Manylion y penderfyniad

Internal Audit Progress Report

Y sawl sy'n gwneud penderfyniad: Pwyllgor Archwilio

Statws y Penderfyniad: Recommendations Approved

Is KeyPenderfyniad?: Yes

yn amodol ar gael ei alw i mewn?: No

Diben:

To present to the Committee an update on the progress of the Internal Audit Department.

Penderfyniadau:

Cyflwynodd y Prif Archwilydd ddiweddariad ar gynnydd yr adran Archwilio Mewnol gan gynnwys newidiadau i'r cynllun archwilio, olrhain camau gweithredu ac ymchwiliadau.  Rhoddodd drosolwg fras o’r camau gweithredu gyda dyddiadau diwygiedig chwe mis yn hwyrach na’r dyddiad gwreiddiol er mwyn rhoi sicrwydd fod cynnydd yn cael ei wneud, a chadarnhaodd nad oedd yr ychydig lithriant ar ddangosyddion perfformiad yn achosi unrhyw bryder.

 

Ar adroddiadau terfynol oedd wedi eu cyhoeddi, roedd yr argymhellion ar gyfer adolygiad ‘oren – goch’ ar 'Alltami Stores’ bron a dod i ben.  Ar yr adolygiad sicrwydd coch ‘cyfyngedig’ ar gyfer Gorfodi Cynllunio, dywedodd y Prif Archwilydd ei fod yn fodlon fod cynnydd yn cael ei wneud i fynd i’r afael ag argymhellion a rhoddodd yr Uwch-Archwilydd drosolwg o ganfyddiadau’r adolygiad.

 

Yn unol â'r arferion a gytunwyd arnynt ar gyfer adolygiadau coch, roedd y Prif Swyddog (Cynllunio a’r Amgylchedd) a’r Rheolwr Datblygu yn bresennol er mwyn rhoi cefndir pellach a sicrwydd ar y camau gweithredu sy'n cael eu cymryd.  Byddai’r Polisi Gorfodi Cynllunio diwygiedig, y mae ymgynghoriad arno ar fin digwydd, yn gwella’r broses o flaenoriaethu achosion ac roedd yn cael ei gefnogi gan broses o ailstrwythuro'r tîm Rheoli Datblygiad y byddai'r swyddogaeth orfodi yn fwy sefydledig oddi mewn iddo.  Byddai dull y ddau dîm hyn o weithio ar sail llwyth achosion yn gwella cyfathrebu ac yn cryfhau trefniadau ar gyfer delio gydag achosion os byddai unrhyw absenoldeb hir dymor.  Byddai cofnodi pob cwyn yn yr un modd yn sicrhau fod camau gweithredu yn cael eu tracio yn fwy cywir.

 

Dywedodd y Prif Weithredwr fod y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu Amgylchedd wedi bod yn gefnogol o’r polisi ac y byddent yn adolygu’r cynnydd a wneir arno drwy adrodd bob chwe mis.  Awgrymodd y byddai’r Pwyllgor Archwilio hefyd am gael sicrwydd drwy eitem yn y dyfodol ar ei Raglen Gwaith I'r Dyfodol.

 

Awgrymodd Sally Ellis y gellid rhoi eitem yn y dyfodol yn y Pwyllgor Archwilio ar y camau gweithredu a gwblhawyd a gofynnodd a oedd digon o adnoddau ar gael i uwchraddio systemau TG er mwyn cefnogi'r broses orfodi newydd.    Dywedodd y Rheolwr Datblygu y byddai Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad dilynol o’r argymhellion ac y byddai’r Gr?p Strategaeth Cynllunio yn dilyn cynnydd perfformiad yn erbyn dangosyddion Llywodraeth Cymru.  Roedd achos busnes yn cael i baratoi ar gyfer cyllid cyfalaf am feddalwedd TGCh newydd i ddisodli'r system feddalwedd FLARE gyfredol.

 

Mewn ymateb i ymholiad gan y Cynghorydd Chris Dolphin, cadarnhawyd fod yr atgyfeiriadau sydd heb eu cwblhau wedi eu hail rannu o fewn y tîm.  Nodwyd fod rhai achosion yn aros am resymau penodol ac mai’r bwriad oedd lleihau’r niferoedd o achosion byw i tua 180. Rhannwyd manylion pellach ar strwythur y tîm.

 

Yn ystod y trafodaethau, cynigiodd y Cynghorydd Arnold Wolley fod y Pwyllgor yn derbyn yr eitem ac yn nodi ei fod yn fodlon fod y materion a gododd yn yr adroddiad yn cael eu trin.    Cafodd hyn ei gefnogi gan y Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD:

 

 (a)      Derbyn yr adroddiad; a

 

 (b)      Bod y Pwyllgor yn fodlon fod y materion a godwyd yn yr adroddiad yn cael eu trin yn briodol.

Awdur yr adroddiad: Lisa Brownbill

Dyddiad cyhoeddi: 24/11/2017

Dyddiad y penderfyniad: 27/09/2017

Penderfynwyd yn y cyfarfod: 27/09/2017 - Pwyllgor Archwilio

Accompanying Documents: