Manylion y penderfyniad

                        Cyflwynodd Rheolwr Archwilio Mewnol Gylch Gorchwyl a Siarter y Pwyllgor Archwilio.  Roedd y rhain wedi’u diweddaru yn dilyn gweithdy ar gyfer aelodau’r Pwyllgor Archwilio a’u halinio gyda chanllawiau CIPFA.   Cyfeiriodd yr aelodau at ddau gopi o’r Cylch Gorchwyl  ynghlwm, un gyda newidiadau wedi'u nodi ac amlinellodd y newidiadau i'r ddogfen a'r unig gyfrifoldeb ychwanegol oedd cynhyrchu Adroddiad Blynyddol i’r Cyngor Llawn.

                        Wrth gyfeirio at y Siarter, cadarnhaodd bod hyn yn elfen newydd ar gyfer yr Awdurdod ac roedd yn cynnwys mwy o fanylion ar y cylch gorchwyl, rolau a chyfrifoldebau y Pwyllgorau Archwilio a Chraffu a'r cysylltiadau gyda Gr?p Cyswllt y Cadeiryddion a'r Is-Gadeiryddion.   Cyflwynir y rhain i'w hystyried gan y pwyllgor ac wedi hynny byddent yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor Llawn eu cymeradwyo.

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Patrick Heesom at y Mesur ac aelodaeth y Pwyllgor Archwilio.   Gwnaeth sylwadau ar lwyth gwaith helaeth y Pwyllgor ac awgrymu y dylid cynyddu maint y pwyllgor yn unol â’r pwyllgorau eraill.   Mewn ymateb, cadarnhaodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y gallai unrhyw newidiadau i faint Pwyllgorau gael eu hystyried yn y Cyfarfod Blynyddol, lle byddai hyn yn cael ei drafod.   O ran Mesur 2011, roedd y  cynigion yn yr adroddiad yn unol â gofynion a chanllawiau CIPFA.  Awgrymodd y Cynghorydd Heesom y dylid gofyn i’r Pwyllgor Archwilio a oeddent yn fodlon â chyfansoddiad y pwyllgor.  

            Cyfeiriodd y Cynghorydd Mike Peers at Adran 8 (materion ariannol) a gofyn a ddylai'r Aelodau ystyried hyfywedd diwedd blwyddyn y cyngor.  Ychwanegodd bod cyfarfodydd Cyllideb yn cael eu cynnal ond cyfrifoldeb yr aelodau oedd adolygu a darparu sylwadau ar y wybodaeth a ddarparwyd iddynt.   Teimlai y byddai’n ddefnyddiol pe bai’r Pwyllgor Archwilio yn cynhyrchu adroddiad o’r wybodaeth y maent yn ei derbyn.    Cyfeiriodd hefyd at Atodiad A ar dudalen 55, y saeth o’r Pwyllgor Archwilio i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Datganiad Cyfrifon a gofyn a ddylid cael saeth deuffordd.   

            Mewn ymateb amlinellodd y Prif Swyddog (Llywodraethu) y meysydd sy’n rhan o reoli’r trysorlys a’u cyfrifoldebau o ran benthyca darbodus.   Roedd iechyd ariannol y cyngor yn cael ei ddarparu yn yr adroddiadau monitro cyllideb, ac yn y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Adnoddau Corfforaethol ac yn y Cyngor wrth osod y gyllideb.   Mae'r Swyddog Adran 151 yn rhoi cyngor i’r aelodau wrth osod y gyllideb.    O ran y diagram yn Atodiad A teimla’r Prif Swyddog na fyddai’r Pwyllgor Archwilio yn atgyfeirio’r Datganiad Cyfrifon yn ôl i’r Cyngor ond argymell ei gymeradwyaeth i’r Cyngor.

Roedd Cynghorydd Peers yn deall sut yr oedd y broses yn gweithio ond yn teimlo y gallai’r Pwyllgor Archwilio wneud ail wiriad a darparu sicrwydd.   Ychwanegodd bod y diagram yn edrych fel nad oedd y Datganiad Cyfrifon a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor Archwilio ond bod gofyn iddynt gyflwyno sylwadau arnynt.   Eglurodd y Prif Swyddog bod y dogfennau hyn yn deillio o'r Pwyllgor Archwilio ac eleni roedd Aelodau'r Pwyllgor Archwilio wedi cyfrannu mwy at baratoi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.     O ran hyfywedd ariannol, roedd y Cabinet yn cynnig y gyllideb, yna byddai'n cael ei graffu gan y Pwyllgorau Craffu perthnasol ac yna gyda chyngor Swyddog Adran 151 roedd y Cyngor yn cymeradwyo'r gyllideb.  

Ychwanegodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod sicrwydd ychwanegol yn cael ei ddarparu drwy raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor, adroddiadau archwilwyr allanol a ffrydiau gwaith amrywiol.   Hefyd roedd gwaith ymgynghorol yn bwydo i broses y gyllideb ac yn cyfrannu’n helaeth at  y sicrwydd yr oedd y Cynghorydd Peers yn cyfeirio ato.   

 Cyfeiriodd y Cynghorydd Clive Carver at y ddogfen gyda newidiadau ac ni allai weld beth oedd wedi'i newid neu ei ychwanegu.   Gofynnodd pam ei fod wedi’i gynhyrchu fel hyn.  Ymddiheurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol gan egluro y dylai ddangos y newidiadau ac nid oedd yn deall pam nad oeddent yno.   Eglurodd nad oedd unrhyw beth wedi’i dynnu o’r ddogfen.   Cytunwyd y byddai fersiwn gyda'r newidiadau wedi'u nodi yn cael ei dosbarthu i'r Aelodau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Bithell sawl cwestiwn am doriadau cyllid, y gostyngiad mewn lefelau staffio, cyfansoddiad y Pwyllgor Archwilio a Hyfforddiant Archwilio.    

Cyfeiriodd y Rheolwr Archwilio Mewnol at yr holiadur hunanymwybyddiaeth yr oedd gofyn i'r Pwyllgor ei gwblhau ac egluro y cynhelir gweithdy ym mis Medi a oedd yn nodi lle y gallai'r pwyllgor wella a lle bo angen hyfforddiant ychwanegol ar gyfer unigolion neu ar gyfer y pwyllgor cyfan.     Cyfeiriodd at y gofynion statudol megis y datganiad cyfrifon ac egluro sut yr oedd archwilio mewnol yn darparu asesiad risg ar gyfer pob maes, sicrwydd blynyddol ac yn uno’r holl wybodaeth mewn cynllun gweithredu.   

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Bithell, eglurodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y nodir bod archwiliad yn ofynnol drwy gyfuniad o adroddiadau perfformiad, pwyllgor a chyfarfodydd chwarterol gyda Phrif Swyddogion a Rheolwyr Gwasanaeth i drafod meysydd lle bo pryderon.  Eglurodd y Prif Swyddog nad oedd pob adroddiad yn darparu cymaint o fanylion pan y caiff ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio.   Roedd adroddiadau coch yn darparu mwy o fanylion ond nid oedd yr adroddiadau gwyrdd.   Cynhaliwyd cyfarfodydd gyda Chadeiryddion y Pwyllgorau Craffu a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio i drafod a chydlynu eu gwaith.   Roedd Craffu yn edrych ar berfformiad a'r gyllideb ac roedd Archwilio’n edrych ar y broses.   Yna darparodd wybodaeth ar y gwaith yr oedd y swyddogion yn ei gyflawni o ran risgiau strategol yng Nghynllun y Cyngor.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Bithell at y Gwerth am Arian ac effaith ar berfformiad oherwydd diffyg cyllid a gofyn a ystyriwyd hyn gan y pwyllgor archwilio.   Ymatebodd y Prif Swyddog pan fo Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad roedd materion yn cael eu nodi yn eu canfyddiadau lle byddai angen i reolwyr y gwasanaeth ddarparu ymateb.   Roedd gan archwilwyr opsiwn i uwchgyfeirio pe na baent yn fodlon gyda’r ymateb a gafwyd.   Yna byddai’r Archwilydd yn monitro i sicrhau bod yr ymrwymiadau'n cael eu cadw.   Roedd y rheolwyr yn gwneud yr asesiadau ac yn gallu barnu a oedd adnoddau ar gael i'w gyflawni.     

Cyfeiriodd y Cynghorydd Bithell at yr adroddiad a gofyn a ddylid newid  Cyfnod y Swydd i 5 mlynedd i adlewyrchu tymor y cyngor.   Cytunodd y Prif Swyddog gyda hyn.

Awgrymodd y Cynghorydd Glyn Banks y dylai’r Pwyllgor Archwilio gyfarfod chwe gwaith y flwyddyn i ddelio â’u cynnydd mewn llwyth gwaith.   Ymatebodd y Rheolwr Archwilio Mewnol gan ddweud mai dim ond un achlysur a fu lle bo adnoddau ychwanegol wedi'u dwyn i mewn tra bo'r tîm archwilio'n rhan o ymchwiliad.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Heesom at reolaeth y swyddogaeth archwilio, roedd yn credu bod hyn yn dda iawn.   Dywedodd ei fod wedi mynychu pob Pwyllgor Archwilio ac roedd yn teimlo bod angen mwy o gydlyniad rhwng yr Aelodau Etholedig a'r swyddogaeth archwilio mewnol.   Roedd gwaith y pwyllgor yn helaeth ac roedd angen i’r Aelodau ddeall y broses, ond cododd bryderon o ran yr amser sydd gan Aelodau i ddarllen y papurau cyn y cyfarfod ac roedd yn teimlo bod angen addasu’r system i ganiatáu mwy o amser.   Teimlodd bod y broses yn cael ei gwerthfawrogi, yn ofynnol ac roedd yn rhaid cael mwy o deilyngdod.  

Cyfeiriodd y Cynghorydd Heesom at y Gweithdy ym mis Ionawr ac anogodd yr Aelodau i'w fynychu i ddatblygu gwell dealltwriaeth o'r gwaith papur sy'n cael ei ddarparu iddynt.   Cyfeiriodd at yr adroddiadau monitro cyffredinol a'r eitem ar ddiwedd yr adroddiadau y cyfeirir atynt fel cyfleusterau benthyciad o dan Gyllid Corfforaethol a gofynnodd pa adran oedd yn gyfrifol am hyn.    Eglurodd y Prif Swyddog bod aelodau’r Pwyllgor Archwilio yn derbyn eu rhaglenni 5 diwrnod gwaith cyn cyfarfod pwyllgor.

PENDERFYNWYD:

(a)       Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r newidiadau a gytunwyd gan y Pwyllgor   Archwilio ar gyfer Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio; a

            (b)       Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r newidiadau a gytunwyd gan y Pwyllgor   Archwilio ar gyfer Siarter y Pwyllgor.