfeydd Statws Sengl. Nododd y Prif Weithredwr fod lefel cronfeydd wrth gefn yn risg wrth iddynt barhau i ostwng ac na ellir dibynnu arnynt i’w defnyddio i wrthbwyso cyllideb y Cyngor yn ystod y cyfnod parhaus hwn o doriadau.
Pan ofynnodd y Cynghorydd Banks i Reolwr Cyllid Corfforaethol am lefelau cronfeydd wrth gefn at raid, dywedodd Rheolwr Cyllid Corfforaethol bod gan y Cyngor bolisi o gynnal lefel sylfaen o arian wrth gefn o tua 2% o drosiant, a ystyrid yn ddigon, a dywedodd fod cronfeydd wrth gefn yn cael eu hadolygu’n barhaus a datganiad blynyddol wedi’i gynnwys yn yr adroddiad blynyddol i’r Cyngor ar y gyllideb.
Ar y fantolen, holodd y Cadeirydd yngl?n â’r cynnydd sylweddol o ran dyledwyr tymor byr ac fe gafodd wybod bod disgwyl symudiadau eithaf mawr mewn perthynas â dyledwyr a chredydwyr ac y gallai gael ei effeithio gan yr adeg y gwnaed taliadau cyllid grantiau. Roedd y symudiad penodol hwn yn bennaf o ganlyniad i’r benthyciad a roddwyd i NEW Homes, a oedd yn cael ei ystyried yn un ‘tymor byr’ gan ei fod ar y cam datblygu o adeiladu cartrefi fforddiadwy yn y Fflint. Rhoddwyd eglurhad hefyd ar yr addasiad cyfrifo ar gyfer ‘absenoldebau wedi’u casglu’ a oedd yn adlewyrchu’r gwyliau a oedd yn ddyledus i weithwyr heb unrhyw effaith weithredol.
Croesawyd graddau’r gwaith dadansoddi a wnaed gan y Pwyllgor gan Mr Herniman, a oedd yn cydnabod natur gymhleth cyfrifon llywodraeth leol.
Fel ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd ar ddyfarniadau a rhagdybiaethau beirniadol, rhoddwyd eglurhad o’r modd yr ymdrinnir â Throsglwyddiadau Asedau Cymunedol a lesoedd corfforedig o fewn y contract gwasanaethau fflyd yn y cyfrifon.
Cyfeiriodd y Cynghorydd Andy Dunbobbin at y derminoleg a ddefnyddiwyd i egluro’r fethodoleg i brisio asedau gan bwysleisio mor bwysig oedd llunio dogfen gyhoeddus ddarllenadwy a dealladwy. Dywedodd Rheolwr Cyllid fod diffyg canllawiau cenedlaethol ar y fethodoleg brisio wedi’i nodi ac y gellid cyflwyno mwy o sylwadau. Wrth gydnabod y pwynt yngl?n â therminoleg, cyfeiriodd at yr heriau wrth geisio bodloni gofynion cyfrifo a defnyddio iaith eglur yn y ddogfen.
Cyfeiriodd y Cadeirydd at gymariaethau â chyfrifon awdurdodau lleol eraill ac roedd yn canmol Sir y Fflint am gynnwys nodiadau eglurhaol. Dywedodd fod y cyflwyniad wedi helpu i roi trosolwg o’r pwyntiau allweddol.
Mewn perthynas â Throsglwyddiadau Asedau Cymunedol, cyfeiriodd y Cynghorydd Dolphin at y risg a oedd yn parhau â’r Cyngor a dywedodd fod y risg hon yn cael ei rhannu gan grwpiau cymunedol a oedd yn derbyn yr asedau. Aeth yn ei flaen i ddweud y dylid cael mwy o aelodau i fod ar y Pwyllgor.
Mewn perthynas â dyledion digwyddiadol, holodd y Cynghorydd Johnson yngl?n â’r achos cyfreithiol cenedlaethol ar ariannu gofal cymdeithasol ac fe ddywedwyd wrtho y byddai'r dyfarniad y disgwylid amdano'n sylweddol i gynghorau yng Nghymru a’r Byrddau Iechyd a bod mesur costau posib’ yn anodd. Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at y risgiau a oedd yn gysylltiedig â rhai dyledion digwyddiadol eraill a oedd y tu hwnt i reolaeth y Cyngor.
Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Dunbobbin ar fenthyca gan Fwrdd Benthyca Gwaith Cyhoeddus, dywedodd Mr Edwards o SAC bod hyn yn rhan o'r dull ar sail risgiau o archwilio ac y byddai'r canlyniad yn cael ei adrodd ym mis Medi.
Eglurodd Mr Herniman na nodwyd unrhyw faterion o bryder yn y cyfrifon ar hyn o bryd.
Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o'r cyfleoedd a oedd ar gael i gael eglurhad yngl?n â materion yn y cyfrifon drafft, fel y maent wedi’u nodi yn yr adroddiad. Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai ymatebion i ymholiadau a wnaed yngl?n â’r cyfrifon drafft yn cael eu rhannu gyda’r holl aelodau cyn y camau terfynol.
PENDERFYNWYD:
(a) Nodi Datganiad Cyfrifon drafft 2016/17 (sy’n cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gymeradwywyd gan y Pwyllgor yn ei gyfarfod fis Mehefin 2017); a
(b) Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r trefniadau ar gyfer y sesiynau 'galw heibio’ sydd wedi’u trefnu yn gynnar ym mis Medi ac yn nodi'r gallu i drafod unrhyw agwedd o'r Datganiad Cyfrifon gyda swyddogion neu Swyddfa Archwilio Cymru drwy gydol mis Gorffennaf, Awst a Medi, cyn i’r fersiwn derfynol wedi’i harchwilio ddod yn ôl ger bron y Pwyllgor i’w hargymell i’r Cyngor er mwyn i’r Cyngor ei chymeradwyo’n derfynol ar 27 Medi 2017.
Awdur yr adroddiad: Gary Ferguson
Dyddiad cyhoeddi: 30/10/2017
Dyddiad y penderfyniad: 19/07/2017
Penderfynwyd yn y cyfarfod: 19/07/2017 - Pwyllgor Archwilio
Accompanying Documents: