Manylion y penderfyniad

To receive a performance update report on the Joint Procurement Service with Denbighshire County Council.

Cyflwynodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) adroddiad blynyddol y Gwasanaeth Caffael ar y Cyd gyda Chyngor Sir Ddinbych ar ei weithgareddau caffael a reoleiddir yn ystod 2021/22.   Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf ar fanteision y dewis taliad cynnar ‘FastTrack’ ar gyfer cyflenwyr a’r fenter ‘Free Pay’ oedd o fudd i gyflenwyr a busnesau bach cymwys. 

Roedd y Rheolwr Refeniw a Chaffael wedi darparu cefndir ar rôl y gwasanaeth a meysydd allweddol yr adroddiad.    Roedd y trosolwg o weithgareddau yn ystod 2021/22 yn adlewyrchu cynnydd gyda chyflwyno FastTrack a’r nifer o gontractau a ddyfarnwyd, oedd yn cynnwys nifer cynyddol yn cynnwys buddion gwerth cymdeithasol.    Ar ddangosyddion perfformiad allweddol, er bod y nifer caffael a ddyfarnwyd ar y cyd wedi’i nodi yn faes ar gyfer gwelliant pellach, nodwyd nad oedd heriau cyfreithiol gan ddarparwyr gwasanaeth aflwyddiannus, oedd yn gyflawniad sylweddol.    Roedd yr adroddiad yn amlygu heriau i’r gwasanaeth fel adnoddau caffael sector cyhoeddus a newidiadau deddfwriaethol yn y dyfodol gan gynnwys datgarboneiddio. 

Roedd y Cynghorydd Alasdair Ibboston yn croesawu ffocws ar leihau carbon cysylltiedig â gwariant caffael a’r uchelgais i adeiladu ar gyfleoedd i ymgorffori gwerth cymdeithasol i weithgareddau caffael i wneud gwahaniaeth gwirioneddol i gymunedau. 

Roedd y Cynghorydd Paul Johnson yn croesawu ei sylwadau wnaeth dalu teyrnged i’r tîm Gwerth Cymdeithasol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Allan Marshall, roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) wedi rhoi eglurhad ar feini prawf cymhwyster FastTrack.

Roedd y Cynghorydd Sam Swash yn codi pryderon am y rhesymeg dros y penderfyniad a wnaed i gynyddu’r trothwy ar gyfer nwyddau a gwasanaethau a nodwyd ym mharagraff 1.05.    Ar y sail hynny, roedd yn cynnig fod y Pwyllgor yn nodi yn hytrach na chymeradwyo’r adroddiad blynyddol a bod argymhelliad yn cael ei ychwanegu i gais bod y Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd yn adolygu ei benderfyniad. 

Roedd y Prif Swyddog (Llywodraethu) yn cynghori nad oedd penderfyniadau y Pwyllgor Cyfansoddiad a Gwasanaethau Democrataidd o fewn cyfrifoldeb y Pwyllgor hwn. 

Roedd y Cadeirydd yn siarad o blaid y pwyntiau a godwyd gan y Cynghorydd Swash y dywedodd ddylai gael eu cyfeirio i’r Cabinet.   Ar yr ystadegau perfformiad, roedd yn lleisio pryderon ar CPS3 a CPS4, mai ond hanner y contractau oedd wedi cyflawni’r arbedion a ragwelwyd.    Ar yr adroddiad blynyddol, roedd yn gofyn am fwy o wybodaeth ar gyfeiriad at rai amrywiadau contract oherwydd rheoli contract gwael oedd wedi’i ddatganoli i feysydd gwasanaeth.    Roedd hefyd yn cwestiynu’r buddion i Sir y Fflint o ystyried ei lefel o gyfraniadau i’r gwasanaeth cydweithredol. 

Cyflwynwyd y Pwyllgor i Lee Evans, Arweinydd Tîm Caffael, Cyngor Sir Ddinbych, wnaeth egluro bod llawer o waith yn ymwneud â’r broses gaffael, beth bynnag oedd gwerth y contractau hynny.    Ar berfformiad, ambell gontract caffael yn unig y gellir eu darparu ar y cyd gan fod llawer yn waith penodol o fewn Sir Ddinbych neu Sir y Fflint, er enghraifft ysgolion, neu oherwydd bod rhai o wasanaethau’r cyngor yn gweithio mewn ffordd wahanol.    Ble na ellir datblygu caffael cydweithredol, roedd gwybodaeth wedi’i rhannu gyda’r Prif Swyddogion.    Roedd darparu arbedion rhagweledig wedi’i effeithio’n bennaf gan gostau chwyddiant cynyddol a meysydd gwasanaeth yn darparu amcangyfrifon anghywir. 

Ar y diwethaf, dywedodd y Rheolwr Refeniw a Chaffael fod CPS3 yn faes cymhleth oherwydd yr angen i wasanaethau ddarparu amcangyfrif gorau o ddeilliant y contract yn seiliedig ar gyflwr y farchnad ar y pryd.    Ar y rhaniad mewn cyfraniadau, dywedodd er bod yna amrywiadau mewn blynyddoedd gwahanol, cyrhaeddwyd cytundeb dros gyfnod penodol.

Mewn ymateb i’r sylwadau a wnaed gan y Cynghorydd Swash, roedd y Cadeirydd yn cynnig newid i’r argymhellion fel bod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad blynyddol.    Eiliwyd gan y Cynghorydd Billy Crease.  O'i roi i bleidlais, cymeradwywyd y diwygiad.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod Adroddiad Blynyddol Caffael 2021/22 yn cael ei nodi; a

(b)       Bod cynnydd gyda’r mentrau FastTrack a Free Pay yn cael ei nodi.